Idea to Execution

Cómo optimizar, automatizar y externalizar todo en tu empresa

Crea un negocio de éxito en sólo un día!

¿Alguna vez te has topado con un nuevo producto o servicio y has pensado: “¡Eh, yo tuve la misma idea!”

¿Y si en lugar de guardarte la inspiración, hubieras aprovechado el día y convertido tu idea en un negocio próspero?

¿Y si, en lugar de guardarte tu inspiración para ti mismo, hubieras aprovechado el día y convertido tu idea en un negocio próspero?

Idea to Execution
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Hay muchas razones por las que no actuamos a partir de grandes ideas. Probablemente te sentías abrumado por la complejidad de empezar un negocio desde cero o te intimidaba la cantidad de capital que podrías necesitar para empezar.

Pero los tiempos han cambiado.

Pero los tiempos han cambiado. El hecho es que nunca ha sido tan fácil crear una empresa, rápidamente y con poca o ninguna inversión.

Este resumen te muestra los pasos, desde el día cero hasta el infinito, para crear una empresa y mantenerla en marcha una vez hayas empezado. ¿El secreto? Optimizar, automatizar y subcontratar.

En este resumen, aprenderás

  • por qué la falta de fondos disponibles no es un factor decisivo para un aspirante a empresario;
  • cómo crear y gestionar una empresa.
  • cómo crear y gestionar un equipo de trabajadores a distancia;y
  • por qué el compromiso con el cliente es crucial para el éxito de una empresa.

Es posible crear una empresa en sólo 24 horas si necesitas aprovechar una oportunidad mientras está caliente.

Mucha gente cree que crear una empresa requiere años de cuidadosa planificación y diligente investigación de mercado. Pero a veces es mejor aprovechar una idea espontáneamente y correr con ella.

Aunque pueda parecer una locura, es posible dar vida a una Startup en sólo 24 horas. Esto no es una mera hipérbole, ya que se ha hecho.

En agosto de 2015, los autores Ari Meisel y Nick Sonnenberg estaban cenando cuando se les ocurrió una idea: una empresa que proporcionara asistentes virtuales. Ambos amigos tenían amplia experiencia en maximizar la eficiencia y la productividad empresarial, así que parecía bastante factible.

Sólo un día después, su empresa estaba en marcha.

¿Cómo hicieron realidad su idea tan rápidamente? ¿Y por qué sintieron la necesidad de actuar inmediatamente?

El momento era propicio, ya que Zirtual, una de las mayores empresas de asistentes virtuales de EE.UU., acababa de cerrar. Esto dejó a 2.500 clientes sin asistentes y a 400 asistentes sin trabajo. Ari y Nick vieron la oportunidad de su vida, pero sólo si reaccionaban con rapidez.

Los autores sabían que disponían de un estrecho margen de oportunidad. Por supuesto, esto es cierto para todas las Startup, independientemente del sector. Los empresarios inteligentes saben que hay que aprovechar la oportunidad mientras esté caliente.

El dúo hizo esa noche un rápido esbozo de su negocio de asistentes virtuales. Consiguieron sus primeros clientes y asistentes gracias a las consecuencias de Zirtual. En 24 horas, su empresa, Less Doing Virtual Assistants, estaba en marcha, utilizando herramientas y aplicaciones gratuitas en línea como infraestructura. No necesitaron ni un céntimo para empezar, y su negocio fue escalable y rentable desde el primer día.

A lo largo del año, Ari y Nick consolidaron su empresa, afrontando los retos a medida que iban surgiendo. Este resumen cuenta la historia de ese año lleno de aventuras.

La perspicacia empresarial de los autores les ayudó a identificar los defectos de otros servicios de asistentes virtuales.

Los autores eran muy conscientes de los defectos de otras empresas de asistentes virtuales, y sabían que su Startup podía abordar esos problemas de forma más eficaz.

Este resumen cuenta la historia de ese año lleno de aventuras.

Una de las principales limitaciones del modelo de negocio de los asistentes virtuales era que ofrecían o bien asistentes a la carta o bien asistentes dedicados a largo plazo.

A los asistentes bajo demanda se les asignan tareas sencillas y puntuales, como coordinar una entrega o concertar una cita. Como no hay continuidad ni relación a largo plazo, no pueden trabajar en grandes proyectos. Los asistentes dedicados, por el contrario, son responsables de un amplio abanico de tareas para un único cliente, pero también pueden representar un cuello de botella, ya que una persona sólo dispone de un número determinado de horas al día.

