Haga que las reuniones funcionen: luche contra el PowerPoint

¡Sobrecarga de PowerPoint! ¡Fiestas de siesta de ciento veinte minutos! ¡Conclusiones no concluyentes! Todos sabemos cómo las reuniones pueden ir mal. En este quinto de una serie de publicaciones sobre productividad personal, Bob Pozen, presidente emérito de MFS Investment Management y profesor titular de la Escuela de Negocios de Harvard, cuenta a HBR Justin Fox cómo estructurar las reuniones que no hagan perder el tiempo a nadie.

JF: ¿Cuáles son sus normas para las reuniones?

En primer lugar, casi todas las reuniones se pueden completar en una hora o 90 minutos como máximo. A los 90 minutos, la gente se apaga, se cansa y deja de prestar atención. Si intenta extender una reunión más de 90 minutos, la rentabilidad decreciente es asombrosa.

En segundo lugar, debería hacer que le entreguen el material de la reunión el día anterior o la noche anterior por correo electrónico. Todos los materiales deben tener un resumen ejecutivo de una página y se debe suponer que todos han leído al menos el resumen antes de que comience la reunión.

Hay muchas reuniones en las que los presentadores se quedan con 20 o 30 diapositivas de PowerPoint. Pero ya han enviado el material con antelación a los participantes, así que es una terrible pérdida de tiempo. En mi opinión, el presentador debería hacer una introducción de cinco o 10 minutos para preparar el escenario y preparar las preguntas clave, y dejar el resto del tiempo para el debate y la formulación de un plan de acción.

JF: Si alguien viene con una presentación de PowerPoint, ¿simplemente diga: «Mire, ya me ha regalado esas diapositivas, así que no quiero ver estos PowerPoints?»

Por lo general, los dejo continuar un rato para ver si es solo una introducción. Pero si comienzan a volar zumbando, yo diría: «Mire, ya nos ha dado este material, que todos hemos leído. Y hay un análisis realmente excelente en este material. Veamos si puede centrarnos en los puntos clave que debemos analizar y decidir».

JF: ¿Cuál es su estrategia a la hora de estructurar una reunión?

Hay dos estilos típicos de dirigir las reuniones, y ambos son problemáticos. Uno es el líder muy abierto que dice: «Vale, tengamos las ideas de todos sobre lo que debemos hacer». Pero ese líder no ha dado ninguna estructura a la conversación, por lo que los participantes pueden perder mucho tiempo. El otro tipo de líder es autoritario. Él o ella dice: «Esta es mi opinión sobre hacia dónde debe dirigirse este proyecto. Y estas son las medidas que creo que debemos tomar». Entonces es probable que los participantes tengan miedo de decir que todo este plan no tiene sentido.

Utilizo un tercer enfoque, que podría denominarse presunción refutable. Está diseñado para centrar el debate y fomentar el debate. Podría decir: «Esta es la zona en la que realmente necesitamos hacer algo. Pero es un área difícil y hay varias formas de abordar los problemas. Ahora bien, esta es mi visión provisional del camino que debemos tomar, pero podría equivocarme. Quiero que no dude en estar en desacuerdo y ofrecer alternativas». Y luego tiene que estar dispuesto a descartar o modificar su plan si a alguien se le ocurre uno mejor.

Si a alguien se le ocurre una idea realmente nueva en una reunión, la acepto con entusiasmo. ¿Cuántas veces escucha una idea totalmente innovadora? Si adopta nuevas ideas, atraerá a personas creativas para que trabajen para usted, porque verán que usted valora mucho las contribuciones innovadoras.

JF: ¿Tiene alguna forma particular de cerrar las reuniones?

Al final de una reunión, siempre me pregunto: «¿A dónde vamos a ir desde ahora? ¿Cuáles son las tareas pendientes, quién las va a hacer y cuándo se entregarán?» Quiero que los participantes en la reunión se pongan de acuerdo sobre un conjunto de resultados y que fijen su propio calendario. Entonces tendrán una participación en la propiedad en el seguimiento, en lugar de seguir mis instrucciones. Y a menudo eligen un calendario más agresivo del que me atrevería a sugerir.

Actualización: Pozen responde a una pregunta sobre las teleconferencias en los comentarios de abajo.

Las publicaciones anteriores de esta serie estaban en rutina diaria, lectura rápida, escritura rápida, y priorización.