Dominar a arte da fala espontânea é importante para os líderes. Eles devem fazer mais do que apenas apresentar uma palestra bem preparada — eles precisam acertar as perguntas e respostas e conversar um pouco depois, ou acabar com brindes e discursos improvisados. O autor sugere que qualquer pessoa pode se tornar proficiente nessa arte usando as táticas e os comportamentos corretos: brindes, perguntas e respostas e conversas fiadas não exigem traços de personalidade específicos. Ele oferece estratégias-chave que incluem evitar respostas convencionais em favor do estabelecimento de conexões genuínas e priorizar a brevidade ao entregar mensagens. Ele também destaca a necessidade de falar com autenticidade sem a pressão de ser perfeito, o que significa ousar ser entediante. Um aspecto igualmente importante é a escuta ativa para entender e responder de forma eficaz às necessidades dos outros. E estruturar pensamentos logicamente durante conversas improvisadas é uma tática útil. O medo ou o nervosismo não precisam impedir ninguém de se comunicar de forma eficaz no local.
Em 2017, o gerente de produto de uma empresa de tecnologia — vamos chamá-lo de Gabe — experimentou um aumento na carreira que foi ao mesmo tempo emocionante e estressante. Seu software começou a ser vendido rapidamente, fazendo com que sua unidade de negócios se expandisse significativamente. Em vez de gerenciar uma equipe pequena, ele agora liderava centenas de funcionários. Mas ele se sentia desconfortável com o aumento da visibilidade e das demandas de desempenho do trabalho. Não só se esperava que ele fizesse várias apresentações para grandes audiências a cada ano, mas ele constantemente tinha que falar informalmente com um grupo diversificado de clientes, clientes potenciais, parceiros e principais líderes em reuniões e eventos.
Embora Gabe tenha conseguido melhorar sua apresentação de comentários planejados e demonstrações de produtos com treinamento e prática, ele ainda teve dificuldades com as palestras improvisadas que sua nova função exigia e começou a perder o sono se preocupando com elas. Ele sabia que era esperado que falasse de forma fluente e inteligente sem rodeios, mas não se sentia preparado para isso.
Você pode se reconhecer na história de Gabe. Pesquisas mostram que o medo de falar em público é comum, assustando muitos de nós ainda mais do que alturas, insetos, cobras ou voar. No entanto, embora a maioria de nós trabalhe duro para brilhar nas apresentações e discursos para os quais podemos nos preparar, prestamos menos atenção ao desafio igualmente assustador e mais comum da comunicação espontânea, que pode ter um impacto ainda maior no sucesso profissional.
Se você precisa responder a uma pergunta investigativa de um chefe ou cliente, precisa fazer um brinde ou uma apresentação inesperada, quer dar um feedback imediato a um colega ou precisa se socializar em uma reunião informal, você deve aprender não apenas a sobreviver à situação, mas a aproveitá-la como uma oportunidade de se destacar, impressionar outras pessoas e progredir em direção a seus objetivos.
Felizmente, como vi em minhas duas décadas de trabalho com clientes corporativos e estudantes de MBA, qualquer pessoa pode se tornar boa em falar espontaneamente. Ao contrário das suposições populares, você não precisa ser extrovertido ou inerentemente charmoso para se comunicar de forma eficaz quando está no local. Você só precisa aprender habilidades, táticas e comportamentos específicos. Aqui estão algumas dicas.
Evite a resposta padrão
Uma maneira infalível de se sair mal com seu público — ou de não causar nenhuma impressão — é recorrer às respostas convencionais ao falar sem rodeios. Por exemplo, quando o CEO passa por você no corredor e pergunta: “Como você está?” você diz: “Bom, obrigado” ou aproveita a oportunidade para fazer um comentário memorável? Quando um colega lhe diz que uma reunião com um cliente correu mal, você responde: “É o que é” ou oferece uma sugestão útil? Quando você é convidado a fazer uma apresentação pública, você simplesmente marca as funções no currículo da pessoa ou conta uma história sobre como essa pessoa agregou valor à equipe?