Según el modelo de Zirtual, todas las necesidades del cliente, ya sea concertar reuniones, realizar estudios de marketing o diseñar un sitio web, se delegarían en un asistente virtual dedicado a ello.

Sin embargo, en el caso de Zirtual, no se trataba de un asistente virtual.

Pero era poco probable que el asistente virtual tuviera un conjunto de habilidades lo suficientemente amplio como para gestionar la variedad de tareas asignadas. Aquí es donde Ari y Nick identificaron la oportunidad de mercado: había espacio para un nuevo modelo que emparejara las necesidades de un cliente con asistentes específicamente adecuados para una tarea.

La realidad es que los asistentes virtuales no son lo suficientemente expertos como para gestionar la variedad de tareas asignadas.

Es una verdad simple que el éxito empresarial empieza por ofrecer a los clientes un servicio diferente o mejor que el que existe actualmente. La perspicacia empresarial del dúo les hizo saber que los ejecutivos ocupados buscaban una solución única para contratar asistentes virtuales.

Ari y Nick propusieron la innovación de abordar ambos problemas con una única solución: las necesidades específicas de un cliente se combinarían con las habilidades específicas de un asistente, pero a través de un único canal: su empresa.

Los clientes se beneficiarían de un mejor servicio que el que se ofrece actualmente.

Los clientes se beneficiarían de un equipo de asistentes. El equipo sería lo suficientemente pequeño como para seguir siendo íntimo y personal, pero lo suficientemente grande como para garantizar que cada solicitud de un cliente fuera atendida por una persona exclusivamente cualificada para la tarea.

Equipo de asistentes.

Un gerente dirigiría cada equipo y actuaría como punto de contacto con el cliente, garantizando así un toque personal y la máxima eficacia.

La infraestructura puede construirse con herramientas gratuitas, pero los servicios deben ser siempre de la máxima calidad.

“Creemos que las personas deben trabajar sólo en aquello que les divierta de verdad o en lo que utilicen sus habilidades únicas.”

Si crees que una Startup no puede lanzarse sin una infraestructura sofisticada y cara, piénsalo otra vez. Un nuevo negocio puede gestionarse fácilmente con herramientas de software que no sólo son gratuitas, sino también fáciles de usar.

Para gestionar las tareas de los clientes, Nick utilizó un programa de gestión gratuito llamado Trello. La estructura de Trello es sencilla. Ofrece consejos para proyectos específicos; listas que indican el estado de un proyecto; y tarjetas que muestran las tareas que aún deben completarse.

Nick encontró una forma innovadora de utilizar los consejos de proyectos del programa, decidiendo asignar un consejo a cada cliente. A continuación, creó una plantilla para confeccionar listas uniformes para cada cliente, asegurando la continuidad.

Ahora, cada consejo reflejaba las tareas solicitadas por un cliente y el estado de cada una de ellas, satisfaciendo las necesidades operativas básicas de la Startup sin coste alguno.

El siguiente paso fue crear un tablero de proyectos para cada cliente.

El siguiente paso consistía en asegurarse de que la nueva empresa no se limitaba a ofrecer servicios básicos, sino que iba más allá de las expectativas de cada cliente.

El sector de los asistentes virtuales suele ser el más competitivo.

El sector de los asistentes virtuales se dirige principalmente a profesionales exigentes y con altos ingresos, por lo que garantizar la máxima calidad sería clave para el éxito de la empresa.

Para asegurarse los asistentes con más talento del mercado, Ari y Nick se comprometieron a pagar a los empleados entre el doble y el séxtuplo de la tarifa habitual por los servicios solicitados. Esto también significaba que la empresa cobraría a los clientes entre cuatro y ocho veces más que otras empresas de asistentes virtuales. Ofrecer servicios de primera categoría era la forma en que justificaban los precios más altos. También facturaban por segundos y compartían abiertamente todas las hojas de horas con el cliente.

Éste es sólo un ejemplo del enfoque de la Startup en el servicio de primera calidad: crearon un sitio web empresarial para un cliente suyo, un agente inmobiliario llamado Chip, y encargaron a un asistente virtual el seguimiento de los clientes potenciales que llegaban a través de él. El asistente sólo concertaba citas para Chip si el cliente potencial estaba cualificado, de modo que todo lo que Chip tenía que hacer era presentarse en la fecha y hora de la cita para cerrar el trato, lo que permitía a Chip hacer menos pero ganar más.

Era exactamente lo que Chip quería hacer con su cliente.

¡Este era exactamente el tipo de servicio que ahorra tiempo que prometía el nombre de la empresa!

Sé inteligente a la hora de contratar. Ten un plan y busca empleados potenciales con una actitud proactiva.

