Saber quando e como dar feedback construtivo pode ser um grande desafio para novos gerentes. Mas existem maneiras de ter uma conversa que beneficiarão todos os envolvidos. Lembre-se dessas dicas.

  • Não atrase a conversa. Esperar para dar feedback negativo significa que seu funcionário levará mais tempo para melhorar — ele não pode fazer mudanças se não souber o que está fazendo de errado. E isso pode até causar reações negativas mais fortes ao feedback ou uma queda na autoestima de seus funcionários.
  • Em vez disso, o feedback construtivo deve ser fornecido regularmente e em um ambiente privado. Faça com que dar esse feedback seja uma parte consistente de suas conversas individuais.
  • Se dar feedback for difícil para você, tente ganhar coragem praticando com seus colegas próximos, amigos ou familiares. Essas situações de menor risco podem ajudá-lo a aumentar sua confiança.
  • Use o “feedforward” discutindo possibilidades de mudança e melhores resultados no futuro. Prepare-se para conversas de feedback criando um roteiro que comece com o motivo pelo qual você deseja iniciar a discussão, compartilhando um feedback positivo e, em seguida, discutindo sugestões de melhorias.
  • Lembre-se: dar feedback deve ser sobre o crescimento e o sucesso da outra pessoa, não sobre seu conforto. Fornecer feedback honesto no momento certo pode impactar profundamente a vida profissional e pessoal de uma pessoa.

Patrick ficou chocado. Ele trabalhou em sua empresa por seis anos e sempre recebeu críticas positivas. Mas tudo mudou quando ele conseguiu um novo gerente. De repente, ele estava recebendo feedback negativo a torto e a direito. Ele foi informado de que ele era desorganizado, ruim em gerenciar grandes projetos e que não tinha um comportamento profissional nas ligações. Até agora, Patrick achava que estaria pronto para uma promoção. Por que ele estava ouvindo tudo isso agora?

Se você esteve na mesma posição que Patrick, sabe como pode ser opressor e doloroso receber um feedback negativo surpresa. Você também sabe que, na maioria das vezes, situações como essa podem ser evitadas. Se o ex-chefe de Patrick tivesse sido mais honesto, Patrick poderia ter abordado muitas de suas áreas de desenvolvimento mais cedo. Mas, infelizmente, para a maioria dos gerentes, saber quando e como dar feedback construtivo é um grande desafio. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver liderando uma equipe pela primeira vez.

Como novo gerente, não se deixe tornar o tipo de chefe que (como o ex-chefe de Patrick) prepara seus funcionários para o fracasso ao reter críticas construtivas. No final, sua evitação será prejudicial para todos os envolvidos. É por isso que é tão importante enfrentar o desafio e iniciar conversas difíceis de feedback.

Aqui estão algumas dicas para você passar pelo processo.

Primeiro, entenda por que você não deve atrasar a conversa.

Se você é avesso a conflitos, pode ser difícil se motivar a ter conversas de feedback negativo com seus subordinados diretos, mesmo quando elas são extremamente necessárias. Mesmo assim, você não pode deixar que seus medos afetem o crescimento de seus funcionários. Veja por que você não deve esperar para dar um feedback construtivo à sua equipe.

1) O feedback negativo dá tempo para que seus subordinados diretos mudem.

Na sua cabeça, pode ser mais fácil adiar o feedback definitivo até uma avaliação de desempenho ou até que seu funcionário seja colocado em um plano de melhoria de desempenho (PIP). Mas esperar para dar feedback significa apenas que seu funcionário levará mais tempo para melhorar — ele não pode fazer mudanças se não souber o que está fazendo de errado. Além disso, esperar para integrar o feedback negativo em um PIP provavelmente não dará ao funcionário tempo suficiente para processar as informações e mudar antes de ser dispensado.Com um pé já fora da porta, isso pode até mesmo desmotivá-los a agir de acordo com seu feedback. É uma situação em que todos perdem, tanto para seu funcionário quanto para a organização.

2) Ter essas conversas regularmente pode mitigar fortes reações emocionais.

Pense nisso: você gosta de se surpreender com notícias negativas repentinas? Você está mantendo suas emoções sob controle nessas situações? Quando o feedback construtivo está atrasado,as emoções negativas comuns que vêm com essas conversas podem ser amplificadas. O indivíduo pode se sentir pego de surpresa, envergonhado, traído e até defensivo. Em vez de serem capazes de receber o feedback construtivo e fazer as mudanças que você sugeriu, eles podem simplesmente fechar.

3) Quando entregue com cuidado, o feedback negativo pode minimizar qualquer dano à autoestima de seu funcionário.

Sua identidade no trabalho geralmente desempenha um papel essencial em sua vida. Quando essa identidade é desafiada por um feedback negativo atrasado, isso pode afetar tudo ao seu redor, inclusive como você se vê.

Veja Patrick — ele achou que estava pronto para uma promoção, mas o feedback que recebeu provou o contrário. Alguém em sua posição provavelmentecomece a duvidar como resultado, eles se perguntam do que mais eles não estão cientes. Eles podem até se perguntar o que os outros estão pensando a portas fechadas ou se são realmente bons em alguma coisa.

Como dar feedback construtivo

Então, quando exatamente você deve dar um feedback construtivo e como fazer isso? A chave é ser consistente e fornecer feedback de uma forma que honre a pessoa à sua frente. As etapas a seguir também podem facilitar essas discussões para você.

