Aprende a liberar más tiempo para ti volviéndote súper eficiente.
Todos desearíamos tener más tiempo para dedicarlo a las cosas que nos gusta hacer, ya sea pasar más tiempo con nuestra familia o dedicarnos a nuestras aficiones. Pero, aunque realmente lo deseemos, el tiempo es algo de lo que nunca parecemos tener suficiente.
Aquí es donde entran en juego estos resúmenes. En estos resúmenes, vamos a mostrarte cómo puedes encontrar tiempo en tu agenda y espacio en tu cerebro para dedicar la mayor parte de tu tiempo a hacer lo que quieres hacer. Basaremos estos consejos en tres objetivos centrales: Optimizar, Automatizar y Outsource. Centrándote en cada uno de ellos, desencadenarás oleadas de eficiencia en todo lo que hagas, desde organizar tus finanzas hasta mantener tu salud.
Haz un seguimiento de tu vida para saber dónde puedes empezar a ahorrar tiempo.
¿Conoces la regla del 80-20? Si no, aquí tienes un resumen. La regla 80/20 afirma que el 80 por ciento de lo que consigues es el resultado de sólo el 20 por ciento de todo tu tiempo y energía. Y esta regla se aplica a casi todo lo que haces, incluidos tus estudios, tu trabajo y tus rutinas de ejercicio.
Como sugiere la regla, deberías dedicar la mayor parte de tu atención a este 20% vital. Pero, ¿cómo saber en qué 20 por ciento del tiempo y de las tareas debes centrarte?
Tienes que empezar a hacer un seguimiento. Si haces un seguimiento de tu trabajo y de tu tiempo, te harás una buena idea de dónde se está empleando bien y dónde no.
¡Ahora, esto suena muy bien! Pero, ¿quién tiene tiempo para vivir su apretada agenda y observarla al mismo tiempo? Por suerte, hay algunos recursos que pueden hacer que el seguimiento de tu tiempo sea mucho más fácil.
En primer lugar, está RescueTime. Es un programa que controla lo que haces realmente en tu ordenador durante todo el día. Si lo utilizas, podrás detectar qué sitios web o aplicaciones te están robando el día. RescueTime te ayudará a bloquear su acceso. Problema resuelto
RescueTime es una forma estupenda de controlar tu productividad. Pero, ¿y si también quieres controlar tu salud?
Una buena forma de controlar tu salud es volver a lo básico con un diario de papel de la vieja escuela. En tu diario, anota todo lo que comas durante el día. Además, puedes hacerte con un podómetro o un reloj inteligente para contar todos los pasos que das, y también deberías hacer un esfuerzo por pesarte cada día. Puede parecer mucho, pero cuanto más sepas sobre tu salud cada día, antes podrás mejorarla.
Cuando hayas hecho un seguimiento de tu vida, y te hayas hecho una idea de dónde empleas tu tiempo sabiamente y dónde lo malgastas, habrá llegado el momento de optimizarlo. Pero, ¿cómo lo haces? ¿Cómo elaboras una rutina diaria que funcione? Bueno, deberías pensar en ello como optimizar tus procesos. Si quieres un modelo a seguir, fíjate en IKEA. Cada producto IKEA viene con manuales de instrucciones muy optimizados para montar cada producto, ya sea una mesa de centro o una lámpara geométrica. Estas instrucciones se han reducido a su esencia: unos pocos pasos fáciles de seguir, independientemente del idioma.
Afronta tu vida como IKEA afronta sus manuales. Sea cual sea la tarea, ya sea escribir correos electrónicos u organizar reuniones, debes minimizar el alboroto y realizarla en el menor número de pasos posible.
Crea un cerebro externo para ahorrar un valioso espacio en el tuyo propio.
A todos nos gusta pensar que somos grandes multitareas con una memoria brillante. Pero no es así. En realidad, la mayoría de nosotros no tenemos espacio suficiente en la mente para hacer malabarismos con toda la información que debemos tener en cuenta. Lo que todos necesitamos es un cerebro extra. Pero esto es imposible, ¿verdad?
¡No! No es imposible en absoluto. Un cerebro extra está al alcance de todos.
