Gestão do conhecimento abaixo do radar

Gestão do conhecimento abaixo do radar

Como podemos melhorar a forma como as organizações aprendem e se adaptam em setores em rápida evolução? Falei recentemente com um grupo de líderes de RH do Vale do Silício e essa pergunta surgiu, junto com a questão relacionada de como fazer melhor a gestão do conhecimento. Eles perguntaram como fazemos a gestão do conhecimento na frog design, já que temos estúdios espalhados por todo o mundo e trabalhamos em uma ampla gama de indústrias. O Frog faz relativamente pouco gerenciamento formal do conhecimento, mas, enquanto conversamos, percebi que há muitas coisas que fazemos para apoiar o aprendizado, mas não somos reconhecidos como gerenciamento de conhecimento. Eu suspeito que o mesmo seja verdade em muitas organizações.

Muitas das abordagens da frog são de natureza bastante casual, e se concentram mais na preparação para o futuro do que na codificação do passado – um fator essencial em indústrias como tecnologia e dispositivos móveis, onde o conhecimento se torna desatualizado poucos meses depois de ser adquirido. Eu apelidei isso de “gerenciamento de conhecimento preventivo”. Assume que o futuro será diferente do passado e, portanto, gera e comunica conhecimento sem uma noção clara de como ele será útil mais tarde. Obviamente, isso cria conhecimento excedente que nunca se torna relevante para você. Mas, se tratado corretamente, ele também tem uma chance melhor de criar conhecimento que ajudará a informar o próximo capítulo do seu negócio.

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Eu agrupei uma variedade de abordagens KM em um 2 × 2, e descreverei algumas das coisas específicas que fazemos no sapo por meio de ilustração. Isso não quer dizer que esses sejam os melhores métodos, mas eles mostram que muitas vezes existem muitos métodos informais e informais de alcançar o compartilhamento de conhecimento que não são reconhecidos como valiosos para a gestão do conhecimento.

Métodos formais/históricos

Intranet: Como muitas empresas, temos uma intranet, e é aqui que grupos de especialistas de domínio de várias disciplinas e locais podem compartilhar conhecimento na forma de apresentações, whitepapers e estudos de caso. Temos vários grupos de especialistas, cortando horizontalmente toda a organização, que servem como pontos focais para a construção de conhecimento em áreas específicas, comocuidados de saúde ou energia.

Diretório de funcionários: os funcionários podem identificar suas áreas de especialização e interesse, tornando possível descobrir quem sabe o quê, sem ter que saber o nome de alguém com antecedência.

Software de recursos: Em uma linha semelhante, criamos um software personalizado para gerenciar recursos em estúdios, e isso automatiza o rastreamento histórico de quais projetos e clientes alguém trabalhou.

Retrospectivas: “revisões de campo” rápidas das lições aprendidas enquanto um projeto ainda está em andamento, então não é tarde demais para colocar o aprendizado em prática (em oposição às postmortems).

Métodos formais/preventivos

Temos uma variedade de meios para capturar conhecimento voltado para o futuro de forma estruturada:

Blogs: Temos quase 40 blogs escritos por funcionários.

Magazine: sapo produz uma impressãorevista várias vezes por ano com artigos de especialistas externos e equipe de sapos.

Conferências: funcionários de sapos participam de mais de 200 conferências e workshops todos os anos.

Coletivamente, esses fóruns geram uma grande quantidade de conhecimento ao longo de um ano, alguns dos quais não têm nenhuma conexão óbvia com o que nós, como empresa, fazemos – pelo menos ainda não.

Essa é a chave para o KM preventivo: Sempre olhe para frente e tenha curiosidade sobre o mundo ao seu redor. Você adquirirá conhecimento antes que sua relevância se torne aparente. Mesmo que você não use o conhecimento especificamente, muitas vezes isso pode levar a inspiração inesperada ou perspectivas alteradas.

Métodos Ad Hoc/Históricos

Isso envolve fornecer conhecimento à medida que ele surge e fazê-lo de maneira livre, ou solicitar experiência conforme necessário, just-in-time.

Apresentações do Projeto: As equipes apresentam regularmente projetos concluídos recentemente para a reunião semanal de todas as mãos em cada estúdio, no processo, compartilhando conhecimento sobre novas tecnologias, métodos, percepções do usuário, tendências com o grupo local. (Essas apresentações são sempre feitas dentro dos auspícios de nossos acordos de confidencialidade, o que pode atrasar a exibição de algum trabalho, ou talvez não seja exibido.)

Explosões de e-mail: As pessoas enviarão mensagens de e-mail quando precisarem de experiência em um tópico desconhecido. Esses são e-mails just-in-time, enviados somente quando é necessário conhecimento atualizado.

Métodos ad hoc/preventivos

Usamos uma variedade de hábitos para incentivar o máximo possível de compartilhamento e inspiração de conhecimento mútuo.

Assentos em plano aberto: Não temos cubículos, os estúdios são todos de plano aberto e diferentes disciplinas (design, engenharia, estratégia, etc.) são misturadas. Esse layout maximiza a inspiração apenas andando e vendo diferentes abordagens e ideias encravadas umas contra as outras. Também ajuda a construir um tecido social e compartilhar ideias e métodos entre as diferentes disciplinas que, de outra forma, poderiam facilmente se tornar silos.

Mova a equipe entre os estúdios: Os funcionários costumam passar de duas semanas a dois meses em estúdios em outras cidades ou países. Isso novamente permite o compartilhamento de métodos e ideias e a obtenção de insights de diversas culturas.

Histórias de vida: Os funcionários podem fazer apresentações curtas para as reuniões de todas as mãos sobre suas vidas, misturando conversas sobre história pessoal, hobbies, família e experiência de trabalho. Embora sejam históricos, eles realmente ajudam na gestão preventiva do conhecimento, trazendo à tona os talentos, experiências e interesses ocultos das pessoas que, de outra forma, poderiam passar despercebidos e subutilizados.

Tenho certeza de que existem muitos outros truques de capacitação de conhecimento que não obtêm o reconhecimento adequado. Eu adoraria ouvir comentários de outras pessoas sobre seus experimentos com gerenciamento de conhecimento e melhoria do aprendizado em empresas em ritmo acelerado.

Adam Richardson, diretor criativo da empresa de inovação globaldesign de sapo, é o autor de Inovação X: Por que os problemas mais difíceis de uma empresa são sua maior vantagem. Ele pode ser encontrado no Twitter em @Richardsona.

 

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