La mayoría de los consejos para reuniones se centran en cómo hacer que las reuniones sean más eficaces o en cómo reducir el número total de reuniones que tiene. Pero, ¿qué hay de cómo programar sus reuniones junto con otras tareas de trabajo para gestionar mejor su productividad? Una nueva investigación analiza esta cuestión y descubre que muchas personas cometen dos errores clave al organizar sus agendas: acumular demasiadas reuniones el mismo día o combinar reuniones intensas con otras tareas intensas. De hecho, ambas estrategias pueden disminuir su capacidad de recargar y reponer durante el día, lo que puede ir en detrimento de su trabajo. En cambio, este artículo ofrece nuevos consejos sobre cómo equilibrar el trabajo y las reuniones y sugiere preguntas que puede hacerse al planificar su día.

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Las reuniones siguen siendo un desafío frecuente para la mayoría de los trabajadores del conocimiento. Si bien los consejos habituales y las investigaciones previas suelen centrarse en hacer que las reuniones sean más eficaces o en reducir el tiempo que dedicamos a ellas, hay otro aspecto fundamental que rara vez se tiene en cuenta: la forma en que programamos y organizamos nuestras reuniones a diario. Sin embargo, programar puede ayudar o impedir nuestra energía y productividad en el trabajo y, por lo tanto, merece una mirada más cercana.

Ennuestra investigación, investigamos el impacto de la programación diaria de las reuniones de los trabajadores del conocimiento, incluida la forma en que ciertas estrategias pueden parecer inteligentes, pero que, de hecho, pueden agotar nuestra energía sin querer. Consideremos dos ejemplos.

Taylor, un especialista sénior en datos que dirige un equipo de analistas jóvenes, prevé dos reuniones en su calendario de los jueves: una con un enlace con los proveedores y otra con especialistas sénior de otros departamentos. Entonces se da cuenta de que también tiene que organizar algunas reuniones con sus analistas subalternos. ¿Debería incluir esas reuniones adicionales los jueves junto con las dos existentes, o debería programarlas para el viernes? Tiene la tentación de agrupar las reuniones los jueves para ahorrar tiempo y mantener su agenda de los viernes «limpia» y centrarse en su propia parte del informe del proyecto.

En otro contexto, Minli, una experimentada ingeniera de software y directora de un equipo de desarrollo, se enfrentará a dos próximas reuniones esta semana. El martes, tiene previsto presentar al comité estratégico una reunión crítica con posibles implicaciones para el presupuesto. Al día siguiente, se le asigna una sesión de orientación para nuevos pasantes, una tarea familiar y relativamente fácil. Además de estas reuniones, Minli también debe abordar su propio trabajo técnico en dos proyectos: uno que se enfrenta a importantes desafíos y el otro casi completo, que solo necesita unos toques finales. ¿Debería trabajar en el difícil proyecto el martes y encargarse del más fácil el miércoles, o invertir el plan? Minli se inclina por la primera opción. Al abordar los desafíos más exigentes el martes, tanto en sus reuniones como en su trabajo individual, anticipa un resto de semana menos estresante.

Los enfoques de Taylor y Minli son comunes: compactar las agendas de las reuniones para ahorrar tiempo o combinar las reuniones importantes con tareas individuales intensas el mismo día para terminarlas lo antes posible. Sin embargo, los resultados de nuestra investigación revelan que estas estrategias tienen sus propios inconvenientes, especialmente si se tiene en cuenta su impacto en la energía de la jornada laboral.

Realizamos dos estudios en los que hicimos un seguimiento de las actividades laborales diarias de más de 400 trabajadores del conocimiento a tiempo completo, algunos de empresas de tecnología y otros de diversos sectores relacionados con el trabajo intelectual. A lo largo de la semana laboral, se encuestó a los trabajadores a la mitad y al final de cada jornada laboral sobre sus reuniones, tareas individuales y otras actividades durante la mañana y la tarde, así como sus niveles de energía al final de cada período de medio día. Además, sus supervisores nos proporcionaron información sobre su desempeño laboral, incluidos el desempeño de las tareas y la creatividad.

Hicimos dos descubrimientos importantes. En primer lugar, lo que afecta a la energía de los trabajadores del conocimiento no es la cantidad de tiempo que dedican a las reuniones, sino la proporción relativa del tiempo de reunión en comparación con lo que dedican a tareas individuales. Descubrimos que, en un día determinado, cuanto más tiempo dedican los trabajadores del conocimiento a las reuniones en relación con sus propias tareas individuales, menos se dedican a pequeñas actividades de descanso (por ejemplo, un paseo corto, conversaciones informales, lecturas breves y divertidas) para recuperar energía durante ese día. La ausencia de esas actividades de descanso, que son cruciales para la reposición periódica, perjudica su energía durante la jornada laboral. La falta de energía, a su vez, tiene un impacto negativo en el desempeño de las tareas, la creatividad y la satisfacción laboral de los trabajadores del conocimiento en el trabajo.