Han surgido varias herramientas nuevas para ayudarnos a recordar todas las fechas y detalles que necesitamos. Evernote, por ejemplo, es una app para tomar notas de todo tipo: textuales o pictóricas, dibujadas a mano o basadas en la web. Además, es gratuita y no tiene límite de almacenamiento. En este momento, el autor tiene unas 4.000 notas en su Evernote
Puedes considerar Evernote simplemente como una copia de seguridad de tu cerebro. Los neurocientíficos han demostrado incluso que Evernote organiza la información de forma muy similar al cerebro humano, enlazando pensamientos similares en redes complejas e interconectadas.
Otra táctica para controlar todas tus tareas es encontrar tu propio asistente virtual. Hoy en día, puedes contratar a una o varias personas y delegarles tareas online. A grandes rasgos, existen dos tipos de asistentes virtuales: bajo demanda y dedicados.
Un servicio de asistente a la carta consiste en un grupo de asistentes. Digamos que tienes una tarea que hacer, como corregir un documento o mejorar una presentación de PowerPoint. Lo hará quien esté disponible en el pool. Por 25 $ al mes, una empresa llamada Fancy Hands te permite obtener asistencia para un máximo de cinco tareas. Por 95 $, puedes solicitar asistencia con una cantidad ilimitada de tareas al mes.
Los asistentes dedicados, por otro lado, harán todas tus tareas personalmente. Esto significa que hay una relación más estrecha; llegarán a conocerte y, con el tiempo, se encargarán de tareas más difíciles. Por sólo un par de cientos de dólares al mes, Chatterboss te proporciona un asistente dedicado durante varias horas al mes.
¿Por qué no les echas un vistazo y empiezas a ahorrar tiempo y espacio en tu cerebro?
Personaliza para ahorrar tiempo y dinero!
Imaginemos que tienes una idea genial para la estantería perfecta para tu dormitorio. Sabes que tendrás que construirla tú mismo, lo que significa comprar los materiales, pedir prestadas las herramientas y pasar horas preparando y limpiando. Parece todo un proyecto. Ojalá hubiera una forma más fácil y menos cara.
Pues la hay: La impresión en 3D.
La impresión en 3D te permite crear fácilmente tus propios productos personalizados
Por ejemplo, Shapeways. Es un sitio en el que simplemente subes un modelo en 3D, y ellos lo imprimen por ti.
Por ejemplo, cuando el autor quiso crear un soporte personalizado para montar su nuevo MacMini en la pared, hizo un simple boceto de la idea y utilizó la plataforma de subcontratación online Fiverr para encontrar a alguien que pudiera hacer un modelo 3D completo del mismo. A continuación, envió el modelo a Shapeways y, una semana más tarde, el soporte completo le esperaba en su buzón.
Si esto te parece bien, no lo dudes.
Si eso te parece un éxito, escucha esto: a continuación utilizó la plataforma de comercio electrónico Shapeways para vender su soporte MacMini. Ganó 400 dólares vendiendo seis de ellos.
Pero eso no es todo. La personalización no sólo te ahorrará y te hará ganar dinero, sino que también te proporcionará más tiempo libre.
Puedes personalizar tu Mac y tu MacMini.
Considera Vitaminas a la carta. Vitaminas a la carta es un servicio que recoge todos los medicamentos y suplementos que necesitas y luego los organiza en paquetes separados para cada día. Significa que puedes despedirte de cargar la maleta de vacaciones con tus frascos de pastillas mientras te preocupas de si los tienes todos. En lugar de eso, coge el número de paquetes que necesites y sal por la puerta.
¿Quieres otro ejemplo? Piensa en la ardua tarea de encontrar un traje que te quede bien. Si quieres reducir ese tiempo a la mitad, apúntate a Indochino. Esta empresa fabrica trajes a medida y te guiará en el proceso de toma de medidas, asegurándose de que tienes medidas que puedes usar una y otra vez para conseguir un traje que te quede perfecto.
Toma el control de tu semana laboral.
Cuando Tim Ferriss publicó su bestseller La semana laboral de 4 horas, todo el mundo sabía que había algo de exageración en ello: ¡obviamente no puedes escribir un libro si sólo trabajas cuatro horas a la semana! No obstante, La semana laboral de 4 horas plantea una cuestión importante: tienes que hacer que tu semana laboral sea tuya y decidir qué hacer y cuándo.