Solicitar trabajo es un proceso agotador. Pero contratar empleados tampoco es un paseo; de hecho, la contratación puede ser una de las tareas que más energía consuma a una empresa joven.

Por lo tanto, cuando empieces a contratar, hazlo de forma inteligente.

Por eso, cuando empieces a buscar nuevos miembros del equipo para hacer crecer tu Startup, tienes que tener una estrategia bien pensada y eficaz.

Una vez que Ari y Nick establecieron la infraestructura de su Startup, se dispusieron a contratar a algunos ayudantes de alta calidad para desarrollar el negocio, buscando el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.

En primer lugar, crearon dos direcciones de correo electrónico: jobs@lessdoing.com y interview@lessdoing.com.

Los candidatos enviaban una solicitud a jobs@lessdoing.com y recibían una respuesta automática en la que se detallaba el puesto disponible. A continuación, se pedía al candidato que enviara un vídeo de dos minutos y lo subiera a YouTube, enviando el enlace a interview@lessdoing.com.

De buenas a primeras, este proceso de dos pasos eliminó a cerca del 80% de los solicitantes. Los que no entendían bien las instrucciones o creaban un vídeo de mala calidad quedaban descartados de inmediato.

Ari y Nick pensaron que si a un candidato no se le ocurría una solución creativa al problema, desde luego no sería un buen asistente virtual.

En segundo lugar, eliminaron a los aspirantes que no podían entender bien las instrucciones o que habían creado un vídeo de mala calidad.

En segundo lugar, el equipo se aseguró de identificar a candidatos proactivos con una actitud ganadora. Los mejores asistentes virtuales no sólo deben tener excelentes aptitudes para resolver problemas, sino también la capacidad de planificar con antelación y aprovechar las oportunidades cuando surjan.

Uno de los muchos asistentes virtuales experimentados de Less Doing ofrece un ejemplo excelente de este tipo ideal. Siguiendo las publicaciones en Facebook de un cliente importante, la asistente se enteró de que le encantaba una marca concreta de whisky. Así, la empresa pudo enviar al cliente una botella como regalo especial de cumpleaños.

Esta atención al detalle y la dedicación al servicio al cliente es lo que diferencia a un trabajador -y a una empresa- proactivos del resto.

El NETWORKING puede ayudar a tu empresa a crecer rápidamente, pero el crecimiento también puede presentar retos estructurales.

El NETWORKING es esencial para que tu empresa pase al siguiente nivel. No puedes limitarte a crear un gran producto; tienes que salir ahí fuera y mostrarlo.

En noviembre de 2015, Ari y Nick fueron invitados a hablar en un evento de la Red Genius en el que Ari había participado unos años antes. La Red de Genios de Joe Polish reúne a líderes del sector, autores conocidos y empresarios de gran poder.

Sin embargo, no tuvieron tiempo suficiente para prepararse para el evento y dieron su presentación de improviso. Sin embargo, los dos empresarios tenían tanto que decir sobre los métodos de seguimiento y subcontratación de tareas de su Startup que mantuvieron absorto al público durante tres horas y media.

Los asistentes también formularon algunas preguntas sobre el servicio, lo que dio a Ari y Nick la oportunidad de demostrar el enfoque de su empresa para resolver problemas allí mismo.

Terminado el taller, el 90% de los asistentes se habían suscrito a los servicios de asistente virtual de Less Doing: ¡todo un éxito de networking!

Conseguir una avalancha de nuevos clientes es una buena noticia, ¿verdad? Claro, pero a veces crecer rápidamente también conlleva nuevos retos y puede requerir una reestructuración.

La Startup tuvo que idear rápidamente una forma de hacer frente a este auge. Nick creó una nueva herramienta, un tablero de mandos personalizado que les daría a Ari y a él una visión general de todos sus consejos de clientes de Trello.

El tablero les permitía ver fácilmente todas las tareas y el estado de cada una de ellas, para que pudieran optimizar dónde centrar su atención y la de su equipo.

Ahora el equipo podía vigilar el rendimiento general de la empresa al tiempo que mantenía un rápido crecimiento.

No dejes que los comentarios negativos se pudran; utiliza técnicas innovadoras de resolución de problemas para mantener las ideas en movimiento.

Cuando estás alimentando un proyecto que sientes como tu “bebé”, no siempre es fácil escuchar comentarios negativos. Pero cuando lo haces, es vital actuar con decisión para solucionar los problemas, antes de que hundan tu empresa.

En enero de 2016, Less Doing prosperaba, pero algunos clientes se quejaban de que el proceso de incorporación no era lo bastante fluido.

