Como escrever listas de tarefas que funcionam

Como escrever listas de tarefas que funcionam

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Todos nós temos essas tarefas terríveis que ficam em nossas listas de tarefas para sempre. “Limpe o quarto de hóspedes.” Você sabe que você tem que fazer isso eventualmente, mas é mais fácil esmaltar e trabalhar em algo – bem, mais fácil. “Planeje o almoço do comitê.” Então eles flutuam para o fundo da sua lista e se acumulam como um lodo lamacento que fica lá por semanas vindouros.

Mas um pouco prepensado pode ajudá-lo a neutralizar a tendência de ignorar sua lista de tarefas enquanto você se ocupa com o que acontecer de aparecer a seguir. Se você dividir até mesmo a tarefa mais repugnante em pedaços de tamanho mordido, você pode riscar sua lista em pouco tempo. Tudo depende de como você anotar cada tarefa.

Se você tem uma lista de tarefas que o congelou em paralisia de procrastinação – ou uma lista coberta de poeira porque faz tanto tempo desde que você verificou algo – comece de novo com uma ardósia limpa. Para cada item da sua lista antiga (ou apenas um pensamento “ooh eu tenho que fazer isso” em sua mente), prepare-se para escrevê-lo de novo enquanto você mantém essas duas diretrizes em mente.

1. Quebre isso. Em seguida, quebre um pouco mais. Não confunda tarefas com metas ou projetos. Uma tarefa é uma ação única e específica que moverá um projeto em direção à conclusão. É apenas um passo. Por exemplo, “Planejar o almoço do comitê” é um projeto. “Envie um e-mail para Karen para obter contato com catering” é uma tarefa tarefa. Nesse caso, a ação de enviar e-mails para Karen é um empreendimento simples de dois minutos — algo pequeno e inócuo que você pode fazer sem pensar. Os planos de almoço não estarão completos depois que você terminar esta tarefa, mas você estará muito mais perto do que estava enquanto ignorava o projeto “Planejar o almoço do comitê”. Depois de terminar? Adicione o próximo passo à sua lista.

Dividir sua tarefa com a menor ação possível força você a pensar em cada passo adiantado. Com o pensamento fora do caminho, é fácil retirar esse e-mail, fazer essa chamada ou registrar esse relatório e mover seu trabalho junto com muito menos resistência.

2. Use verbos de ação específicos e inclua quantos detalhes você precisar. Você está atrasado para uma limpeza, mas a tarefa “Fazer uma consulta com o dentista” simplesmente não foi feita. Quando você anota essa tarefa, use um verbo acionável (chamada? e-mail?) e inclua todos os detalhes que seu futuro eu precisa para verificá-lo. “Ligue para o Dr. M. pelo 555-45678 para uma limpeza a qualquer momento antes das 11h em 17, 18 ou 19 de janeiro” é uma tarefa específica e detalhada. Agora isso é algo que você pode fazer enquanto está preso no trânsito com um celular.

Sua lista de tarefas é sua maneira de atribuir tarefas a si mesmo, então seja tão útil para si mesmo quanto você faria para um assistente pessoal. Faça sua tarefa pequena e específica para se preparar para aquele momento glorioso em que você pode riscá-los da lista como CONCLUÍDO.

Gina Trapani é o editor fundador do blog de produtividade pessoal Lifehacker.com, e o autor de Atualize sua vida: o guia Lifehacker para trabalhar de forma mais inteligente, rápida e melhor (Wiley 2008). Ela mora em San Diego, Califórnia

 

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