Conviértete en un maestro de la comunicación en el trabajo.

En el lugar de trabajo hay muchas personas diferentes: Directores generales, empleados subalternos, líderes, gerentes. Pero algo que les une a todos ellos es la comunicación.

Independientemente del papel que desempeñes en tu organización, es vital que te comuniques eficazmente con todos los que te rodean. Para los gerentes, eso significa forjar sólidos canales de comunicación con el personal que depende de ellos, pero también saber cómo hablar con las personas que ocupan los puestos más altos de la empresa.

Pero una buena comunicación no es sólo una cuestión de comunicación, sino también de comunicación.

Pero una buena comunicación es mucho más que practicar tus charlas frente al espejo. Se trata de saber a quién te diriges. Porque un comunicador verdaderamente eficaz adapta su estilo de comunicación a su audiencia.

Pero una buena comunicación es mucho más que practicar tus charlas delante de un espejo.

Y en este resumen vas a aprender a hacerlo.

En este resumen, descubrirás

  • la diferencia entre los pensadores inductivos y los deductivos;
  • la diferencia entre los pensadores inductivos y los deductivos
  • cómo enmarcar una conversación difícil;y
  • qué significa realmente validar a tu equipo
  • .

Los pensadores deductivos e inductivos se comunican de forma diferente y tú debes adaptarte a ellos.

¿Qué tipo de pensador eres? Aquí tienes una prueba rápida.

Tu compañero de trabajo se acerca y te habla de una cena familiar, en la que su suegra le dijo que debería empezar a hacer footing. Así que fue al centro comercial, le costó aparcar y visitó unas cuantas tiendas. Después de probarse varias, se compró un par de zapatillas blancas preciosas.

Va a estrenarlas esta tarde, pero se pregunta qué tiempo hará. Así que pregunta: “¿Crees que lloverá?”

¿Cómo te sientes? Si estás poniendo los ojos en blanco ante tanto detalle, eres un pensador deductivo. Pero si ves de dónde viene tu compañero de trabajo, tu tendencia es inductiva.

Pensador inductivo.

El mensaje clave aquí es: Los pensadores deductivos e inductivos se comunican de forma diferente, así que debes adaptarte.

En el ejemplo, tu compañero de trabajo es un pensador inductivo bastante extremo. Los pensadores inductivos necesitan contexto: le parecería mal preguntar: “¿Crees que lloverá?” sin explicar antes por qué lo pregunta. Un pensador inductivo más suave podría decir simplemente: “Oye, no quiero que se mojen mis zapatillas nuevas. ¿Crees que lloverá?”

Por otro lado, los pensadores deductivos prefieren los detalles sin rodeos: un pensador deductivo extremo podría simplemente mirarte y decir: “¿Lloverá?”. Puede que luego te proporcione el contexto, pero eso vendrá en segundo lugar.

Ningún tipo de pensamiento es superior, simplemente son diferentes. Los problemas sólo surgen cuando las personas no tienen en cuenta las tendencias de los demás. Así que, además de conocer tus propiastendencias, necesitas conocer las de tus colegas. Un buen gerente aprende las tendencias de su equipo, y se comunica con cada uno de ellos adecuadamente.

Lo mismo ocurre con las presentaciones. Supongamos que tienes que dar a elegir al consejo entre recortes y una nueva ronda de recaudación de fondos. ¿Cómo lo haces: directamente o amortiguando el golpe?

Depende de cómo piensen los miembros del consejo, aunque la mayoría de las personas del consejo tienden a pensar de forma deductiva. Así que lo mejor sería presentar el punto clave desde el principio, antes de dar marcha atrás y proporcionar el contexto que necesitan los pensadores inductivos.

Por supuesto, esto no es todo lo que se necesita para hacer una buena presentación. Siempre es vital ser sincero con tus oyentes sobre lo que les vas a contar, cuánto tiempo les va a llevar y por qué la presentación merecerá su tiempo. Ofrece también un resumen claro y práctico.

Pero un maestro de la comunicación siempre se adaptará a las tendencias inductivas o deductivas de su público. Porque comunicar no se trata sólo de ti: se trata de las personas con las que hablas.

Mantener un buen ethos es vital para la comunicación en el lugar de trabajo.