El primer paso para ser dueño de tu semana laboral es determinar qué horas del día son tus mejores horas de trabajo. Saberlo te hará automáticamente más eficaz. Algunas personas prefieren trabajar por la noche; otras, por la mañana. A algunos les gusta trabajar un poco cada día, mientras que a otros les gusta exprimir mucho en periodos de tiempo más cortos.
Cada persona trabaja de una forma diferente, así que averigua qué es lo que mejor te funciona y céntrate en trabajar en esos periodos.
A continuación, es fundamental averiguar qué es lo que te está ralentizando. A menudo serán factores externos: un proveedor que siempre llega tarde o esos clientes indecisos, por ejemplo.
En estos casos, la solución es reducir la ventana de interacción con tus clientes. Dar a los clientes externos ventanas de tiempo más pequeñas no sólo hará que tu propia jornada sea más eficaz, sino que también obligará a tus clientes a ser más eficientes. Te lo agradecerán más adelante.
Y hay otra parte de tu jornada laboral que te está quitando tiempo: programar reuniones. Por término medio, el procedimiento normal para organizar una reunión requiere un intercambio de sietecorreos electrónicos? Obviamente, esto es mucho, demasiado. Por suerte, aplicaciones como Calendly te ayudarán, como su nombre indica, a programar esa reunión a la primera.
La aplicación te permite hacer público tu calendario para que tú y tus compañeros podáis encontrar horas de reunión que funcionen para todas las partes implicadas. Simple y eficaz.
Los recados suman, ¡elimínalos!
Si tuvieras una idea clara de cuánto tiempo dedicas a hacer recados cada mes, te sorprenderías. Pero rara vez pensamos en los recados así. Ir a la tienda de la esquina a por papel higiénico o jabón de fregar no es gran cosa, ¿verdad?
Pero los recados de este tipo se acumulan; pueden hacer mella en tu día a día. Así que, si quieres más productividad, tienes que acabar con esos recados.
¿Cómo empezar?
Una forma estupenda es suscribiéndote a un servicio de entrega online. Subscribe & Save de Amazon, por ejemplo, entrega en tu puerta productos de primera necesidad como papel higiénico, maquinillas de afeitar, champú y detergente para la ropa a intervalos determinados.
Quizá gastes dos tubos de pasta de dientes al mes, así que haz que te los envíen al final de cada mes y no vuelvas a perder el tiempo comprando pasta de dientes.
Aunque el papel higiénico, el detergente para la ropa y las maquinillas de afeitar son más baratos que el papel higiénico.
Aunque el papel higiénico y la pasta de dientes son necesidades obvias, hay muchos otros artículos importantes que puedes recibir a domicilio. Por ejemplo, organizando a través de Suscríbete y Ahorra un pedido de pilas de nueve voltios cada seis meses, me aseguro de que mis detectores de humo funcionen siempre.
Sin embargo, hay algunos encargos que no puedes automatizar. Ya sabes, esas que te pillan por sorpresa, las que te obligan a salir corriendo a hacerlas antes de que sea demasiado tarde. Pues bien, gracias a la subcontratación, tampoco tendrás que perder el tiempo en ellas.
TaskRabab es la solución.
TaskRabbit es un gran ejemplo de mercado de subcontratación en línea para esas pequeñas tareas imprevisibles: una carrera rápida para hacer la compra, por ejemplo, o un sprint para arreglar el ordenador o el coche.
Aquí tienes un ejemplo de cómo el autor puso en práctica este servicio:
Su sobrino le pidió que le arreglara el ordenador o el coche.
Su sobrino, que vive en Los Ángeles, quería un tobogán para su segundo cumpleaños. Vive en Nueva York, así que utilizó TaskRabbit para contratar a una persona de Los Ángeles que comprara el tobogán en un IKEA de Long Beach, lo llevara a casa de los padres de mi sobrino y lo montara. Un regalo realmente inolvidable.
Mantente al tanto de tus finanzas con las últimas herramientas.
En el primer resumen, aprendimos sobre el valor de hacer un seguimiento de cosas como tu tiempo y tus hábitos alimenticios. Sin embargo, no siempre es beneficioso dedicar mucho tiempo a controlar todo. Intentar controlar tus finanzas, por ejemplo, a menudo puede provocar tensión y estrés.