Además, descubrimos que, cuando se estructuran adecuadamente, las reuniones y las tareas individuales pueden crear lo que denominamos un «efecto de complementariedad de presiones» durante la jornada laboral. Dos configuraciones complementarias (tareas individuales de alta presión acompañadas de una reunión de baja presión o, por el contrario, tareas individuales de baja presión acompañadas de una reunión de alta presión) pueden beneficiar la energía de una persona. Por ejemplo, un día en que una especialista en datos se ocupa rápidamente del papeleo de rutina, puede que encuentre una reunión de alto riesgo en la que presente una nueva iniciativa que le dé energía; por el contrario, en un día en que tiene problemas con un informe de alta presión, una reunión de información de baja presión sobre el sistema de TI de la empresa puede ofrecerle un respiro necesario para su energía. Hemos descubierto que este efecto complementario es más pronunciado cuando un trabajador del conocimiento aún no se ha dejado llevar por las exigencias del día, específicamente durante la mañana y no por la tarde.

Los resultados de estas investigaciones arrojan luz sobre cómo los enfoques de programación de Taylor y Minli podrían socavar inadvertidamente su energía diaria de trabajo, y también revelan vías para posibles mejoras. La decisión de Taylor de agrupar las reuniones en un solo día crea un desequilibrio sustancial en el tiempo entre las reuniones y el trabajo individual de ese día, lo que probablemente reduzca su participación en actividades de pausas breves que son cruciales para reponer energía. A pesar de su objetivo de optimizar su agenda, este enfoque puede provocar un agotamiento de la energía y una reducción del rendimiento. Una distribución más equilibrada de las reuniones y las tareas individuales a lo largo de los dos días podría aumentar su energía y eficacia.

En la situación de Minli, su plan de abordar un proyecto difícil y una reunión crítica tanto el martes podrían generar una presión indebida sin oportunidades suficientes de ayuda y restauración. Por el contrario, su miércoles, repleto de una reunión de baja presión y un proyecto más fácil, puede carecer de estímulos. Si, en cambio, Minli puede combinar las tareas individuales más exigentes con la reunión menos agotadora un día y viceversa el otro día, es más probable que mantenga su energía durante ambos días.

Así que, cuando se enfrente al desafío de programar su jornada laboral, especialmente organizar las reuniones junto con las tareas individuales, tenga en cuenta lo siguiente:

Céntrese en la proporción relativa del tiempo de reunión con respecto al tiempo de trabajo individual en un día específico, no solo en el total de horas dedicadas a las reuniones.

Un equilibrio razonable entre las reuniones y las tareas individuales permite hacer pausas esenciales y reponer energía a lo largo de la jornada laboral. Este enfoque requiere no sobrecargar un solo día con muchas reuniones, aunque a veces pueda parecer una estrategia para ahorrar tiempo. Gestionar la proporción del tiempo de reunión en relación con el trabajo individual a diario puede mejorar los niveles de energía en el trabajo y, por lo tanto, contribuir a mejorar el rendimiento, la creatividad y la satisfacción laboral.

Diseñe su jornada laboral para crear complementos entre las reuniones y las tareas individuales.

Reconozca las ventajas de combinar reuniones de alta presión con tareas individuales de baja presión, o viceversa. En lugar de agrupar las actividades del mismo nivel de presión en un solo período, distribuya las tareas y reuniones desafiantes en diferentes días o segmentos horarios del día. Este enfoque fomenta la complementariedad adecuada de las presiones, lo que mejora la energía de la jornada laboral para facilitar un mejor rendimiento.

Adopte un enfoque más holístico de la programación de la jornada laboral.

En lugar de incluir simplemente una reunión o una tarea individual en el calendario por su propia comodidad, tenga en cuenta las implicaciones más amplias para la estructura de su jornada laboral. Tenga en cuenta que una decisión de programación puede alterar el patrón de organización de su jornada laboral y, potencialmente, afectar a su energía y productividad.

Las siguientes preguntas pueden serle útiles en su proceso de planificación:

  • ¿Cómo afectará esta decisión de programación al equilibrio entre mis reuniones y el horario de trabajo individual de un día específico?
  • ¿Añadir esta reunión a este segmento específico del día reducirá demasiado mi tiempo de trabajo individual y sacrificará las pausas esenciales y la reposición?
  • ¿Esta agenda llevará a reuniones y tareas consecutivas de alta presión en un solo día? ¿Cómo se puede evitar eso?
  • ¿Hay algún momento mejor en mi agenda para organizar esta reunión o tarea, que facilite una combinación más eficaz de trabajo de alta y baja presión a lo largo del día?

Para los trabajadores del conocimiento, la gestión de las reuniones no consiste solo en aumentar la eficacia y la eficiencia del tiempo, sino que también exige un enfoque estratégico de la programación diaria. Esto significa tener en cuenta las reuniones diarias junto con las tareas individuales, tanto en términos de asignación del tiempo como de la presión que supondrán para usted. Tener en cuenta estos aspectos puede ayudarle a evitar las sutiles trampas de la programación y evitar pérdidas inesperadas de energía y productividad. De hecho, si adopta un enfoque más holístico de la programación de las reuniones, puede transformar la forma en que aborda su jornada laboral y llevar a una organización más equilibrada y fructífera de las responsabilidades diarias.