A maioria dos conselhos sobre reuniões se concentra em como tornar as reuniões mais eficazes ou em como reduzir o número total de reuniões que você tem. Mas e como agendar suas reuniões junto com outras tarefas de trabalho para gerenciar melhor sua produtividade? Uma nova pesquisa explora essa questão e descobriu que muitas pessoas cometem dois erros fundamentais ao organizar suas agendas: reunir muitas reuniões no mesmo dia ou combinar reuniões intensas com outras tarefas intensas. Ambas as estratégias podem, na verdade, diminuir sua capacidade de recarregar e reabastecer durante o dia, o que pode prejudicar seu trabalho. Em vez disso, este artigo oferece novas dicas sobre como equilibrar trabalho e reuniões e sugere perguntas que você pode fazer a si mesmo ao planejar seu dia.
As reuniões continuam sendo um desafio frequente para a maioria dos profissionais do conhecimento. Embora conselhos comuns e pesquisas anteriores geralmente se concentrem em tornar as reuniões mais eficazes ou reduzir o tempo que passamos nelas, há outro aspecto crítico raramente levado em consideração: a maneira como agendamos e organizamos nossas reuniões diariamente. O agendamento pode, no entanto, ajudar ou impedir nossa energia e produtividade no trabalho e, portanto, justifica uma análise mais detalhada.
Emnossa pesquisa, investigamos o impacto do agendamento de reuniões diárias dos profissionais do conhecimento, incluindo como certas estratégias podem parecer inteligentes, mas podem, na verdade, drenar nossa própria energia de forma não intencional. Vamos considerar dois exemplos.
Taylor, especialista sênior em dados que lidera uma equipe de analistas juniores, observa duas reuniões em seu calendário de quinta-feira — uma com um representante de um fornecedor e outra com especialistas seniores de outros departamentos. Então, ele percebe que também precisa marcar alguns check-ins com seus analistas juniores. Ele deveria organizar essas reuniões extras na quinta-feira junto com as duas existentes, ou deveria agendá-las para sexta-feira? Ele fica tentado a organizar as reuniões na quinta-feira, para economizar tempo e manter sua agenda de sexta-feira “limpa” para se concentrar em sua própria parte do relatório do projeto.
Em outro contexto, Minli, engenheira de software experiente e gerente de uma equipe de desenvolvimento, enfrentará duas próximas reuniões nesta semana. Na terça-feira, ela deve apresentar ao comitê estratégico uma reunião crítica com possíveis implicações orçamentárias. No dia seguinte, ela recebe a tarefa de realizar uma sessão de orientação para novos estagiários — uma tarefa familiar e relativamente fácil. Além dessas reuniões, Minli também deve realizar seu próprio trabalho técnico em dois projetos: um enfrentando alguns desafios sérios e o outro quase concluído, precisando apenas de alguns retoques finais. Ela deveria trabalhar no projeto difícil na terça e lidar com o mais fácil na quarta-feira, ou reverter o plano? Minli se inclina para a primeira opção. Ao enfrentar os desafios mais exigentes na terça-feira, tanto em suas reuniões quanto em seu trabalho individual, ela espera um restante da semana menos estressante.
As abordagens de Taylor e Minli são comuns: compactar os horários das reuniões para economizar tempo ou combinar reuniões críticas com tarefas individuais intensas no mesmo dia para concluí-las o mais rápido possível. No entanto, os resultados de nossa pesquisa revelam que essas estratégias apresentam suas próprias desvantagens, principalmente quando se considera seu impacto na energia do dia de trabalho.
Conduzimos dois estudos nos quais monitoramos as atividades diárias de trabalho de mais de 400 profissionais do conhecimento em tempo integral, alguns de empresas de tecnologia e outros de diversos setores que envolvem trabalho intelectual. Durante a semana de trabalho, os trabalhadores foram entrevistados no meio e no final de cada dia de trabalho sobre suas reuniões, tarefas individuais e outras atividades durante a manhã e a tarde, bem como seus níveis de energia no final de cada período de meio dia. Além disso, extraímos informações sobre seu desempenho no trabalho, incluindo desempenho de tarefas e criatividade, de seus supervisores.
Fizemos duas descobertas importantes. Primeiro, o que afeta a energia dos trabalhadores do conhecimento não é a quantidade de tempo que eles passam em reuniões, mas a proporção relativa do tempo de reunião em comparação com o que eles gastam em tarefas individuais. Descobrimos que, em um determinado dia, quanto mais tempo os profissionais do conhecimento dedicam às reuniões em relação às suas próprias tarefas individuais, menos eles se envolvem em pequenas atividades de descanso (por exemplo, uma curta caminhada, conversas casuais, uma breve leitura divertida) para restaurar sua energia durante esse dia. A ausência dessas atividades de descanso, que são cruciais para o reabastecimento periódico, prejudica a energia do dia de trabalho. A energia prejudicada, por sua vez, tem um impacto negativo no desempenho das tarefas, na criatividade e na satisfação profissional dos trabalhadores do conhecimento.
