Como fazer sua lista de tarefas quando você está sempre em reuniões

Como fazer sua lista de tarefas quando você está sempre em reuniões

Você continua esperando o “momento perfeito” para sentar e fazer sua apresentação de trabalho de uma só vez, mas no final do dia percebe que passou seu tempo em reuniões. Talvez você nunca tenha a hora ou o dia ideal, então comece a trabalhar na realidade de que as reuniões acontecem e de que você pode realizar coisas importantes entre elas. Tente dividir a grande tarefa em tarefas pequenas que você possa encaixar entre as reuniões. Você também pode tentar agendar o tempo de trabalho do seu projeto bloqueando algumas horas por vez e tentando cumprir esse cronograma. Depois de ter esse tempo, você pode priorizar em quais projetos deseja trabalhar e em que ordem. Não deixe que as reuniões o impeçam de concluir esses projetos. Há muito tempo, se você puder criar estratégias e se preparar para isso.


Todas as manhãs, você escreve enfaticamente no topo da sua lista de tarefas: “Trabalhe na apresentação!” Talvez você até o sublinhe uma ou duas vezes para dar ênfase. Mas, no final das contas, sua determinação se transformou em desânimo: mais uma vez, você passou a maior parte do tempo em reuniões. E quando você passou um pouco de tempo entre eles, você não fez nenhum progresso em sua apresentação.

Então você continua esperando o “momento perfeito” para se sentar e concluir todo o projeto de uma só vez. Mas as reuniões continuam interferindo e sua apresentação permanece na sua lista de tarefas, pesando muito em sua mente até que você não consiga mais escapar dela. Em uma enxurrada de atividades, você trabalha dia e noite para fazer isso. Você cumpre o prazo, mas sofre no processo e teme a próxima vez que precisar concluir outra grande tarefa.

Esse ciclo de saber qual é sua prioridade mais importante, mas sentir que as reuniões o impedem de fazer isso, pode ser incrivelmente frustrante. Mas, como coach de gerenciamento de tempo, vi que, mesmo que essa forma de trabalhar tenha sido seu padrão ao longo da vida, você pode desenvolver uma abordagem mais sustentável e menos estressante para os projetos. Aqui estão algumas dicas sobre como realizar o trabalho do projeto mesmo quando você precisa começar e parar para reuniões.

Em primeiro lugar, quero desafiar a ideia de que existe um momento “perfeito” para avançar nos projetos. Um dia sem reuniões ou mesmo meio dia pode ser o ideal, mas talvez você nunca tenha esse tipo de tempo. Esperar por uma fatia do nirvana do projeto impede que você comece sempre que possível. Uma abordagem melhor é aceitar e trabalhar dentro da realidade de que as reuniões acontecem.

Em seguida, para entender como trabalhar em grandes projetos nos espaços menores entre as reuniões, divida o item maior em partes menores. Você pode usar sua lista de verificação como um guia sobre como fazer progressos incrementais quando tiver um intervalo de 30 minutos entre as reuniões. Por exemplo, para se preparar para uma apresentação, você pode escrever:

  • Pesquise o e-mail da chefe sobre os principais pontos que ela deseja abordar
  • Veja as notas da última reunião
  • Fale com o gerente do projeto de construção
  • Pense na estrutura da apresentação
  • Escreva o baralho
  • Inserir gráficos
  • Verifique novamente as citações
  • Edite para erros de digitação e fluxo
  • Envie para o chefe para aprovação
  • Agende uma reunião para revisar o baralho internamente antes da reunião da diretoria
  • Faça edições
  • Escrever a pauta da reunião
  • Distribua o deck e a agenda da reunião antes do dia

Mesmo que você possa simplesmente marcar um ou dois desses itens por vez, você ainda está progredindo. E quando você voltar a trabalhar na apresentação depois de algum tempo fora, você saberá o que realizou e o que vem por aí.

Outra estratégia é proteger alguns períodos ininterruptos de tempo em sua agenda, colocando o tempo do projeto como um evento recorrente. Por exemplo, alguns dos meus clientes de coaching irãobloqueie uma ou duas horas todas as manhãs para um trabalho focado. Alguns outros têm períodos de duas ou duas horas nas tardes de cada semana marcados como “ocupados”. Inserir o tempo do projeto para que você tenha pelo menos uma hora para fazer as coisas todos os dias, de preferência mais, permite que você ganhe impulso dia a dia e semana a semana. É provável que as pessoas tentem agendar reuniões durante esses horários, mas quando puder, mantenha-se firme nesses limites.

Reservar tempo para projetos como um evento recorrente começa a abrir espaço entre as reuniões. Mas, para realmente realizar o trabalho do projeto, você precisa ter pré-decidido o que fará durante esses horários de abertura. Caso contrário, o caminho de menor resistência levará a fazer a primeira coisa que vier à mente, como responder a um e-mail.

Você pode abordar a tomada de decisões sobre como preencher o tempo do projeto de algumas maneiras diferentes. Uma estratégia é agendar os projetos à medida que você os recebe. Por exemplo, quando uma reunião é agendada para apresentar os dados mais recentes sobre seu novo projeto de construção ao conselho, você pode editar imediatamente alguns dos blocos de tempo do projeto em seu calendário para designar a preparação que precisará fazer. Você pode ter dois ou três blocos de trabalho do projeto marcados para trabalhar na apresentação do PowerPoint e, em seguida, outro bloco de trabalho do projeto designado para praticar na frente de seus colegas antes da reunião. Eu uso essa estratégia de agendamento com frequência — dedicando tempo para escrever artigos, criar cronogramas para clientes, etc., na minha agenda assim que estou ciente do projeto e do prazo.

Outra forma de lidar com os blocos do calendário do projeto é avaliar suas prioridades semanalmente. Você pode fazer isso sozinho, embora em alguns ambientes de trabalho faça mais sentido fazer esse planejamento em equipe. Depois que suas prioridades forem decididas, coloque-as nos blocos de tempo abertos em sua agenda. Isso lhe dará uma imagem realista sobre o que realmente se encaixará e lhe dará clareza avançada sobre o que você precisa realizar para evitar mais uma semana de pouco ou nenhum progresso. Então, ao se sentar para fazer o trabalho do projeto, consulte sua lista de verificação de tarefas menores. Faça isso primeiro e, em seguida, use os últimos cinco ou 10 minutos antes da próxima reunião para verificar o e-mail.

Além disso, não se esqueça de salvar o que você concluiu e deixar uma nota de exatamente onde você parou e o que vem a seguir. Você pode escrever qualquer atualização em sua lista de tarefas, como “mensagem de voz deixada para o gerente de projetos de construção; faça o acompanhamento se não tiver resposta até sexta-feira”. E, é claro, marque ou exclua itens ao concluí-los com êxito.

Embora você possa desejar a perfeição de um dia sem reuniões, você ainda pode realizar o trabalho do projeto quando for interrompido por reuniões. Use essas estratégias para começar a progredir em seus projetos agora.

 

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