Mesmo que as empresas recebam funcionários de volta aos locais de trabalho, as reuniões virtuais chegarão para ficar. Então, como podemos fazer com que elas passem de uma necessidade dolorosa a uma ferramenta produtiva?
Para mudar o status quo, os autores, tomando como base a literatura sobre mudança de comportamento, sugerem o uso de facilitadores de comportamento, artefatos e estímulos (BEANs) para tornar habituais os comportamentos desejados. Os facilitadores de comportamento ajudam diretamente as pessoas a seguir os comportamentos desejados (pense em listas de verificação). Artefatos e estímulos atuam como poderosos reforços indiretos (considere lembretes visuais ou gamificação).
Desde o início da pandemia, muitos de nós estamos grudados em nossos dispositivos, tentando tirar o melhor proveito da comunicação virtual. A mudança para o Zoom nos forçou a nos esforçar e criar novas soluções para manter as coisas interessantes — de apenasdominando o básico a métodos mais extravagantes, como ter umlhama de um santuário de animais participe da chamada. Mas, por melhor que seja ter uma lhama em uma reunião, como podemos sério resolver o problema de tornar as reuniões virtuais mais colaborativas e envolventes?
A virtualização do trabalho geralmente aumentou as horas que as pessoas passam sem parar e obscureceu os limites entre a vida e o trabalho. “Fadiga de vídeo”vem de muitos fatores, como a dificuldade de fazer contato visual real com os participantes da reunião (conhecido como “consciência do olhar”).Pesquisa da Microsoft mostra que a concentração começa a se desgastar cerca de 30 a 40 minutos em uma reunião e que o estresse começa a aumentar após cerca de duas horas de videoconferência. Esses problemas físicos alimentam os desafios estratégicos enfrentados por muitos executivos: engajar-se na solução criativa de problemas ou realizar discussões contenciosas, dadas as restrições das reuniões virtuais.
Mesmo que as empresas recebam funcionários de volta aos locais de trabalho, as reuniões virtuais chegarão para ficar. Então, como podemos fazer com que elas passem de uma necessidade dolorosa a uma ferramenta produtiva?
Ao longo de nosso trabalho (três de nós na consultoria de gestão Innosight, um de nós no DBS Bank), trabalhamos com grupos para encontrar soluções inovadoras para problemas de trabalho virtual e, recentemente, conduzimos umDebate no LinkedIn no grupo de discussão da Harvard Business Review para ideias novas e de crowdsourcing.
Nosso objetivo era ajudar outras pessoas a encontrar maneiras de melhorar as chamadas do Zoom, usando técnicas que usamos com empresas em todo o mundo para desenvolver suas capacidades de inovação, que também descrevemos em uma revista anterior.artigo e abordado com mais detalhes em nosso novolivro Coma, durma, inove.
A ideia básica é usar a literatura sobre mudança de comportamento e usar facilitadores de comportamento, artefatos e estímulos (nós os chamamos de BEANs) para tornar habituais os comportamentos desejados. Os facilitadores de comportamento ajudam diretamente as pessoas a seguir os comportamentos desejados (pense em listas de verificação). Artefatos e estímulos atuam como poderosos reforços indiretos (considere lembretes visuais ou gamificação).
O processo paraconstruir um BEAN melhorar as reuniões virtuais é simples e envolve três etapas.
Etapa um
Seja claro sobre o comportamento específico que você está tentando incentivar completando a declaração “Seria ótimo se nós…” Por exemplo, uma equipe de uma empresa que assessoramos decidiu que gostaria que todos os membros estivessem mentalmente presentes durante as reuniões virtuais, permitindo discussões vibrantes e soluções criativas de problemas.
Etapa dois
Identifique “bloqueadores comportamentais” ou as coisas que você está fazendo em vez de seguir o comportamento desejado. O prompt aqui é “Mas, em vez disso, nós…” O grupo de reunião virtual falou sobre como era a sensação de mentes coletivas vagando enquanto as reuniões continuavam, com pessoas se distraindo com e-mails, recorrendo a outras atividades ou simplesmente se afastando.