Além disso, descobrimos que, quando estruturadas adequadamente, reuniões e tarefas individuais podem criar o que chamamos de “efeito de complementaridade de pressão” durante a jornada de trabalho. Duas configurações complementares — tarefas individuais de alta pressão acompanhadas por uma reunião de baixa pressão ou, inversamente, tarefas individuais de baixa pressão acompanhadas por uma reunião de alta pressão — podem beneficiar a energia de uma pessoa. Por exemplo, em um dia em que uma especialista em dados vasculha a papelada de rotina, ela pode achar estimulante uma reunião de alto risco em que apresenta uma nova iniciativa; por outro lado, em um dia em que ela está lutando com um relatório de alta pressão, uma reunião de atualização de baixa pressão sobre o sistema de TI da empresa pode oferecer a pausa necessária para sua energia. Descobrimos que esse efeito complementar é mais pronunciado quando um trabalhador do conhecimento ainda não foi consumido pelas demandas do dia, especificamente durante a manhã e não à tarde.
Essas descobertas da pesquisa esclarecem como as abordagens de agendamento de Taylor e Minli podem inadvertidamente minar a energia do dia de trabalho e também revelam caminhos para possíveis melhorias. A decisão de Taylor de organizar reuniões em um único dia cria um desequilíbrio substancial no tempo entre as reuniões e o trabalho individual naquele dia, o que provavelmente reduzirá seu envolvimento em atividades de curta duração cruciais para seu reabastecimento de energia. Apesar de ter como objetivo otimizar seu cronograma, essa abordagem pode, em vez disso, levar ao esgotamento de energia e à redução do desempenho. Uma distribuição mais equilibrada de reuniões e tarefas individuais nos dois dias pode aumentar sua energia e eficácia.
Na situação de Minli, seu plano de enfrentar um projeto difícil e uma reunião crítica na terça-feira pode criar uma pressão indevida sem oportunidades suficientes de socorro e restauração. Por outro lado, sua quarta-feira, repleta de uma reunião de baixa pressão e um projeto mais fácil, pode não ter estímulo. Se, em vez disso, Minli conseguir combinar as tarefas individuais mais exigentes com a reunião menos cansativa de um dia e vice-versa no outro dia, é mais provável que ela mantenha sua energia durante os dois dias.
Portanto, ao se deparar com o desafio de programar sua jornada de trabalho, especialmente organizar reuniões ao lado de tarefas individuais, considere o seguinte:
Concentre-se na proporção relativa do tempo de reunião em relação ao tempo de trabalho individual em um dia específico, não apenas no total de horas gastas em reuniões.
Um equilíbrio razoável entre reuniões e tarefas individuais permite pausas essenciais e reabastecimento de energia durante todo o dia de trabalho. Essa abordagem não exige sobrecarregar um único dia com muitas reuniões, mesmo que às vezes pareça uma estratégia para economizar tempo. Gerenciar a proporção do tempo de reunião em relação ao trabalho individual diariamente pode aumentar os níveis de energia no trabalho, contribuindo assim para melhorar o desempenho, a criatividade e a satisfação no trabalho.
Projete seu dia de trabalho para criar complementos entre reuniões e tarefas individuais.
Reconheça os benefícios de combinar reuniões de alta pressão com tarefas individuais de baixa pressão ou vice-versa. Em vez de agrupar atividades do mesmo nível de pressão em um único período, distribua tarefas e reuniões desafiadoras em dias diferentes ou segmentos de tempo diferentes do dia. Essa abordagem promove a complementaridade adequada da pressão, aumentando assim a energia do dia de trabalho para facilitar um melhor desempenho.
Adote uma abordagem mais holística para o agendamento de dias de trabalho.
Em vez de simplesmente encaixar uma reunião ou tarefa individual no calendário para sua própria conveniência, considere as implicações mais amplas para a estrutura da sua jornada de trabalho. Lembre-se de como uma decisão de agendamento pode alterar o padrão de organização do seu dia de trabalho, potencialmente influenciando sua energia e produtividade.
As perguntas a seguir podem ser úteis em seu processo de planejamento:
- Como essa decisão de agendamento afetará o equilíbrio entre minhas reuniões e o tempo de trabalho individual nesse dia específico?
- Adicionar essa reunião a esse segmento específico do dia reduzirá demais meu tempo de trabalho individual, sacrificando pausas e reabastecimento essenciais?
- Esse cronograma resultará em reuniões e tarefas consecutivas de alta pressão em um único dia? Como isso pode ser evitado?
- Existe um local melhor na minha agenda para realizar essa reunião ou tarefa, facilitando uma combinação mais eficaz de trabalho de alta e baixa pressão ao longo do dia?
Para os profissionais do conhecimento, gerenciar reuniões não significa apenas aumentar a eficácia e a eficiência do tempo; também exige uma abordagem estratégica para o agendamento diário. Isso significa considerar as reuniões diárias junto com as tarefas individuais, tanto em termos de alocação de tempo quanto de quanta pressão elas exercerão sobre você. Estar atento a esses aspectos pode ajudá-lo a evitar armadilhas sutis de agendamento e evitar o consumo inesperado de energia e produtividade. De fato, ao adotar uma abordagem mais holística para o agendamento de reuniões, você pode transformar a maneira como aborda seu dia de trabalho, levando a um arranjo mais equilibrado e frutífero das responsabilidades diárias.
