Siga con la ofensiva de preguntas y respuestas

¿Busca consejos sobre cómo pronunciar discursos? Las estanterías de las librerías están repletas de eso. Pero encontrará muy poca ayuda para la parte de su discurso que la gente realmente escucha: las preguntas y respuestas. Michael Sheehan, el reconocido consultor de comunicación que trabajó con Bill Clinton durante su presidencia, afirma que el orador debe tener una estrategia para el segmento de preguntas y respuestas; no debe ser solo una idea tardía. Este es su consejo (en formato de preguntas y respuestas, por supuesto) para dar en el clavo.

¿Cómo puede ser estratégico con respecto a la parte del discurso que está fuera de su control?

Se equivoca si cree que puede improvisar. Los directores ejecutivos me dicen: «Soy muy buena en las preguntas y respuestas; no me siento cómodo con la presentación formal». Se han aferrado a esa idea porque ningún miembro del personal ha estado dispuesto a ponerse de acuerdo con ellos y decir: «Es muy aburrido». O «Tardó ocho minutos en hacer un punto de diez segundos».

Tiene que prepararse y de la manera correcta. Los ejecutivos suelen tener una carpeta de tres anillas con 500 preguntas que se les pueden hacer. Se lo llevan a casa y lo estudian como el Catecismo de Baltimore. Pero el personal que creó esas carpetas rara vez anticipa las verdaderas preguntas de los analistas (si es el público) o la forma en que se plantearán. Eso inevitablemente coloca al ejecutivo en una posición defensiva. Está ahí arriba rascándose la cabeza y pensando: «¿Era la pregunta 177 o más parecida a la 491?» Mi enfoque consiste en tirar la carpeta y sustituirla por una ficha que describa un marco agresivo de tres a cuatro puntos.

¿Es esa una forma de decirle al orador que mantenga el mensaje?

Ese es un punto delicado para mí. Junto a «marca», «mensaje» es la palabra más incomprendida en las empresas estadounidenses. Los empresarios piensan que su mensaje se expresa en sus declaraciones de misión o valores, todas las cuales suenan igual. (Sospecho que hay una empresa en Ann Arbor que los produce en masa a bordado.) O piensan que su mensaje es una serie de temas de conversación que hay que repetir, como una muñeca del que se tira del hilo y se escuchan las mismas declaraciones una y otra vez.

Empiezo por desarrollar una historia breve y lineal para la propia presentación. Les muestro que es posible resumir incluso Hamlet en un párrafo (sí, se puede hacer). Cuando veo 75 diapositivas de PowerPoint, me pregunto: «¿Cuál es la historia?» Inevitablemente, podemos reducir la presentación en un tercio. Luego podemos elaborar estrategias sobre cómo utilizar las preguntas y respuestas como segundo nivel de comunicación. ¿Cómo aprovecha la creciente atención en las preguntas y respuestas para amplificar, profundizar y ampliar su caso?

¿Y si sabe lo que el público va a preguntar pero no quiere responder?

Siga a la ofensiva. Dios bendiga a todos los abogados, son personas muy agradables, pero no deje que sean sus profesores de oratoria. Lo amonestarán: «No diga esto, no diga esto, y haga lo que haga, no diga esto. ¡Ahora, vaya a buscarlos!» Mi enfoque es: «Diga esto, diga esto y haga lo que haga, diga esto.». La energía que muestra envía su propio mensaje. Me llamó la atención la reciente entrevista del actual presidente y director ejecutivo de Exxon Mobil, Rex Tillerson, en una época de aumento vertiginoso de los precios de la gasolina. Parecía que quería estar allí y explicar las cosas. Bill Gates suele irradiar una actitud en sus preguntas y respuestas que le hace pensar: «Oh, eso me recuerda a una gran idea que quería compartir». Esa agresión positiva es la mitad de la batalla.

¿Existe una longitud perfecta para la respuesta?

No.

¿Perdón?

Si todas sus respuestas son demasiado breves, sonará como una declaración y recibirá preguntas sobre una hostilidad creciente. Si los hace demasiado largos, sonará como un obstruccionismo. Varíe su longitud. Entonces puede derrochar en responder a una pregunta con mayor profundidad.

¿Algún consejo para llevar?

En pocas palabras: «MENTIRA». «L»: Escuche cada palabra de la pregunta en lugar de responderla antes de que termine la pregunta. «Yo»: Identifique la oportunidad de responder de forma sencilla o más profunda o de ampliar los argumentos adyacentes. «E»: Mejore su respuesta con algo memorable, como un ejemplo específico, una analogía, una experiencia personal o una frase colorida.