Programar reuniones de forma eficaz cuando trabaja por cuenta propia

Es importante que todos los profesionales utilicen su tiempo de forma eficiente. Pero es especialmente esencial para los trabajadores autónomos, que tienen mucho más poder discrecional a la hora de estructurar sus días.

Sin mandatos corporativos, como reuniones de equipo semanales o registros quincenales de proyectos, los emprendedores tienen la capacidad de eliminar la burocracia y alcanzar nuevos niveles de productividad. Pero con demasiada frecuencia terminan en el otro extremo, desperdiciando sus días porque no están seguros de cómo aprovechar su autonomía.

Estas son cuatro estrategias que los profesionales autónomos pueden utilizar para programar reuniones de forma más eficaz.

En primer lugar, es importante que entender el coste total de una reunión. Especialmente si se trata de clientes o colegas que trabajan en empresas, «celebremos una reunión» puede ser la respuesta por defecto a cualquier tema. Eso causa sus propios problemas — un estudio mostró el empleado promedio asiste a la enorme cantidad de 62 reuniones al mes, pero desde el punto de vista logístico, no es un gran problema. Sus empleados están in situ o se les puede dar una conferencia, por lo que una reunión de 90 minutos dura 90 minutos.

Pero como autónomo o empresario, es probable que esté radicado en otro lugar. En los primeros días de mi negocio de consultoría de estrategias de marketing, cuando tenía clientes contratados con los que me reunía todas las semanas, una reunión presencial duraba medio día completo: 90 minutos (con algún efecto adicional ocasional), más 45 minutos de viaje en cada extremo. Una estimación temporal precisa puede ayudarle a entender el coste total para su productividad y así poder calibrar correctamente su umbral de consentimiento a una reunión.

Con ese fin, es esencial que establecer las reglas básicas para cuando es necesaria una reunión presencial. A los clientes les encanta programar «reuniones de registro», en las que los miembros del equipo se ponen al día sobre los avances y, a menudo, aprovechan la oportunidad para hacer política en la oficina y para presumir de sus logros. No es un buen uso del tiempo de nadie. Antes de aceptar asistir a una reunión, haga preguntas puntuales sobre el orden del día. Las actualizaciones pueden y deben gestionarse mediante un método asincrónico, como el correo electrónico o el chat. Solo debe aceptar asistir si es necesario discutir y decidir un tema importante y si su participación es la clave para un buen resultado.

Serie Usted y su equipo

Reuniones

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Fundador de Y Combinator Paul Graham escribió la famosa sobre la «agenda del gerente» (una sucesión de reuniones apretada) frente a la «agenda del creador», que permite grandes bloques de tiempo creativo desestructurado. Para los profesionales autónomos, que tienen que llevar ambas funciones, una variante (que sigo) es dividir su agenda en «días de gerente» y «días de creador», y agrupe sus reuniones uno o tres días de gerente a la semana. Los días son largos e intensos, con reuniones consecutivas, pero permiten un trabajo productivo sin restricciones los otros días.

Esto es especialmente importante si tiene que viajar para asistir a sus reuniones; si puede asistir a varias reuniones en el centro en un día, se ha ahorrado horas de penosos desplazamientos al trabajo. Por supuesto, es importante ser flexible y entender que algunas situaciones (noticias inesperadas, una solicitud importante de un cliente) justifican romper sus patrones. Sin embargo, puede esforzarse por reorientarse en consecuencia, de modo que aunque los martes sean normalmente su día de reunión, si se produce una reunión crítica el jueves, podría tomarse dos «días de gerente» esa semana y ninguno a la siguiente, para equilibrar su asignación de tiempo y garantizar su productividad general.

Por último, las reuniones, que requieren la escucha y la participación activas, y una lectura rápida y exhaustiva de las señales emocionales de los demás, pueden resultar agotadoras. Por eso, siempre que sea posible, es útil estandarizar ciertos elementos para que pueda centrarse más en la tarea que tiene entre manos. Tengo una amiga que, encontrando las citas por Internet agotadoras y abrumadoras, ha encontrado un bar cercano al que invita a todas sus primeras citas. Saber de antemano adónde va, cuánto tardará en llegar y qué va a pedir hace que el resto del proceso sea más manejable. Del mismo modo, si puede, fijar un lugar y un orden del día estándar de la reunión — por ejemplo, «Primero hablamos de proyectos en Asia, luego en Sudamérica y luego en Europa». Tener esa plantilla en su lugar reduce el riesgo de fatiga por tomar decisiones preparándose antes de que comience la reunión.

Mucha gente se queja de las interminables reuniones en un entorno corporativo. Pero incluso cuando parecen anular la productividad, proporcionan una estructura para el día que falta cuando trabaja por cuenta propia. Los emprendedores, bendecidos con esta libertad, tienen que aprender a utilizarla de forma inteligente, y programar reuniones de forma eficaz es uno de los mejores puntos de partida.