Embora as respostas padrão possam evitar o constrangimento de tentar pensar em algo significativo para dizer, elas impedem que você se conecte com outras pessoas de maneiras que possam ser mais genuínas, apropriadas, criativas e produtivas. Uma abordagem melhor é invocar analogias ou referências compartilhadas que possam ajudá-lo a engajar seus ouvintes.
Certa vez, trabalhei com Catherine, vice-presidente sênior de vendas, que nos jantares da empresa era frequentemente convidada a prestar homenagem a um membro da equipe ou a apresentar um novo contratado. Ela desenvolveu uma maneira de lidar com essa tarefa em menos de um minuto: forneça o nome e o título da pessoa, diga uma palavra rápida sobre o que ela fez e como isso beneficiaria a organização e deseje felicidades à pessoa.
Essa abordagem era organizada e concisa, mas também impessoal, excessivamente formal e não memorável. Catherine e eu trabalhamos juntas para abrir sua fala espontânea e, ao mesmo tempo, mantê-la estruturada. Introduzimos alguns elementos novos: comece com uma referência oportuna escolhida no local ou pouco antes do evento — algo no noticiário, talvez, ou uma ocasião corporativa da qual todos já tenham participado — para reunir seu público. Em seguida, elabore um pouco sobre o impacto da pessoa conectando-o a algo em sua própria carreira ou contando uma história. Por exemplo: “Estou muito entusiasmada com a nova iniciativa de vendas da Sarah. Isso me lembra do que fizemos quando comecei na organização, há 10 anos. Acho que teremos muito sucesso com isso.”
Isso permitiu que Catherine estabelecesse laços mais fortes com seus colegas e, ao mesmo tempo, fosse mais memorável. Muitos começaram a agradecê-la por seus comentários, muitas vezes dias ou semanas depois de ela tê-los feito.
Mas saiba que menos é mais
Ao se esforçar para evitar ser breve e estéril em sua fala espontânea, tome cuidado para não se afastar muito na direção oposta. Para muitas pessoas, o desejo de parecer inteligente e evitar silêncios constrangedores geralmente leva à verbosidade. Eles esquecem que, como disse Shakespeare, “a brevidade é a alma da inteligência”.
Para encontrar o equilíbrio certo, comece identificando rapidamente uma meta de comunicação (mudar de ideia, estimular a ação, criar um relacionamento) e, em seguida, considere o que seus ouvintes já sabem sobre o assunto. Ter uma meta clara combinada com a conscientização de seu público restringirá seu foco, para que você possa priorizar o que dizer e escolher suas palavras exatas com mais sabedoria.
Em seguida, desafie-se a transmitir sua mensagem da forma mais concisa, mas eficaz possível. Depois de tentar transmitir seu ponto de vista inicial, faça uma pausa antes de adicionar uma história ou uma ideia. Pergunte a si mesmo, Já expliquei meu ponto de vista? Posso terminar agora?
Com certeza, você pode ir longe demais, deixando conceitos ou argumentos mal definidos e omitindo piadas, histórias ou ilustrações que possam manter o público envolvido. A melhor maneira de encontrar o ponto ideal de comunicação é revisar o que você fez no passado. Se alguém gravou seus comentários improvisados, assista ao vídeo, ouça o áudio ou leia a transcrição para ver o que você poderia ter omitido (ou adicionado). Se não houver registro do que você disse, tente se lembrar e considere onde você poderia ter sido mais conciso. Peça feedback das pessoas com quem você estava conversando. Experimente ler suas mensagens de texto, e-mail ou Slack para ver se você tende a ser muito loquaz (ou muito conciso) e faça os ajustes necessários.
