É da natureza humana procrastinar, mas pode ser devastador para seus objetivos futuros se você procrastinar continuamente em projetos que são importantes, mas não urgentes. Neste artigo, o autor oferece cinco estratégias para superar a procrastinação em tarefas ambíguas, mas essenciais: 1) Esclareça a visão. 2) Identifique etapas concretas. 3) Execute ações (pequenas). 4) Crie funções forçadoras. 5) Limite as distrações concorrentes.
Todo profissional ocasionalmente se dedica a determinados projetos. É fácil adiar tarefas entediantes, como preencher relatórios de despesas, ou tarefas emocionalmente desgastantes, como escrever uma avaliação negativa do desempenho dos funcionários. De fato,pesquisas mostraram que a procrastinação — em vez de ser uma falha moral ou um sinal de preguiça — é na verdade uma estratégia subconsciente para evitar emoções negativas.
Um dos motivos mais comuns pelos quais procrastinamos é que certos projetos podem parecer ambíguos ou amorfos. Ficamos sobrecarregados porque simplesmente não temos certeza do que fazer ou por onde começar, o que leva a”paralisia de tarefas.” Como discuto em meu livro O jogo longo, que pode atrapalhar nossos esforços para progredir em metas de longo prazo, mesmo quando preenchemos nosso tempo com o que reconhecemos como assuntos comparativamente triviais. Se você está ignorando repetidamente um item de linha específico em sua lista de tarefas, mesmo quando isso pode ser fundamental para seu sucesso futuro, aqui estão cinco coisas que você pode fazer.
Tenha clareza sobre a visão.
Especialmente se um projeto específico foi entregue a você por um gerente ou colega — “escreva esta proposta de subsídio” ou “pesquise esta oportunidade” — pode não estar claro o que eles estão realmente procurando. Eles querem uma análise aprofundada de 20 páginas ou um resumo de uma página? Uma análise que você pode apresentar ao conselho ou uma análise rápida? Em meio à nossa “resposta de congelamento”, talvez nem percebamos que não temos certeza do escopo, por isso é importante voltar aos primeiros princípios. O que, exatamente, você está sendo convidado a fazer? Qual é a produção desejada e quanto tempo você estima que ela levará? Esclarecer a intenção geralmente pode nos ajudar a nos libertar.
Identifique etapas concretas.
Mesmo quando você tem uma visão clara — ou se está buscando a sua própria — pode não ser evidente como chegar ao destino desejado. Especialmente se você está lidando com algo que nunca fez antes (como lançar um novo produto), você pode ter uma lista de tarefas repleta de possíveis atividades, mas não sabe quais são as mais importantes ou em que ordem realizá-las. ( Conduzir grupos focais? Desenvolver um protótipo? Criar um plano de marketing? Testar uma estratégia de preços?)
Nessas situações, é útil conversar com colegas que fizeram algo semelhante no passado. Se isso não for uma opção, considere contratar um consultor com experiência relevante ou estudar cuidadosamente e fazer engenharia reversa do que outras pessoas em sua área fizeram no passado. Você não precisa refletir exatamente os movimentos deles — suas inovações podem acabar melhorando a norma — mas estar ciente das melhores (e piores) práticas anteriores pode ajudá-lo a desenvolver um plano inicial e fazer escolhas conscientes sobre onde você gostaria de se desviar.
Tome uma ação (pequena).
Projetos ambíguos — porque não são claros — geralmente parecem enormes, então faz sentido que eles sejam frequentemente empurrados para o final da fila. Mascomo observou o professor de Stanford BJ Fogg, realizar até mesmo uma pequena ação cria um impulso positivo que facilita a conclusão de toda a tarefa (assim como usar fio dental em um dente faz você perceber que não é muito mais difícil usar fio dental em toda a boca, escrever um parágrafo de um relatório de progresso pode impulsioná-lo a finalizá-lo). Identificar uma tarefa que você pode realizar, mesmo que não seja a mais estratégica (como enviar um e-mail ou fixar o layout em um deck de apresentação), pode gerar disrupção na sua inércia e facilitar o retorno à tarefa no futuro.
Crie funções forçadas.
Se você está procrastinando, provavelmente está claro que a força de vontade por si só não será suficiente para motivá-lo (” Eu definitivamente vou fazer isso acontecer nesta quinta-feira”). Em vez disso, incorpore”funções de força ” para você mesmo, para garantir sua conformidade. Assim como contratar um personal trainer quase garante uma melhor conformidade com os exercícios (você já pagou pela sessão e seria rude colocá-lo na academia), você pode configurar mecanismos de responsabilidade para si mesmo, como agendar um check-in semanal com seu gerente ou um colega de confiança.
Você pode até mesmo escolhervirtualmente “cowork” com outras pessoas para se responsabilizarem por seu progresso em um determinado dia; os participantes anunciam em que trabalharão no início de uma sessão e relatam no final. Você também pode criar suas próprias “regras” para continuar avançando. No passado, quando eu cumpria o prazo, eu ocasionalmente me escondia em um café (de modo que estar com fome ou sede não era desculpa) e não me permitia sair até terminar.
Limite as distrações concorrentes.
Como humanos, nossas mentes estão programadas paraprocure doses de dopamina, incluindo a “emoção” de ler e responder às mensagens que chegam à nossa caixa de entrada e percorrer novas postagens nas redes sociais. Ninguém acha que isso é realmente produtivo, mas é terrivelmente difícil para a maioria de nós resistir. Mesmo que você tenha seguido as etapas acima para facilitar seu trabalho em um determinado projeto, ainda é fácil ser atraído, por isso é importante limitar proativamente as distrações que você enfrenta. Caso contrário, você sempre ficará tentado a escolher o toque rápido de riscar uma pequena tarefa (pedir seu sanduíche para o almoço ou verificar quantas solicitações de conexão do LinkedIn você recebeu), em vez de mergulhar em tarefas mais confusas (e mais amorfas) que sejam significativas.
Experimente para ver o que funciona para você; você pode tentar manter o telefone em outra sala, usar um software para limitar seu acesso a determinados sites ou até mesmo usar um computador que não esteja conectado à Internet para progredir em projetos de redação aprofundados.
É da natureza humana procrastinar, mas os riscos variam muito. Embora não seja ideal deixar sua caixa de entrada apodrecer ou atrasar o preenchimento de determinados formulários administrativos, pode ser devastador para suas metas futuras se você procrastinar continuamente em projetos que são importante, mas não urgente. Ao seguir essas estratégias para superar a procrastinação em tarefas ambíguas, mas essenciais, você pode se tornar um melhor pensador de longo prazo — e fazedor.