Imagina un bufete de abogados. Todo el mundo va vestido de traje, excepto un abogado. Él siempre lleva vaqueros y sandalias.

Es posible que este tipo sea el mejor abogado del bufete, el más creativo e imaginativo, y que su inusual aspecto sólo mejore su reputación de libre pensador. Pero ahora imagina que deja caer la pelota en un gran caso. De repente no parece tan inteligente ir vestido como un universitario. Y la gente empezará a interactuar con él de forma diferente.

Puesto de otro modo, su ethos ha cambiado. Ha perdido credibilidad, por lo que su capacidad para comunicarse con el resto del equipo se ha visto perjudicada.

La clave del éxito.

El mensaje clave aquí es: Mantener un buen ethos es vital para la comunicación en el lugar de trabajo.

El ethos, en pocas palabras, es la impresión que das a los que te rodean: tu nivel de credibilidad. Y como ha demostrado nuestro desaliñado amigo abogado, puede subir y bajar: es relativo a tu rendimiento. También cambia según el contexto. ¿Quién tiene más ethos, un director general o un empleado de soporte técnico? El director general, ¿no? Claro, hasta que se cae el Wi-Fi.

¿Qué hay de tu propio ethos? Tanto si eres consciente de ello como si no, ya tienes uno. Es vital que sepas cuál es, y puede que merezca la pena pedir a un compañero de trabajo de confianza que te diga cómo te percibe la gente. Pero la cuestión aún más importante es qué necesitas que sea tu ethos. ¿Qué ethos necesitas para alcanzar tus objetivos? Hasta que tu ethos no sea lo suficientemente fuerte, puede que te resulte difícil hacer avanzar tus ideas o motivar a tu personal.

Mantener tu ethos es vital en todo momento en el trabajo, y también lo es comprender el de los demás. Pero aquí tienes un ejemplo concreto de cuándo es especialmente importante: dar feedback.

La dinámica de poder siempre es difícil.

La dinámica de poder siempre es incómoda cuando das feedback a alguien a quien diriges, pero es vital para obtener resultados y desarrollar a tu personal. Dar feedback debería ser un hábito saludable y bien valorado.

Pero siempre tienes que tener la ética adecuada. Si eres demasiado afable e intentas dar tu opinión como si fueras un amigo, parecerá poco sincero. Para tu empleado no eres realmente así: eres la persona que le paga el sueldo. Por supuesto, tampoco quieres parecer demasiado formal. La clave está en ser respetuoso.

Si tu ética es correcta, el empleado responderá con respeto y consideración, y por muy crítico que hayas sido, su propia ética permanecerá intacta.

Motiva a tu equipo comprendiendo lo que mueve a cada persona.

Pongamos que tienes que terminar un proyecto en dos semanas. Pensabas que tenías un par de meses, pero las cosas han cambiado y el plazo se ha adelantado. ¿Cómo motivas a tu equipo para cumplir el nuevo objetivo?

Bueno, si es posible, debes tratarlos como individuos que son. Y eso significa dirigirse a cada uno de ellos de forma diferente, en función de sus propios factores de motivación.

A uno de los miembros de tu equipo, puede que sólo tengas que decirle: Creo en ti, eres la persona adecuada para esto. A otro, puede que tengas que ofrecerle un posible premio otorgado por el director general. Una tercera persona, por su parte, podría responder mejor si le ofreces un futuro puesto de liderazgo.

El mensaje clave aquí es: Motiva a tu equipo comprendiendo lo que hace vibrar a cada persona.

Hay tres cosas por las que las personas se sienten motivadas, y tres cosas por las que se sienten motivadas. Y debes enfocar cada casilla de esa matriz de 3×3 de una forma diferente.

Los factores que motivan a la gente son el ethos, la emoción y la lógica. Si te motiva el ethos, querrás parecer respetable ante tus colegas superiores: se trata de credibilidad. La emoción y la lógica hablan por sí solas: las personas emocionales rinden cuando están encendidas, mientras que las personas lógicas necesitan entender por qué.

Las personas están motivadas por el ethos, la emoción y la lógica.

La gente está motivada por el logro, el reconocimiento y el poder. Para los adictos a los logros, hacer el trabajo es la recompensa en sí misma, pero si el reconocimiento es su factor impulsor, necesitarán validación externa y aplausos. Las personas motivadas por el poder buscan puestos de liderazgo y responden bien a las ofertas de responsabilidad adicional.

Dado que estos factores varían tanto, debes desconfiar de un enfoque único de la motivación. Imagina que tu equipo asiste a una conferencia en Las Vegas. Podrías intentar motivarles ofreciendo 100 dólares en fichas de juego al mejor vendedor. Pero los miembros del equipo motivados por los logros podrían sentirse ofendidos por la idea de un soborno por un buen rendimiento.

Un ejemplo de cuándo pensar en la motivación es cuando delegas. Nunca pases el exceso de trabajo a los empleados subalternos sin más: piensa en lo que les motiva y preséntales el trabajo de forma que les resulte útil. Recompénsales también en consecuencia: una persona puede apreciar una nota de agradecimiento y un ramo de flores, pero otra puede necesitar -o incluso preferir- una simple inclinación de cabeza.

Un buen comunicador es un experto en enmarcar su mensaje.

Doug Ludwig no es un gerente de empresa, pero muchos podrían aprender de él. Es guía de una empresa de rafting en un río de Virginia Occidental, y cada día hasta ocho balsas de aficionados navegan por un tramo peligroso… bajo su vigilancia.

Doug Ludwig.

La comunicación, para Doug, es de vida o muerte. Cuando da su charla de seguridad, es fundamental que todo el mundo recuerde sus instrucciones.

Su truco consiste en hacer que todo el mundo recuerde sus instrucciones.

Su truco consiste en enmarcar bien la charla. Consigue que todo el mundo se emocione y proyecta una sensación de control. Pero también insinúa sutilmente los peligros. En lugar de llamarlo casco, por ejemplo, dice “cubo cerebral”, recordando a la gente por qué debe llevar casco en primer lugar.

Enmarcar un mensaje es tan sencillo como elegir las palabras adecuadas para describirlo. Pero el efecto del encuadre puede ser inmenso.

El mensaje clave aquí es: Un buen comunicador es un experto en enmarcar su mensaje.

Otra cosa que hace Doug para conseguir el encuadre adecuado es mantenerse flexible. Adoptará un tono cuando hable a un equipo de fútbol, y otro cuando se dirija a un grupo de una iglesia. Sabe que cada persona responderá mejor a una táctica de comunicación diferente.

Pongamos que hablas con un miembro del personal de la vieja escuela. Quieres hacer avanzar la parte digital de la empresa, que está infradotada. Lo que no debes hacer es acercarte a ella a grandes zancadas y decirle: “¡Webinars!”. – aunque sea una pensadora deductiva. Eso la asustará.

En lugar de eso, enmarca tu discurso con cuidado. Empieza diciendo que tienes una idea nueva que podría generar un gran número de clientes potenciales en comparación con los métodos existentes. Introduce el nuevo y audaz concepto sólo cuando le hayas explicado sus ventajas. Es mucho más probable que aprecie una idea nueva si se le presenta dentro de un marco que comprenda.

Asegúrate también de que tus reuniones estén bien enmarcadas. Una sola frase, dicha al principio, puede enmarcar toda la reunión de forma que todos se mantengan centrados y comprometidos. Encuadra aún más tu reunión aclarando qué tipo de conversación quieres mantener: hay distintos tipos de reuniones, desde debates, a tormentas de ideas, pasando por sesiones de suministro de información.

La buena estructuración también es importante.

Un buen encuadre no es todo lo que se necesita para dirigir una reunión. También tendrás que asegurarte de que todo el mundo tenga buenas oportunidades de contribuir. Recuerda que algunas personas -los pensadores externos– hablan mientras procesan la información, mientras que los pensadores internos necesitan un poco de silencio primero. Da también a los pensadores internos mucho tiempo y oportunidades para participar: no dejes siempre que dominen los pensadores externos.

Los mejores comunicadores son maestros de la validación.

Mike Phalen, ex presidente del negocio de endoscopia de Boston Scientific, se encontraba un día en Europa para asistir a una reunión mundial. Al pronunciar el discurso de apertura ante cientos de personas, vio a un gerente de ventas con el que se había reunido brevemente tres años antes. En aquella ocasión, el gerente -entonces aún bastante joven- le había causado una buena impresión. Pero el encuentro había sido breve.

Phalen lo recordaba, y ahora, en un importante discurso ante altos cargos de la empresa, señaló al gerente para felicitarle por su éxito. El gerente no se lo podía creer.

No es fácil estar al tanto de todo y de todos. Pero el efecto de acertar en la validación puede ser inmenso.

El mensaje clave aquí es: Los mejores comunicadores son maestros de la validación.

¿Por qué la gente necesita validación? Porque todo el mundo quiere saber que su trabajo importa y que tú lo valoras. La validación es afirmar el valor del trabajo de alguien y, por extensión, de esa persona también.

Pero cada miembro de tu equipo necesita la validación de una forma diferente. Como ya has oído, los trabajadores motivados por el reconocimiento probablemente necesitarán una validación más explícita que los que ansían el logro. Pero todos quieren sentirse vistos y escuchados. Quieren saber que les escuchas.

¿Cómo hacerlo? La validación puede ser tan sencilla como emplear una frase común, como “Buen trabajo”, siempre que emplees el tono adecuado para que no suene condescendiente. Añade un “porque” y completa la frase para demostrar que estás escuchando. Otra técnica es parafrasear: haz un resumen de lo que tu empleado acaba de decirte. No subestimes tampoco el poder del lenguaje corporal: una sonrisa bien colocada o un pulgar hacia arriba pueden llegar muy lejos.

Validar.

Validar no significa estar de acuerdo. Tienes que reconocer los sentimientos y puntos de vista de la otra persona, pero no necesariamente estar de acuerdo con lo que dice. Una vez más, todo es cuestión de encuadre: si tienes que decir que no, encuádralo de forma que siga sintiéndose valorado.

Validar no significa estar de acuerdo.

Validar es especialmente importante cuando la gente se pone a la defensiva. Esto ocurre a menudo en el trabajo: en el momento en que alguien se siente criticado, empieza a sentirse amenazado y se vuelve rígido e inflexible. Dejarán de escucharte, así que el truco está en escucharles bien.

Pregúntale a un empleado a la defensiva: “¿Qué necesitas?” o “Ayúdame a entender”. Deja que te muestren su propia perspectiva y valida cómo se sienten. Eso te da el marco perfecto para trabajar los problemas y encontrar una solución constructiva.

Añade color a tu voz para transmitir el mensaje que quieres decir.

Aquí tienes un pequeño ejercicio. A menos que te estén llevando a algún sitio en coche ahora mismo, di la palabra “Stop” con tu voz normal y corriente. ¿Cómo suena?

Ahora dila como si estuvieras observando a alguien que está a punto de cruzar corriendo una carretera muy transitada: su vida está en peligro. ¿Cómo cambia tu voz al gritar “Alto”?

Ya hemos hablado de enmarcar tu mensaje. Pero eso va más allá de elegir las palabras adecuadas. También tiene que ver con cómo las dices, con el color de tu voz.

La clave del mensaje está en el color de tu voz.

El mensaje clave aquí es: Añade color a tu voz para transmitir el mensaje que pretendes.

¿Cómo añadir color? El truco consiste en pensar en los cuatro jinetes de la comunicación. Son la velocidad, el volumen, el acento y la inflexión.

Y la clave de los cuatro es la variación. Cuando estés exponiendo un punto importante, reduce la velocidad. Si te diriges a un público más joven, considera la posibilidad de acelerar el ritmo. El volumen también debe mantener atentos a los oyentes: puede ser inmensamente eficaz hablar en voz baja a una gran multitud, si has conseguido captar su atención.

La tensión y la inflexión son los dos factores más importantes.

La acentuación y la inflexión pueden cambiar por completo el significado de lo que dices. Si no enfatizas la palabra adecuada, la gente puede perderse por completo lo que quieres decir. Y si inflexionas demasiado hacia arriba los finales de las frases, como si cada frase que dices fuera una pregunta, parecerás dubitativo. Profundiza en tu tono para proyectar una impresión de confianza.

Otro truco vocal útil es enfatizar tus plosivas. Son las consonantes duras: B, P, T, K, etc. Di tus plosivas con claridad para que parezca que realmente crees lo que dices. También hacen que lo que dices sea más claro, así que hazlo especialmente si estás hablando por teléfono o en una reunión virtual. Puedes practicar tus plosivas en una frase tan sencilla como “¡Gran trabajo!”

Escucha también el tono de los demás, no sólo el tuyo. Tomemos, por ejemplo, una entrevista de trabajo. Seguro que el candidato está nervioso, pero ¿cómo habla? ¿Qué actitud proyecta a través de su voz, y encajará con la cultura de tu empresa?

En general, a la hora de contratar, no subestimes la importancia de una buena comunicación. Puede que una candidata tenga el currículum perfecto para tu equipo, pero si es una pensadora deductiva que se uniría a un equipo fuertemente inductivo, puede que no encaje bien después de todo.

La comunicación es una habilidad difícil pero vital para el lugar de trabajo.

La Escuela de Negocios de Harvard solía incluir la comunicación en su programa de MBA, pero ya no lo hace. Pero eso no significa que no la enseñen.

De hecho, ocurre lo contrario. Hoy en día, cada clase es una lección de comunicación. A los alumnos se les califica por su participación en clase: la forma en que escuchan, hablan y debaten. Para hacer todo eso bien, se necesitan las mejores habilidades comunicativas. La comunicación es la base de todo el curso. Así de importante es.

El mensaje clave aquí es: La comunicación es una habilidad difícil que es vital para el lugar de trabajo.

Tu organización probablemente tenga una estrategia para cosas como el marketing, la gestión del talento y las ventas. Sin embargo, ¿tiene una estrategia de comunicación?

Tal vez debería. Toda empresa debería aspirar a fomentar una cultura de la comunicación. Eso podría significar adoptar un enfoque al estilo de Harvard e integrar la comunicación en todo lo demás. O podría significar aprovechar las oportunidades para hablar explícitamente de comunicación.

Esto es más parecido a lo que ocurre en Google, donde los empleados pueden aprender sobre comunicación a través de cursos especialmente diseñados y grupos de NETWORKING. Su enfoque basado en los datos también ayuda. Se anima a la gente a participar en debates abiertos todo el tiempo, pero siempre con datos que respalden lo que dicen. De este modo, todas las opiniones parten de una base sólida.

De cualquier forma que lo hagas, asegúrate de que tu organización y tus empleados comprenden lo importante que es comunicarse adecuadamente.

Esto sigue siendo importante a medida que avanzamos hacia un modelo de trabajo híbrido en el que el tiempo de trabajo se reparte entre la oficina y nuestros hogares. Las reuniones virtuales requieren un estilo de comunicación diferente, pero no por ello inferior. Sigue pensando detenidamente en cómo apareces ante tus compañeros de trabajo, cuándo intervienes y cuándo no, y qué ética tienes en pantalla.

Piensa en la microcomunicación.

Piensa también en las microinteracciones: si tu equipo trabaja a distancia, ya no podrán tener esos pequeños pero significativos momentos de unión justo antes o después de una reunión, o en el comedor o en el pasillo. Tenlo en cuenta y procura crear oportunidades para que la gente se relaje en compañía de los demás online. Empieza las reuniones unos minutos antes para que la gente pueda mantener una conversación informal al principio. Utiliza salas de descanso para mezclar las cosas. Continúa con los mensajes: un chat de grupo puede convertirse en el nuevo enfriador de agua.

No dejes que una nueva forma de trabajar signifique que la buena comunicación pase a un segundo plano. Es demasiado importante para eso.

Conclusiones

El mensaje clave de estos resúmenes es que:

La comunicación es una habilidad vital que hay que aportar al lugar de trabajo, tanto si diriges a empleados como si informas a tu jefe. Un maestro de la comunicación adaptará su método de comunicación en función de la tendencia y motivación del oyente, proporcionará validación cuando sea necesaria y enmarcará sus mensajes de forma flexible y eficaz. La creación de una cultura de la comunicación es esencial para que los lugares de trabajo funcionen bien.

Y aquí tienes un ejemplo.

Y aquí van algunos Consejos Accionables más:

Averigua lo bueno que eres enmarcando.

Si estás enmarcando tus reuniones individuales de la manera correcta, estarás desplegando un conjunto particular de palabras y frases que comunican poderosamente tu mensaje. Pero, ¿está llegando ese mensaje? Para saber si tu estrategia de comunicación funciona, escucha atentamente cómo te responden. Si empiezan a captar el vocabulario que has estado utilizando, sabrás que tu encuadre está teniendo el efecto deseado.

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