Gracia Lam
Outro cliente meu, Devin, ouviu de seu chefe que suas respostas durante as sessões de perguntas e respostas das reuniões virtuais na prefeitura tendiam a ser longas. Quando assistimos às gravações, notamos que ele frequentemente começava uma resposta reafirmando a pergunta, que o público já havia ouvido. Ele também usou muitos jargões corporativos e repetiu pontos-chave algumas vezes de maneiras ligeiramente diferentes. Devin trabalhou para mudar isso, praticando com exemplos de perguntas geradas por um chatbot de IA e registrando suas respostas. Ele logo conseguiu reduzir o comprimento deles em 25% ou 30% sem sacrificar a qualidade e a utilidade de suas respostas.
Atreva-se a ser chato
Uma grande parte do motivo pelo qual falar de improviso parece tão desafiador é o desejo de sempre dizer a coisa certa, da maneira certa, na hora certa. Mas isso só leva a uma autoavaliação e crítica excessivas, consumindo energia mental preciosa, aumentando o estresse e impedindo que você se envolva de forma dinâmica, fluida e autêntica no momento.
Em vez disso, reconheça que não existe uma única maneira “correta” de responder a uma pergunta, dar feedback, dar as boas-vindas a um colega ou fazer um brinde — apenas abordagens melhores ou piores. Não se preocupe em impressionar os outros, porque as demonstrações de competência e autenticidade são impressionantes por si mesmas. Costumo aconselhar as pessoas a seguirem uma máxima de comédia improvisada: “Ouse ser chato”. Ou seja, não sinta que precisa ter um desempenho de destaque. Assim como a melhor comédia vem da verdade, a melhor comunicação vem de ser real.
Outra diretriz popular também se aplica aqui: “Não deixe o perfeito ser inimigo do bom”. Os ouvintes estão mais propensos a confiar e aprovar você quando você fala como um ser humano do que como um ator ou um robô. Por exemplo, pesquisas mostram que a fala mais eficaz inclui o uso moderado de preenchimentos como “um” e “ah”. Então, quando você precisar falar espontaneamente, diga ao seu crítico interno que se afaste. Concentre sua atenção em seus ouvintes. Tentar atender às necessidades deles tirará seus holofotes mentais de si mesmo, aliviando um pouco da pressão que você sente. Permita-se experimentar, cometer erros e aprender durante interações espontâneas. Evite tentar memorizar ou armazenar explicações ou respostas que você acha que pode precisar. Isso só aumentará suas chances de tropeçar quando você esquecer ou for forçado a sair do roteiro.
Micah, meu aluno, temia que suas contribuições para a classe fossem vistas como inadequadas ou tolas. Para evitar constrangimentos, ele planejou e ensaiou os pontos que queria apresentar. Mas como ele estava sempre trabalhando para se lembrar deles e encontrar o momento certo para usá-los, ele estava preocupado e não conseguia tirar o máximo proveito das discussões. Com minha ajuda, ele se concentrou em relaxar e silenciar seu crítico interno. Ele começou a oferecer mais ideias, às vezes formuladas de forma imperfeita, e em apenas algumas semanas ficou menos ansioso e mais confiante. Ele e o resto da turma gostaram do diálogo que suas contribuições ajudaram a despertar.
Ouça tão bem quanto você fala
A maioria das pessoas fica obcecada com o que dizer durante encontros improvisados. Você deve fazer o oposto: focar em ouvindo para que você possa entender melhor as necessidades e interesses atuais de seus parceiros de conversa e responder com mais eficácia.
Eu recomendo considerar “espaço, ritmo e graça”, sobre o qual ouvi falar de meu colega de Stanford, Collins Dobbs, em meu podcast Pense rápido, fale com inteligência. Primeiro, permita-se espaço para processar as informações. Parafrasear ou fazer perguntas abertas de acompanhamento pode ajudar a confirmar sua compreensão e proporcionar mais tempo para pensar em sua resposta.
Segundo, diminua a velocidade e concentre-se em estar presente. Mantenha contato visual e observe sinais não verbais, bem como palavras faladas. (Seu colega olha constantemente para o relógio? Sua inflexão vocal corresponde às emoções expressas?)