Los clientes se quejaban de que el proceso de incorporación no era lo bastante fluido.

Cuando Ari y Nick se dieron cuenta de que esto les estaba costando clientes, empezaron a atacar proactivamente las áreas de mejora de la empresa. Una de sus herramientas fue el método de los 5 porqués.

Primero, articula la naturaleza del problema, luego pregúntate por qué existe el problema. Cuando encuentres una respuesta, vuelve a preguntar “¿Por qué? Repite el proceso de preguntar tres veces más. Al final, te habrás conducido a la raíz del problema.

Este método llevó a Ari y Nick a darse cuenta de que necesitaban simplificar la interfaz de su software y también proporcionar a los clientes mejores instrucciones para utilizarlo. Una vez ajustado, el proceso de incorporación de los clientes fue fluido.

Para evitar futuras quejas de los clientes, los empresarios decidieron animar a los empleados a pensar de forma proactiva utilizando otra herramienta llamada el método Kaizen.

Este método fue impulsado por empresas japonesas como Toyota y Mitsubishi. Kaizen se traduce como “cambio a mejor”

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Con el método Kaizen, se pide a todas las personas de una empresa -desde los limpiadores hasta los líderes de nivel C- que aporten su opinión sobre lo que la empresa podría mejorar, basándose en su experiencia personal.

Para Less Doing, esto significaba pedir a cada asistente virtual que enviara una idea a la semana sobre cómo mejorar los procesos o métodos de la empresa.

Ari y Ari se pusieron manos a la obra.

Inmediatamente, Ari y Nick se encontraron con un problema de fácil solución. Se enteraron de que algunos asistentes virtuales no sabían cómo cobrar correctamente a los clientes. Resulta que los asistentes habían estado realizando trabajo administrativo extra de forma gratuita, lo que provocaba cierta frustración.

El método Kaizen elevó esta cuestión a un nivel en el que podía abordarse, atendiendo adecuadamente tanto a las necesidades de los clientes como a las de los asistentes.

Una vez que hayas clavado una estrategia para el éxito, puedes enseñársela a los demás.

Para cuando tu negocio vaya viento en popa, habrás adquirido muchas habilidades y muchos conocimientos internos. Entonces tendrás la oportunidad de crear una fuente secundaria de ingresos enseñando a otros empresarios lo que has aprendido por el camino.

Para calibrar el potencial de la formación como nueva oferta, Less Doing anunció en Facebook que patrocinaría un campamento de entrenamiento empresarial.

Los participantes fueron unos 20.

Se inscribieron unos 20 participantes, y la presentación en general fue bien. Pero los comentarios posteriores al evento dejaron claro que los autores habían sido demasiado duros, sobrecargando al público con complicados términos técnicos y demostraciones.

Aunque a primera vista la experiencia pareció un revés, proporcionó a Ari y Nick algunos datos útiles. Se dieron cuenta de que organizar eventos en directo requería un gran compromiso de tiempo y además no era el formato óptimo para la información que querían compartir.

Ésta es una lección importante: tienes que ser flexible y estar preparado para ajustar el rumbo a medida que desarrollas una nueva rama de tu negocio.

Ari y Nick no pusieron fin a su empresa de enseñanza, sino que reconfiguraron su estrategia. Al trasladar todas sus operaciones a Internet, con el tiempo se convirtió en una rama sostenible del negocio.

Hay muchas formas de optimizar los procesos de una empresa, pero conseguir enganchar a los clientes es la prioridad número uno.

Construir una empresa de éxito requiere que un empresario optimice constantemente las operaciones, como considerar qué tareas se pueden delegar o incluso subcontratar.

Muchos gerentes intentan mantener un control férreo de un negocio a medida que crece, pero a veces es más inteligente dejarse llevar y dar un paso atrás en el día a día.

Hasta abril de 2016, Ari gestionaba el cuadro de mandos de Less Doing, asegurándose de que ningún asistente se retrasara en la realización de una tarea y de que todos los clientes estuvieran satisfechos con los servicios de la empresa.

Con el tiempo, delegó esta tarea en una asistente virtual que rindió tan bien que fue nombrada gerente general sólo dos semanas después de tomar las riendas.

Ari y Nick decidieron formar a otra asistente virtual para que se ocupara de las necesidades financieras y de nóminas de la empresa. Poco después, fue nombrada responsable financiera de Less Doing.

Cada una de estas situaciones fue ciertamente beneficiosa para Ari y Nick, que ahora tenían más tiempo para dedicarse a mejorar otros aspectos de la empresa.

Y había mucho que hacer.