Controlar lo que gastas y dónde lo gastas es todo un reto, sobre todo cuando tienes varias cuentas bancarias y tarjetas de crédito, por no hablar de préstamos, hipotecas, acciones y bonos.
Así que aprovéchate de algunas herramientas nuevas y reduce el tiempo que pasas agonizando con tu presupuesto.
TrueBill es una gran herramienta para organizar tus finanzas y hacer un seguimiento de tu salud financiera.
Sólo tienes que proporcionar a TrueBill tus datos y datos de acceso a cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito, y te avisará cuando un saldo esté en números rojos, o si se ha producido un ingreso o una retirada importante de una cuenta, además de asegurarse de que recibes tus pagos.
TrueBill es una herramienta estupenda para organizar tus finanzas y llevar un control de tu salud financiera.
TrueBill también puede proporcionar una visión general categorizada y completa de tu financiación que te permite ver cómo gastas tu dinero y tu tiempo. La empresa puede incluso utilizar tus patrones de gasto anteriores para sugerirte presupuestos.
Otra nueva herramienta innovadora para ayudarte a dejar de estresarte y empezar a ahorrar es BillShark. BillShark sólo te pide unos pocos datos personales, como la información de tu cuenta corriente, tus hábitos de conducción, la frecuencia con la que utilizas el móvil y cuánto gastas en otros servicios, como streaming de películas y suscripciones a revistas.
Basándose en esta información, Billshark esboza alternativas rentables y señala cuánto te ayudarían a ahorrar estas alternativas en un periodo de dos años.
No te sorprendas si descubres que podrías ahorrar más de lo que pensabas: cuando el autor utilizó BillShark por primera vez, ¡se dio cuenta de que podía ahorrar unos 14.000 $ en dos años!
Date límites y mejora tu calidad de vida.
Todos hemos estado allí: un escritorio lleno de montones de papeles; un suelo que sólo se puede atravesar por un estrecho camino entre un caos de cosas. Y rodeado de todas esas cosas, nunca puedes encontrar exactamente lo que necesitas cuando lo necesitas.
Sin embargo, no es así.
¡Pero este dolor de cabeza no es necesario! Puedes superarlo estableciéndote límites.
Empieza estableciendo un límite superior. Esto te ayudará a localizar y llevar un registro de tus posesiones.
Límite superior.
Pongamos por caso el alijo de aparatos electrónicos del autor, que antes ocupaba un armario entero. Con el tiempo, su armario se llenó demasiado, y para encontrar un cable o un aparato concreto tenía que arrastrar todo el desorden fuera del armario hasta el suelo. Se dio cuenta de que las cosas se le habían ido de las manos y decidió actuar.
Se despidió de sus aparatos electrónicos y vendió la mayor parte en Ebay. Lo que quedaba cabía en una caja, que se convirtió en su límite máximo. Si compra un nuevo aparato electrónico, alguna otra pieza tiene que desaparecer. De este modo, su alijo es manejable, está ordenado y siempre puede encontrar lo que necesita.
Igual que puedes utilizar límites superiores para controlar las cosas en las que te estás excediendo, también puedes utilizar un límite inferior para asegurarte de que haces más cosas que mejoran tu calidad de vida, como hacer ejercicio, meditar y viajar.
Por ejemplo, el autor de Los Límites Superiores ha creado un Límite Inferior para asegurarse de que haces más cosas que mejoran tu calidad de vida, como hacer ejercicio, meditar y viajar.
Por ejemplo, el autor establece un límite inferior de al menos un viaje cada mes, correr al menos 50 km a la semana y cocinar en casa al menos tres días a la semana. Si estableces límites más bajos para tu tiempo libre, te asegurarás de que el trabajo u otras tareas menos importantes no te absorban todo el tiempo.
Pon por lotes tus tareas para mantener la concentración.
¿Alguna vez has tenido la frustrante experiencia de ponerte a trabajar y que un mensaje de texto o un correo electrónico te interrumpa? Te desconcentra y además te irrita.
Bueno, hay una forma de evitar que te desconcentres así. Se llama combinar.
Puesta en lotes es el sencillo proceso de agrupar tareas similares y completarlas por lotes, en lugar de una en una. De este modo, es más fácil centrarse en lo que estás haciendo ahora mismo.