1) Crie um processo.

Em vez de esperar para dar feedback, crie um sistema que o ajudará a fornecer feedback crítico a tempo. Conversas individuais são o momento ideal para dar feedback.

Agende reuniões regulares com seus subordinados diretos (semanais ou quinzenais) e faça do feedback uma parte consistente de suas discussões. Se estiver sempre na agenda, vocês dois saberão esperar e se preparar para isso. Você também pode manter uma lista contínua dos comentários positivos e negativos que recebeu de outras pessoas sobre seu subordinado direto e adicioná-la à conversa. Lembre-se de fornecer feedback construtivo sempre em um ambiente privado, nunca em público.

2) Reúna um pouco de coragem.

Mesmo que você se veja como uma pessoa corajosa, conversas difíceis exigem um tipo diferente de coragem — a coragem das palavras. Se ser direto e honesto não for fácil para você, experimente primeiro algumas situações de menor risco para aumentar sua coragem.

Tente dar feedback a um colega em quem você confia e sabe que apreciará a contribuição. Ou você pode praticar dar feedback a um amigo ou membro da família. Você pode até mesmo revelar a eles que está trabalhando para melhorar nessa área e perguntar como foi o feedback deles. Na maioria dos casos, você descobrirá que a pessoa e a situação se beneficiaram ao compartilhar como as coisas podem ser feitas melhor. Isso o ajudará a criar coragem para ter essas conversas críticas com seus subordinados diretos.

3) Concentre-se em “feedforward”.

O feedback é focado em ações passadas e coisas que deram errado. O passado está no passado e não pode ser mudado. “Feedforward” é uma evolução do feedback tradicional que se concentra no que pode ser feito no futuro. Durante sua conversa, tente se concentrar o máximo possível no “feedback” — discuta a possibilidade de mudança e melhores resultados no futuro. Como o “feedforward” aborda coisas que ainda não aconteceram, ele pode ser percebido como mais objetivo e impessoal.

Por exemplo, o feedback pode soar como: “Quero falar sobre sua apresentação hoje de manhã. Faltava imagens de dados e também faltava um posicionamento forte.” O feedback, por outro lado, pode soar como: “Com base em sua apresentação desta manhã, gostaria de falar com você sobre algumas maneiras pelas quais sua apresentação de slides poderia causar um impacto ainda maior na próxima vez. Por que você não tenta adicionar mais dados visuais e assumir uma posição mais forte o tempo todo?” Observe que o feedback se baseia mais em palavras negativas (“perdido”, “faltou”), enquanto o feedback se concentra mais nos resultados positivos de fazer uma mudança.

4) Tenha um roteiro e prepare-se.

Nossos cérebros são instrumentos poderosos, programados para nos proteger. Quando recebemos feedback construtivo, é natural que nosso cérebro o bloqueie para nos proteger de nos sentirmos magoados. Se você quiser que seus subordinados diretos realmente o ouçam, você deve ajudá-los a se sentirem seguros, fornecendo seu feedback com cuidado.

Para fazer isso, sempre inicie a conversa explicando por que você gostaria de dar feedback a essa pessoa. Reitere que você está ansioso para ajudá-los a crescer e que está do lado deles. Em seguida, compartilhe um feedback positivo — quais ações você gostaria que eles replicassem no futuro? Em seguida, compartilhe o feedback e expresse o que eles poderiam fazer melhor na próxima vez. Conclua a conversa perguntando o que eles fariam de diferente e ofereça sua ajuda.

Ter um roteiro para exatamente o que você gostaria de dizer pode facilitar um pouco a abordagem da conversa para você e seu subordinado direto. Aqui está um exemplo do que você pode dizer:

Oi Adam

Obrigado por reservar um tempo para conversar sobre a reunião com o cliente que tivemos esta manhã. Era importante para mim que tivéssemos tempo para conversar porque quero que você tenha sucesso e quero permitir que você faça seu melhor trabalho.

Você fez um excelente trabalho estabelecendo uma conexão rápida com o cliente – sua capacidade de construir relacionamentos fortes rapidamente faz de você um trunfo para essa equipe.

Da próxima vez, seria ótimo se você enviasse uma agenda com antecedência. Isso ajudaria todos nós a nos mantermos no caminho certo e a ter uma reunião produtiva. Você também deve coletar mais informações básicas sobre o setor e os desafios do cliente antes da reunião, para que possamos discutir adequadamente.

Que outras ideias você tem para nossa próxima reunião com clientes e como posso apoiá-lo?

Pratique a conversa em voz alta e faça alterações até que ela pareça clara e cuidadosa.

. . .

Ao passar por esse processo, é importante lembrar que dar feedback não é sobre você. Sempre deve ser sobre a outra pessoa. Você pode mudar fundamentalmente a vida profissional (e talvez pessoal) de uma pessoa se for honesto com ela no momento certo.

Um dos meus clientes finalmente reuniu coragem para dar um feedback difícil. Embora fosse difícil dar e ouvir, depois de alguma reflexão, a pessoa que a recebeu disse: “Eu gostaria que alguém tivesse me dito isso há 10 anos”. Você tem o poder de ser a pessoa que faz o bem no mundo hoje, não daqui a 10 anos.

 

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