Identificar bloqueadores acionáveis tem alguma sutileza. É fácil dizer que você e outras pessoas não estão exibindo um comportamento desejável porque é difícil, ou que não há incentivos adequados, ou que as pessoas têm medo de fazer isso, mas você precisa se aprofundar.
- Seja o mais específico possível (“nossas mentes coletivas vagam e começamos a realizar várias tarefas ao mesmo tempo” versus “ficamos entediados”)
- Descreva ações, não sentimentos (“adiamos as decisões para a próxima reunião” versus “temos medo de tomar uma decisão”)
- Vá além do óbvio (“preenchemos as agendas de reuniões com tarefas de baixo valor que poderiam ser delegadas” versus “não temos tempo para discussões aprofundadas”)
- Faça perguntas como “Que comportamento mostra esse sentimento?” ou “Por que fazemos o que fazemos?”
Etapa 3
Crie um BEAN que ajude a incentivar o comportamento desejado e a superar o bloqueador identificado. A equipe da reunião virtual sugeriu a ideia de nomear um Zoom jester. Obviamente, os bufões desempenharam um papel no entretenimento dos convidados de um monarca, mas também desempenharam um papel importante e menos óbvio. Como “tolos” na sala, eles podiam falar a verdade ao poder, dizendo coisas difíceis que seriam difíceis para os outros articularem devido ao medo de represálias. Da mesma forma, o bufão do Zoom teria autoridade para dizer às pessoas quando elas estão monopolizando conversas ou vagando. A nomeação formal de um bufão e uma lista de verificação detalhando sua função serviriam como facilitadores de comportamento; um plano de fundo divertido do Zoom e um conjunto de “truques” de crowdsourcing para apimentar as reuniões funcionariam como artefatos e estímulos reforçadores.
| Comportamento desejado
(seria ótimo se nós…) | Bloqueador comportamental
(mas em vez disso nós…) | FEIJÃO
(então devemos…) |
| … promova o alinhamento que leva à ação por meio de discussões e debates sinceros. | … morda nossa língua, fale com especialistas no assunto e delegue. | … nomear um advogado do diabo em todas as reuniões, anotadas por um ícone de forquilha em seu plano de fundo virtual. |
| … crie um espaço aberto em reuniões para exploração não estruturada. | … têm o tempo de antena absorvido por longas histórias sobre o passado. | … dê um 22 e inclinação do elevador de piso onde as pessoas precisam fornecer atualizações cronometradas de um minuto sobre os principais tópicos. |
| … tome decisões, aja com coragem e seja orientado para a ação. | … são socialmente preguiçosos, pedem mais dados e delegam. | … criar um aplicativo de avaliação de decisão que permite que os participantes da reunião avaliem a qualidade da decisão tomada na reunião. |
| … compartilhe e discuta questões de forma transparente. | … fique em silêncio, pois compartilhar más notícias é um tabu. | … use um aplicativo simples para pegar o temperatura do vapor no início de cada reunião. |
| … poderia permanecer presente e engajado durante as reuniões. | … faça com que nossas mentes coletivas divaguem e começamos a realizar várias tarefas ao mesmo tempo. | … nomear um Zoom jester que pode proporcionar entretenimento e atrair monopolizadores e meandros de reuniões. |
| … aproveite nossa criatividade e faça um brainstorming de forma produtiva durante reuniões virtuais. | … entre no espaço de reuniões fragmentado e distraído e vá direto para o trabalho braçal. | … tenha um abertura a frio isso cria uma clara pausa nas últimas reuniões e estimula a criatividade usando coisas como uma tigela para cantar ou um gongo. |
| | | © HBR.org |
As reuniões virtuais podem ser colaborativas, envolventes e até, acredite ou não, divertidas. Dirija uma equipe BeanStorm (que é um brainstorming sobre BEANs) que se inspira nos BEANs que reunimos para desenvolver algo que se adapte aos comportamentos que você busca e aos bloqueadores comportamentais que você está tentando eliminar. Como qualquer coisa nova, é preciso um pouco de tentativa e erro antes de acertar, mas a recompensa vale a pena.
