Mejor dotación de personal para proyectos con tecnología social

Preguntarle a un colega: «¿Tiene ancho de banda para trabajar en este proyecto? », ha sido durante mucho tiempo un actividad misteriosa e incluso peligrosa en las organizaciones basadas en el conocimiento. Los calendarios, las entregas y el alcance de los proyectos pueden cambiar inesperadamente. Algunos colegas simplemente no puedo decir que no, incluso cuando ya tienen un exceso de suscripciones. Otros dicen automáticamente que no porque están esperando oportunidades más interesantes o que les permitan avanzar en sus carreras.

En resumen: evaluar el ancho de banda de un colega tradicionalmente ha requerido negociación, conjeturas y otros costes de «interacción de conocimientos» que perjudican al rendimiento, incluso si no se miden directamente en los sistemas financieros.

Las empresas no tienen que contentarse con estos enfoques, a menudo ad hoc. En nuestra investigación en la estrategia de redes sociales de los últimos tres años, nos hemos dado cuenta de que las redes sociales ofrecen enfoques prometedores para determinar la disponibilidad de un posible colaborador. Por ejemplo, nuestras conversaciones continuas centradas en la investigación con Booz Allen (especialmente Walton Smith, un director) muestran cómo se pueden utilizar las tecnologías sociales para ayudar a medir de manera eficiente el ancho de banda de un colega.

Las tecnologías sociales se pueden diseñar para difundir de forma visible la disponibilidad de los empleados. La plataforma de colaboración empresarial de Booz Allen se llama Hola, que es un «Facebook interno». Es una herramienta muy utilizada, en la que casi todos los 24 000 empleados de la empresa han iniciado sesión y en la que el 50% contribuye con contenido. Antes de Hello, los consultores solían confiar en su propia red personal, o en la red de sus gerentes, para conseguir personal para proyectos futuros. Por lo tanto, si alguien estaba bien conectado, tenía una ventaja sobre los demás que no tenían una red influyente.

Con Hello, los consultores pueden mostrar visualmente su disponibilidad ( capacidad horaria) para posibles proyectos, lo que hace que la dotación de personal de los proyectos sea un asunto más democrático (y menos ad hoc).

Esto ha supuesto mejoras significativas en la eficiencia y la eficacia de la dotación de personal de proyectos para la empresa.

La disponibilidad de los empleados se sitúa en un rico contexto social y personal. Quizás el principio de diseño más importante de Hello sea que el perfil del empleado es la pieza central de la plataforma. En otras palabras, toda la actividad de los empleados (redacción de blogs, participación en la comunidad y en los foros, publicación de marcadores, entradas en la wiki, etiquetas creadas, etc.) está estrechamente vinculada al perfil del empleado. Por lo tanto, el perfil representa una vista agregada y en tiempo real del empleado. Por ejemplo, si un consultor lee el blog de otro consultor, al hacer clic en el nombre del bloguero, el lector puede ver todas las áreas de especialización, intereses, documentos y actividades de ese bloguero.

El perfil de un empleado muestra sus proyectos e intereses laborales (por ejemplo, biografía, currículum, documentos y clientes principales), así como pasatiempos, intereses personales (por ejemplo, etiquetas personales) y asociaciones. El gráfico de la disponibilidad de un empleado aparece en toda esta información, lo que crea un contexto rico en datos para que los compañeros piensen no solo en la disponibilidad, sino también en la adecuación.

Hay un quid pro quo para mostrar la disponibilidad. A los consultores, especialmente a los más jóvenes, les puede resultar difícil conseguir personal para proyectos interesantes, aunque sean los más adecuados según su experiencia, simplemente porque no tienen forma de notificar a los directores de proyectos de contratación que estarán disponibles en, digamos, tres semanas. Con la alta rotación en la consultoría, especialmente con los recién llegados insatisfechos, este es un problema importante.

La función de disponibilidad de Hello ayuda a los consultores a buscar proyectos de clientes, ya que pueden mostrar su disponibilidad actual y futura para que todos la vean. Esto también ayuda a los directores de proyectos, ya que pueden buscar fácilmente por experiencia, proyectos anteriores y disponibilidad para encontrar a los mejores candidatos. Como el estado de disponibilidad de los consultores es muy variable debido a la dificultad de estimar los tiempos de finalización de los proyectos, esta función les permite controlar directamente su estado, que pueden actualizar en tiempo real.
¿Cómo le ayuda su organización a encontrar personas con talento que tienen ancho de banda y a trabajar con ellas?