As pessoas adoram e confiam nas listas de tarefas para os muitos benefícios que elas oferecem. Eles podem ajudá-lo a esclarecer o que precisa ser feito, priorizar seu trabalho e gerenciar seu tempo. Mas há muitos motivos pelos quais eles nem sempre funcionam.

• Primeiro, eles se baseiam em estimativas. Muitos de nós tendem a sobrecarregar nossa lista de tarefas porque somos pobres em estimar quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída. Em seguida, eles oferecem muitas opções. Pesquisas mostram que nosso cérebro só consegue lidar com cerca de sete opções antes de ficar sobrecarregado. Mas é provável que sua lista de tarefas tenha mais de sete tarefas. Por fim, o maior problema com as listas de tarefas é que, em vez de nos fazer sentir organizados e no controle das coisas, elas podem levar ao sentimento oposto: frustração e opressão.
• Quando você coloca algo em uma lista de tarefas, você está gravando isso e comprometendo seu futuro eu a fazê-lo. Mas a maioria de nós escolhe o caminho de menor resistência. Então, escolhemos coisas que podem parecer as mais rápidas e todo o resto se acumula. Uma maneira de lidar com isso é renomear sua lista de tarefas como uma lista de tarefas possíveis.
• Pesquisas mostram que valorizamos intrinsecamente as atividades que escolhemos fazer mais do que aquelas que nos sentimos obrigados a fazer. Isso ocorre porque ter autonomia e controle sobre nossas ações aumenta a motivação, enquanto obrigações e pressões a reduzem. Esse simples ato de renomear sua lista de tarefas como uma lista de tarefas pode mudar sua mentalidade. Isso lhe dá permissão para decidir quando e como lidar com essas tarefas e tarefas rotineiras incômodas.

Por vários anos, mantive duas listas de tarefas para trabalhar (uma simplesmente não era suficiente). Uma lista contém tarefas que exigem um trabalho profundo e focado e exigem uma boa quantidade de tempo. A outra lista é para tarefas rápidas e fáceis — coisas que não exigem muita inteligência. Mas como costumo evitar o trabalho administrativo, essa segunda lista se acumula rapidamente (assim como minha culpa por não riscar as coisas).

Pessoas, como eu, continuaramame e confie em listas de tarefas pelos muitos benefícios que eles oferecem. As listas de tarefas podem ajudá-lo a esclarecer o que precisa ser feito, priorizar seu trabalho e gerenciar seu tempo. No entanto, há muitos motivos pelos quais as listas de tarefas nem sempre funcionam:

• Eles se baseiam em estimativas: Muitos de nós tendem a sobrecarregar nossa lista de tarefas porque somos pobres em estimar quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída. Na verdade, somente17% das pessoas pode determinar com precisão quanto tempo algo levará. Consequentemente, ou acabamos escolhendo coisas que achamos que levarão menos tempo ou acabamos gastando muito tempo em uma tarefa, deixando o resto sem supervisão.  

• Eles oferecem muitas opções: Pesquisa mostra que nosso cérebro só consegue lidar com cerca de sete opções antes de ficar sobrecarregado. Mas é provável que sua lista de tarefas tenha mais de sete tarefas. O resultado? Acabamos optando por não escolher (procrastinação) ou acabamos insatisfeitos com nossa escolha.  

• Eles podem ser opressores: Um dos maiores problemas com as listas de tarefas é que, em vez de nos fazer sentir organizados e no controle das coisas, elas podem levar àsentimento oposto: frustração e opressão. Nossas listas de tarefas são intermináveis, na verdade. Assim que você marca um item, outra tarefa aparece magicamente. Isso leva a sentimentos de culpa (não trabalhei duro o suficiente) e, muitas vezes, a uma sensação de fracasso (não fiz o suficiente hoje).

Faça sua lista de tarefas trabalhar para você

John Zeratsky, que trabalhou na Google Ventures e co-escreveu os livros mais vendidos Arrancada e Arranje tempo, usou listas de tarefas durante grande parte de sua carreira. Ele até projetou alguns aplicativos personalizados de listas de tarefas. Ele colocava coisas em seu lista de tarefas e depois trabalhe diretamente a partir dela — porque se algo estava na lista, deve ser importante. Com o tempo, ele percebeu que havia tantos itens pequenos em sua lista de tarefas que estava ignorando os itens gerais. Então, ele criou uma nova maneira de conceituar sua lista de tarefas: renomeá-la como uma lista de tarefas possíveis!

“Quando se trata de coisas que tenho que fazer, eu as acompanho em uma lista de coisas que posso fazer. Na verdade, é uma lista de coisas que eu poderia fazer algum dia”, disse Zeratsky.no Como eu trabalho podcast . “Pode parecer uma distinção boba, mas, para mim, é uma importante mudança de perspectiva. Quando você coloca algo em uma lista de tarefas, você está gravando isso e comprometendo seu futuro eu a fazê-lo. Mas a maioria de nós escolhe o caminho de menor resistência. Então, escolhemos coisas que podem parecer as mais rápidas e todo o resto simplesmente se acumula.”

Pesquisas mostram que nósvalorizar intrinsecamente as atividades escolhemos fazer mais do que aqueles que nos sentimos obrigados a fazer. Isso ocorre porque ter autonomia e controle sobre nossas ações aumenta a motivação, enquanto obrigações e pressões a reduzem.

Em um estudo específico, essa ideia foi explorada mais detalhadamente. Os pesquisadores perguntaramparticipantes para imaginar visitando um supermercado com um amigo. Eles foram então instruídos a comprar seis produtos para essa pessoa. Três desses objetos poderiam ser escolhidos por si mesmos (uma caneca, chocolate e uma caneta) e seu amigo escolheria os outros três objetos (uma pequena estatueta, um doce e uma régua). Dois minutos depois, os participantes concluíram uma tarefa que avaliou sutilmente como se sentiam em relação a esses seis objetos. Os pesquisadores descobriram que as pessoas tinham uma probabilidade significativamente maior de valorizar os objetos que escolheram em vez dos objetos que seus amigos escolheram, devido à liberdade de escolha. Da mesma forma, quando sentimos que temos uma escolha sobre as tarefas que concluímos, em vez de nos sentirmos obrigados a concluí-las, isso leva a resultados mais positivos.

Na prática, depois de ter tarefas em sua lista de tarefas, você pode escolher intencionalmente qual delas precisa ser priorizada (a única grande coisa, como diz Zeratsky) e reservar um tempo em sua agenda para realizá-la. Em vez de ser instintivo e ter que escolher entre infinitas possibilidades na lista de tarefas, você pensou cuidadosamente em como passará seu tempo naquele dia.

O outro benefício que Zeratsky encontrou na lista de coisas que podem fazer é que ela eliminou a pressão diária de cuidar das pequenas coisas. Ele agora cria blocos de tempo administrativos em alguns dias, nos quais analisará sua lista de tarefas. Em vez de temer isso, ele começou a gostar desses dias porque isso significava que as tarefas menores e menos impactantes que antes assumiam seu trabalho diário podiam ser realizadas de uma só vez.

Esse simples ato de renomear sua lista de tarefas como uma lista de tarefas pode mudar sua mentalidade. Isso lhe dá permissão para decidir quando e como lidar com essas tarefas e tarefas rotineiras incômodas. Essa flexibilidade é psicologicamente libertadora e fortalecedora. Você deixa de se sentir obrigado a concluir tarefas e passa a percebê-las como escolhas. Essa pressão reduzida pode melhorar sua motivação e tornar a conclusão do trabalho, especialmente do tipo administrativo, mais agradável.