Terceiro, esteja ciente e sensível à forma como os outros estão se apresentando e em que contexto. Assuma uma intenção positiva e demonstre compaixão. O tom de uma reunião de liderança de alto risco será diferente do tom de uma atualização virtual de rotina. Ouça não apenas outras pessoas, mas também sua voz interior, que o guiará na comunicação com empatia e na realização dos ajustes necessários à medida que avança. Ao aumentar sua consciência situacional e interpessoal, você pode entender melhor as reações dos outros, ler nas entrelinhas e ser mais gentil em suas respostas.
Gabe praticou essas técnicas — e valeu a pena. A certa altura, quando sua equipe se fundiu com outra, ele teve que ajudar a orientar vários novos gerentes e resolver suas dúvidas e preocupações no local. Um deles perguntou com que rapidez ele planejava lançar um produto específico. Ouvindo atentamente o que foi dito e como foi dito, Gabe percebeu que o cronograma era menos preocupante para o gerente do que a segurança do emprego: aquele gerente e outros que se juntaram à equipe estavam trabalhando exclusivamente no produto e temiam que ficassem desempregados após o lançamento. Então, quando Gabe respondeu, ele também detalhou as novas ofertas nas quais essas pessoas trabalhariam a seguir, deixando todos à vontade.
Organize seus pensamentos
Ao fazer apresentações formais, a maioria das pessoas oferece uma estrutura lógica e agradável que o público possa seguir facilmente. Mas poucos de nós organizam adequadamente nossos pensamentos em situações improvisadas. Podemos presumir que é impossível fazer isso em tempo real. Ou talvez pensemos que muita estrutura nos fará parecer empolgados — o oposto de espontâneos. Mas com que frequência você encontrou pessoas cujas respostas sinuosas e difíceis de seguir fizeram você olhar ansiosamente para a saída?
Os melhores palestrantes mantêm o interesse do público demonstrando conexões entre pontos, ideias ou exemplos específicos. A adesão a uma estrutura aumenta a compreensão, o engajamento emocional e a retenção. Isso pode aprimorar seu pensamento, forçando-o a manter o foco apenas nos pontos essenciais.
Algumas pessoas associam pensamentos estruturados a listas. As listas podem ser chatas ou confusas. Considere criar uma história com um começo, um meio e um fim em que as ideias estejam logicamente e naturalmente ligadas. Ter algumas estruturas simples prontas pode ajudar em qualquer situação espontânea. (Veja a barra lateral “Estrutura em ação”.) Um dos meus favoritos é útil em tantas situações que eu o chamo de “canivete suíço” das estruturas. Tem três partes: O que? Então, o que? e Agora o que? Primeiro, apresente um argumento, um produto, uma ideia ou um ponto de vista. Em seguida, explique como isso é relevante para seu público. Por fim, transmita as próximas etapas, como possíveis ações, aplicações de novos conhecimentos ou planos futuros.
Maya, organizadora de uma grande reunião virtual, empregou essa estrutura quando um dos palestrantes, que estava programado para dar uma atualização sobre um novo produto, não apareceu no último minuto. Em vez de adiar a atualização, Maya decidiu que estava familiarizada o suficiente com o produto para falar sobre seus recursos, explicar seus benefícios para clientes atuais e potenciais e descrever o plano de lançamento. Posteriormente, executivos de sua empresa fizeram questão de elogiá-la por sua apresentação, sem saber que ela havia sido emoldurada no local.
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O verdadeiro problema que enfrentamos ao falar espontaneamente não é uma incapacidade inerente de nos comunicarmos. É estar tão nervoso que buscamos a perfeição ou usamos respostas padrão, falamos demais sem ouvir ou observar e deixamos de criar uma estrutura em torno do que estamos dizendo. Mas não há necessidade de recuar de medo quando você é colocado em apuros. Uma medida de experimentação, reflexão e prática pode fazer com que oportunidades de falar de improviso sejam sua hora de brilhar. À medida que você aprende a pensar mais rápido e a falar de forma mais inteligente, sua personalidade autêntica pode emergir totalmente. O resultado será uma experiência mais agradável, enriquecedora e memorável, tanto para você quanto para seu público.
