Evite el correo electrónico de terror con un retraso de 2 minutos en el envío

La directora de marketing Grier estaba simplemente cansada de que sus colegas hicieran de expertos en su dominio. Cuando un diseñador le envió un correo electrónico preguntándole su elección de cotizaciones para un nuevo folleto de productos, se puso nerviosa.

«¡Qué tal si usted hace su trabajo y yo hago el mío!» volvió a escribir rápidamente y pulsó «enviar». Una fracción de segundo después, ojalá no lo hubiera hecho. Más vale que supiera que una dosis de circunspección la habría salvado del control de daños, ahora cara a cara, que tenía que ver con un colega ofendido.

¿Cuándo fue la última vez que envió un correo electrónico que segundos después desearía no haberlo hecho? ¿Quizás se ha olvidado de un archivo adjunto? Quizá se olvidó de revisar la ortografía o de eliminar la ruta electrónica situada debajo de su mensaje que tenía comentarios personales, demasiado personales. O simplemente tal vez, como la persona ficticia (pero realista) a la que llamo Grier, estaba irritado y ¿se dio cuenta de que debería haber dormido con su respuesta antes de dispararla?

Usted y su equipo

• Redacción empresarial

  No deje que las comunicaciones mal diseñadas lo detengan.

Por este tipo de razones, hace varios años decidí retrasar dos minutos todos los correos electrónicos de mi oficina. Ha venido a rescatarme muchas veces, lo que me permite ir a mi bandeja de salida y corregir imprecisiones; añadir el archivo de PowerPoint que se me olvidó adjuntar o volver a editar un mensaje confidencial para darle más matices. Me encantaría decir que empezar es fácil, pero si utiliza la versión de Outlook que yo uso, Outlook 2013, tendrá que navegar por un laberinto de clics y comandos. Vale la pena.

• Vaya a la pestaña «Inicio» y haga clic en el menú desplegable «Reglas»
• Elija «Gestionar reglas y alertas»
• En «Reglas de correo electrónico», elija «Nueva regla» y, en «Empezar con una regla en blanco», haga clic en «Aplicar la regla a los mensajes que envíe». Haga clic en «Siguiente» para que se muestren las condiciones. No necesita elegir ninguna de estas, simplemente haga clic de nuevo en «Siguiente».
• En el menú final (la página «Acciones»), active «Aplazar la entrega en _ minutos» y rellene los espacios en blanco. Elijo dos minutos, ¡porque a menudo me lleva un minuto darme cuenta de lo que he olvidado!
• Haga clic en «Siguiente» y rellene las excepciones a la nueva regla. A continuación, haga clic en «Siguiente» y «Finalizar» (no olvide este último paso o todos sus clics no servirán de nada).

(Para obtener información sobre las diferentes versiones de Outlook, visite: support.office.com y busque» Retrasar o programar el envío de mensajes.» Una advertencia: los usuarios afirman que no funciona en Outlook para Mac.)

Si usa Gmail, tiene suerte, ya que Google acaba de añadir la función «deshacer el envío», que es mucho más sencilla. Para habilitarlo:

• Vaya al pequeño icono de engranaje de la esquina superior derecha y seleccione «Configuración».
• Busque un tercio de la página para ver la sección «Deshacer el envío».
• Marque «Activar deshacer envío» y, a continuación, elija entre intervalos de 5, 10, 20 y 30 segundos de inenviabilidad. De nuevo, yo haría un intervalo más largo para que sus señales de alerta mentales tuvieran la oportunidad de ondear.
• Asegúrese de pulsar «Guardar cambios» en la parte inferior.

Tres paradas comunes

Evitar un pepinillo como el de Grier es una forma en que un envío retrasado puede salvarlo de sí mismo. Pero probablemente no sea el más común. Según mi experiencia, los tres principales rescates son de mensajes cruzados, créditos olvidados e ingratitud.

Los mensajes cruzados aparecen cuando se leen correos electrónicos desordenados y responden a una pregunta que un correo posterior ha dejado obsoleta. O cuando uno responde de manera eficiente a las pantallas llenas de correos electrónicos sin conexión durante un vuelo, solo para sincronizarse horas después y descubrir que los criterios cambiaron cuando estaba en algún lugar de Nebraska. Luego está el correo electrónico grupal, en el que las respuestas se cruzan en el éter y una contiene información que afecta a la otra.

La exclusión puede producirse, sin darse cuenta, en los mensajes que reconocen equipos de base amplia. Maldita sea, si uno no se da cuenta, segundos después de hacer clic en enviar, de que se olvidó de reconocer a la asociada de las redes sociales o al fundador de la empresa.

Mi salvada favorita es para no sonar desagradecido. No importa cuánto apreciemos los hombros sobre los que apoyamos, con demasiada frecuencia nuestros correos electrónicos van directamente a la tarea en cuestión. Justo cuando se van, nos damos cuenta de que pretendíamos abrir con agradecimiento y cerrar con aprecio. Afortunadamente, un retraso de dos minutos nos da una segunda oportunidad de hacerlo.

La desventaja

Ningún cambio carece de inconvenientes y hay al menos dos en lo que respecta a los envíos retrasados. Por un lado, en una reunión o en una conferencia telefónica, no puede hacer circular un documento de inmediato. En nuestra era de la gratificación instantánea, la gente se frustra esperando a que su correo electrónico acabe en su bandeja de entrada (¡aunque solo sean dos minutos!). Por otro lado, al responder al correo electrónico en los aviones hasta que la azafata llame para apagar los aparatos electrónicos, tiene que encontrar la forma de ahorrar unos minutos más de energía.

Pero estas quejas palidecen en comparación con las ventajas. En el mundo digital, todavía tenemos que pensar antes de hablar, pero con un envío retrasado, podemos repensarlo después de enviar correos electrónicos.