Programar una reunión de la manera correcta

En los días de Mad Men, había una delimitación clara entre las funciones administrativas y profesionales. Las secretarias, como las llamaban entonces, existían expresamente para escribir notas, ir a buscar café, servir comida y programar reuniones.

Hoy en día, las líneas que antes estaban claras entre las funciones administrativas y profesionales han cambiado. Si bien habría sido impensable pedirle a un subdirector de cuentas que programara una reunión en Sterling Cooper en la década de 1960, hoy en día no solo es común, sino que podría decirse que cuenta con cierto grado de respeto y aptitud.

Cuando su jefe le pide que programe una reunión importante con ejecutivos de Boeing, es un reflejo de su competencia: puede hacerlo. Sin embargo, el honor va de la mano con la miseria de estar a cargo de las tareas administrativas que implica. ¿Cómo diablos va a encontrar un tiempo que funcione para catorce profesionales de tres firmas en dos zonas horarias diferentes?

Sin duda, la programación de reuniones se ha convertido en la perdición de la existencia de muchos profesionales subalternos. Este papel no solía recaer en nuestros tribunales y, en teoría, no debería ser tan difícil. Sin embargo, coordinar los calendarios puede resultar traicionero.

La primera y más importante pregunta que debe hacerse es la siguiente: ¿de quién son las prioridades primero? ¿Quién es la persona más importante para programar la reunión?

Si trabaja en el negocio del servicio de atención al cliente, la respuesta es fácil: el cliente es lo primero. Si incluye a miembros de su propio equipo junto con vendedores o proveedores de servicios externos, la persona más sénior de su organización suele tener la baza. Y si es abogado y quiere poner en juego a tres socios directores, por lo general tendrá que bailar claqué con delicadeza para asegurarse de que los tres tienen un sentido similar.

Si no está seguro, pregúntele a su gerente ( «¿Quién es la persona más importante que tiene que asistir o cuyo horario debo cumplir?») Intente hacer sus propias sugerencias sobre cuál cree que debe ser ese orden de prioridad y por qué.

Una vez que conozca su jerarquía, tendrá dos opciones para continuar:

1. ¿Qué le funciona?
2. Estos son los tres momentos que funcionan para el equipo. Díganos cuál es el mejor para usted.

¿Qué es lo que le funciona?

A menudo, hay uno o dos VIP en una llamada a los que todos los demás tienen que hacer todo lo posible para adaptarse. En ese caso, comience la búsqueda con el asistente de esa persona y pídalo varias veces que le funcione. Luego, vuelva al resto de su equipo con las posibilidades y pregunte cuál funciona mejor para todos. Puede que tenga que ponerse del lado de la mayoría o volver a dar vueltas a la gente para comprobar si todos no están de acuerdo la primera vez.

Estos son algunos momentos que funcionan

La segunda opción es consultar primero a su equipo interno y, después, ponerse en contacto con su cliente o participantes externos con dos o tres opciones de fechas y horas que funcionen. Esta opción sigue poniendo a la parte prioritaria en el asiento del conductor, pero le pone la mesa: está enviando un mensaje diciendo que tienen la primera opción de fecha/hora, pero ya ha trabajado por los canales secundarios para asegurarse de que esas opciones funcionan para su equipo.

La salvedad es que si ninguna de las veces que menciona trabaja para la otra parte, tiene que darle rienda suelta para sugerir una alternativa. Entonces, usted y su equipo deben esforzarse, cambiar o ajustar las prioridades para satisfacer las necesidades del cliente. Ha hecho todo lo posible para que la reunión funcione según sus condiciones, pero a veces simplemente no es posible.

Por último, algunos consejos adicionales a tener en cuenta:

• No pregunte a todos los asistentes a ciegas por los horarios que funcionan, es demasiado ambiguo y abierto. Dele a su equipo algunas ideas/opciones a las que puedan responder — it will prompt them to check their calendars and really make sure Tuesday afternoon is open or Monday antes de las 9 de la mañana está prohibido.
• No se comprometa con una fecha u hora sin asegurarse de que cuenta con la aprobación de los actores clave. No querrá volver con una persona mayor y decirle que su fecha/hora preferida no funciona.
• Mantenga un registro en papel: guarde los correos electrónicos con la disponibilidad de las personas para asegurarse de cubrir sus bases en caso de que alguien regrese y se queje de que ha dado su visto bueno.