Algunas personas utilizan la división en lotes decidiendo que sólo responderán a los correos electrónicos durante los 10 primeros minutos de cada hora, en lugar de contestar a medida que vayan llegando. Otro ejemplo sería pagar todas las facturas de la semana los viernes, en lugar de pagarlas a medida que llegan.
Por supuesto, cuando empiezas a trabajar por lotes, aprendes exactamente cuánto tiempo te llevan ciertas cosas. Toma nota, cuando las cosas parezcan tardar más de lo que deberían, ya que esto te indica que puede que necesites optimizar.
Si descubres que necesitas reducir el trabajo administrativo, un buen punto de partida es deshacerte del papeleo innecesario. Está claro que se habla mucho de vivir en una sociedad sin papeles, pero todos los días tenemos que lidiar con papeles molestos. Por suerte, hay algunas herramientas en línea que pueden ayudarnos a eliminar aún más el papeleo.
Si alguna vez tienes que enviar un documento por correo postal, Métodos Postales puede ayudarte. Todo lo que tienes que hacer es subir tu documento. La empresa lo imprime por ti, lo mete en un sobre franqueado y lo envía por correo. Esto te ahorra mucho tiempo, y además, ¿a quién le gusta lamer sellos?
La salud es el secreto definitivo de la productividad.
Es tan sencillo como esto: dormir lo suficiente y comer sano determina la energía que tendrás para hacer las cosas que quieres hacer. Ninguna aplicación de productividad del mundo puede cambiar esto.
Cuando te privas del sueño, tu cuerpo empieza a producir una hormona de nombre bastante desagradable llamada grelina. La grelina aumenta el hambre y reduce los niveles de otra hormona, la leptina, que regula el metabolismo. Cuando nuestro metabolismo no funciona correctamente, inevitablemente nos cansaremos.
Si quieres que tu metabolismo funcione bien, no te preocupes.
Si quieres mejorar tu sueño, hay dos sencillos pasos que te ayudarán. En primer lugar, toma vitaminas D con el desayuno cada día. En segundo lugar, evita los dispositivos que emiten luz azul, como televisores, iPads y ordenadores en la hora anterior a acostarte.
Empezar a vivir de forma más saludable también es sencillo. Incluso es probable que sepas qué hacer. Sólo tienes que eliminar las grasas, ¿verdad?
¡Error!
Mucha gente sigue viendo la grasa como el enemigo, pero el azúcar es el verdadero villano aquí. Nuestro cerebro no puede funcionar sin grasa, mientras que el exceso de azúcar nos impide absorber las vitaminas A, D, E y K. Así que, ¡basta de perder el tiempo con alimentos procesados y dulces! Empieza a buscar opciones naturales y a aumentar tu consumo de las grasas “buenas” que se encuentran en el aceite de oliva y los aguacates.
Una vez que te hayas asegurado de que duermes lo suficiente y comes bien, es hora de empezar a pensar en poner tu cuerpo en movimiento. Afirmar que estás demasiado estresado para hacer ejercicio ¡no es excusa! La verdad es que el ejercicio reduce el estrés, y descubrirás que un buen programa de fitness te permitirá sobrellevarlo cada día mejor.
Diseña tu propio régimen de ejercicio para que incluya tres tipos de movimiento.
En primer lugar, debe haber un componente de fuerza y destreza; algo como la escalada o el parkour te servirá.
En segundo lugar, incluye un componente de fuerza y destreza.
En segundo lugar, incluye un entrenamiento por intervalos de alta intensidad: un breve intervalo de esfuerzo al máximo, seguido de un intervalo de descanso activo.
Y, por último, un entrenamiento por intervalos de alta intensidad.
Y, por último, deberías realizar algún tipo de entrenamiento de movilidad: algo como yoga o simplemente una buena sesión de estiramientos a la antigua usanza.
Conclusiones
El mensaje clave de estas Conclusiones era que…
Aunque la vida de hoy en día parece estar llena de estrés, hay formas de acabar con el desorden y ser dueño de tus horas. Con técnicas sencillas y nuevas herramientas y servicios innovadores que te guíen, ahorrarás tiempo para las cosas que te gustan en muy poco tiempo. Recuerda siempre Optimizar, Automatizar y Outsource.