¡Y había mucho que mejorar! No basta con que una empresa ofrezca un gran servicio; tiene que asegurarse de que los clientes están realmente comprometidos con el producto.

A Less Doing le seguía costando que sus clientes se comprometieran plenamente. Por ejemplo, algunos clientes siguieron realizando por sí mismos tareas de las que podría haberse encargado un asistente virtual.

Los autores buscaron la ayuda del psicólogo conductista Nir Eyal, autor del exitoso libro Hooked, para que les ayudara a encontrar una estrategia mejor para aumentar la participación de los clientes. Descubrieron que necesitaban invertir más tiempo y energía en el proceso de incorporación para asegurarse de que los nuevos clientes se engancharan al servicio de Menos Hacer.

Así que la empresa cambió su enfoque. En lugar de pasar 15 minutos al teléfono con un nuevo cliente, los asistentes virtuales debían pasar al menos una hora enseñando a los clientes cómo utilizar mejor el software de Less Doing para satisfacer sus necesidades personales y profesionales.

Este proceso familiarizó mejor a los clientes con el software de Less Doing.

Este proceso familiarizó mejor a los clientes con la gama de servicios de Less Doing, lo que permitió a los clientes utilizar su tiempo de forma más eficiente y comprometerse a confiar más en la asistencia virtual.

Una vez que tus estructuras sean sólidas, empieza a trabajar con los números de tu empresa y sigue invirtiendo.

Una vez que hayas solidificado los procesos que mantienen a tu empresa en funcionamiento, es hora de empezar a trabajar con los números de tu rendimiento.

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Los números de tu empresa son la clave de tu éxito.

Cuando Ari y Nick analizaron detenidamente las cifras de su empresa, se dieron cuenta de que la siguiente tarea era optimizar la “tasa de rotación” de la empresa. Este término del sector describe el porcentaje de clientes que abandonan los servicios o productos de una empresa después de un periodo determinado, por ejemplo en tres meses.

Utilizando una herramienta llamada ChartMogul, la empresa hizo un seguimiento exacto del tiempo que los clientes utilizaban los servicios de Less Doing. Los autores pronto descubrieron que los clientes que acababan abandonando el servicio eran los que lo utilizaban menos de una vez cada pocas semanas.

Este conocimiento ayudó a Ari y Nick a establecer una práctica recomendada. Cuando un cliente permanecía inactivo durante dos semanas, se aseguraban de ponerse en contacto personalmente con él y abordar cualquier problema, para asegurarse de que Less Doing no acababa perdiendo el negocio del cliente.

Este tipo de esfuerzo adicional puede parecer que requiere mucho tiempo, pero siempre es mejor invertir en tu empresa que perder clientes por falta de acción.

Lo cierto es que no es fácil.

Por supuesto, no siempre es fácil reunir la motivación para hacer este esfuerzo adicional. También puede ser frustrante descubrir que, tras un año de duro trabajo, sigues invirtiendo mucho tiempo y dinero en tu empresa.

Pero recuerda: si quieres que tu empresa sea rentable, es mejor que inviertas en ella.

Pero recuerda: si quieres crecer, tienes que seguir invirtiendo.

A mediados de 2016, Ari y Nick seguían trabajando duro para mejorar la empresa. Ari pasaba docenas de horas hablando con clientes inactivos, trabajando para reducir la tasa de rotación de la empresa del 11% al 3%. Nick automatizó varios aspectos del panel de control para ayudar a eliminar tareas insignificantes del equipo. También reforzaron los esfuerzos de divulgación personalizando el boletín de la empresa y aumentando su presencia en Facebook.

En este punto, el equipo directivo de Less Doing había crecido, por lo que los fundadores decidieron que era hora de dar a los actores clave una participación en el capital de la empresa.

Estos movimientos dieron sus frutos y, en julio de 2016, Less Doing tuvo su mes más exitoso, con 100.000 dólares de ingresos. No está nada mal para una empresa que empezó como un sueño durante una cena.

Conclusiones

El mensaje clave de este resumen:

No necesitas mucho dinero para lanzar una Startup. Todo lo que necesitas es la capacidad de utilizar las herramientas existentes para crear una estructura empresarial sólida y la tenacidad para buscar formas de mejorar tus servicios.

Consejos Accionables:

Consejos Accionables:

Consejos Accionables:

Consejos Accionables.

Sé tenaz cuando dirijas una empresa de servicios.

Para asegurarse de que los asistentes virtuales ofrecían la mejor experiencia posible al cliente, Ari y Nick implantaron una política de “tres strikes, y estás fuera”. