Domine el arte de la comunicación asincrónica

Como alguien nuevo en la fuerza laboral, está desarrollando su carrera en un un entorno empresarial más global que las generaciones anteriores. Con el aumento del trabajo a distancia, el número de estadounidenses contratados por empresas internacionales creció un 62% el año pasado. Las empresas estadounidenses también están progresando contratación personal internacional. El número de empleados que colaboran en diferentes zonas horarias está aumentando.

Si bien este turno tiene abrió nuevas oportunidades, también ha introducido nuevos desafíos. Si acepta un puesto en un equipo global, especialmente en un entorno híbrido o totalmente remoto, no debe esperar trabajar las mismas horas que todos sus compañeros. Como resultado, tendrá que aprender una habilidad cada vez más importante: la comunicación empresarial asincrónica.

A lo largo de mi carrera, he dirigido equipos y organizaciones globales y he contratado a jóvenes profesionales en casi 60 países. A través de este trabajo, he aprendido algunas prácticas clave que pueden ayudar a cualquiera a desarrollar esta habilidad. Según mi experiencia, esto es lo que necesita saber para dominar el arte de la comunicación asincrónica.

Familiarícese con los recursos de la empresa.

Cuando se une a una organización por primera vez, seguro que tendrá muchas preguntas sobre cómo funcionan las cosas y qué se espera de usted en su puesto. Es probable que reciba alguna incorporación inicial, incluidas algunas conversaciones individuales en directo con su gerente. Dicho esto, cuando su equipo colabore en diferentes zonas horarias, tendrá que aprender rápidamente a prosperar en un entorno asincrónico.

Si está acostumbrado a trabajar las mismas horas que los miembros de su equipo, puede que descubra que el trabajo asincrónico requiere más autonomía. Tendrá que ser experto en la búsqueda de información y orientación sin ponerse en contacto con sus compañeros durante sus horas libres.

Por ejemplo, supongamos que trabaja en un equipo de ventas internacional y está intentando encontrar la mejor manera de responder a la duda de un cliente. Su tendencia natural es probablemente pedir orientación a un compañero de trabajo con más experiencia. Pero en el mundo de la comunicación asincrónica, puede que esto no sea posible y, a menudo, hay una forma mejor.

Cada vez más, las empresas utilizan los sistemas internos como repositorios de la información que necesitan sus empleados. En mi organización utilizamos un sistema tipo Wiki, HeroickB. Todos los miembros del personal se suman y describen los desafíos a los que se han enfrentado y cómo los han resuelto. Otros miembros del equipo pueden añadir a estas mismas publicaciones, ofreciendo sus ideas. Las herramientas de inteligencia artificial ayudan a clasificar y ordenar automáticamente el contenido. Cuando alguien busca una solución a un problema, puede buscar en este sistema y encontrar respuestas.

Si su organización emplea a un equipo grande y global, es probable que tenga una intranet con recursos de información disponibles. Pregúntele a su gerente sobre esto durante sus conversaciones iniciales y familiarícese con las herramientas que menciona. La intranet de su empresa debe ser el primer lugar en el que busque para solucionar un problema laboral que no sea urgente.

Consejo profesional:

Las herramientas internas de intercambio de información van en ambos sentidos. Si puede contribuir a los recursos de su empresa, comparta sus ideas cuando encuentre una solución a un problema, con el resumen más sencillo posible.

Guarde sus preguntas.

Inevitablemente, habrá momentos en los que no encontrará las respuestas que necesita y tendrá una buena razón para ponerse en contacto con los gerentes o colegas. En lugar de sacar una nota a toda velocidad cada vez que se encuentre con un bache, mantenga una lista actualizada de sus preguntas en un documento aparte y agréguela a lo largo de la jornada laboral. Al final del día, vuelva a revisar la lista. Compruebe si todavía tiene que hacer todas las preguntas. (Puede que haya podido solucionar algunos problemas por su cuenta.)

A continuación, prepare mensajes breves para las personas que espera que tengan las respuestas. Por ejemplo, puede escribir a su director de ventas: «El cliente X quería saber cuándo estará disponible nuestro nuevo prototipo. No vi ninguna guía sobre qué decir a las personas ajenas a la empresa en nuestra intranet. ¿Podría enviarme alguna? Muchas gracias por la ayuda». O haga su pregunta en formato de vídeo. En mi empresa, utilizamos aplicaciones para grabar pantallas, como Droplr y Loom, para que los miembros de nuestro equipo puedan crear fácilmente mensajes de vídeo que muestren exactamente lo que están intentando averiguar.

Programe sus mensajes para que se envíen durante el siguiente día hábil del destinatario. Mi equipo utiliza las funciones de programación integradas en aplicaciones como Slack y Gmail para garantizar que los mensajes se envían en el momento adecuado. Muchos programas incluyen avisos que le indican cuándo empezará la jornada laboral de su colega.

Consejo profesional:

Envíe las preguntas únicamente a las personas a las que espera responder. No copie a todo el mundo en un correo electrónico grande, ya que eso podría llevar a muchas «respuestas» y llenar rápidamente cualquier bandeja de entrada.

Envíe un mensaje de traspaso al cerrar la sesión.

Si trabaja en estrecha colaboración con un compañero o gerente que inicia sesión después de que usted cierre sesión, tendrá que entender dónde lo dejó con las tareas de trabajo compartidas para poder empezar el día sin problemas. Esto significa que tendrá que aprender a transmitir la información de la manera más clara posible.

Si normalmente se lo pasa a la misma persona, pregúntele qué tipo de mensajes serían más útiles. Y si alguien lo pasa, dígale a esa persona lo que es mejor para usted.

Por ejemplo, siguiendo con nuestro primer ejemplo, podría determinar que lo más útil es darle a su colega una lista de los clientes cuyos problemas no se han resuelto y la información que siguen esperando. O puede proporcionar información cronológica para el siguiente turno, como: «A las 9:45 de la mañana, hora local, lo necesitan en una llamada de ventas con Sídney. A la 1 p. m., hora local, nuestro equipo de Tokio necesita información actualizada sobre el cliente X.»

Consejo profesional:

Como ocurre con cualquier habilidad nueva, es importante aprender de quienes sobresalen. Tómese su tiempo para examinar los tipos de mensajes (escritos, de audio o vídeo) que los gerentes y los líderes se dejan unos a otros. Estudie su estilo, brevedad y claridad. Esto le dará una idea de lo que su organización espera y qué debe emular.

Busque una mejora.

Por último, recuerde pedir su opinión. Una gran parte del aprendizaje consiste en aceptar que mejorará con el tiempo. Con cualquier forma de comunicación asincrónica que envíe, termine el mensaje con un eslogan como: «¿Ha quedado claro este mensaje? Dígame cómo puedo mejorar a medida que me esfuerzo para ofrecer la mejor comunicación posible».

Declaraciones como esa muestran su compromiso con un trabajo excelente y con una cultura empresarial positiva.

Consejo profesional:

Sea amable y paciente consigo mismo a medida que desarrolla esta habilidad. Si bien puede resultar difícil al principio, con el tiempo se convertirá en algo natural.

Ser un gran comunicador asincrónico hará que sea más capaz de contratarlo en otros empleadores. De hecho, cuando contrato nuevos empleados, suelo poner a prueba esta habilidad realizando primero entrevistas de texto. Hago ciertas preguntas y presento escenarios para que el candidato pueda explicar por escrito cómo manejaría la situación.

Cuanto más haga para mejorar su capacidad de comunicación entre países y zonas horarias, más sólida será su carrera (y su candidatura para futuros puestos).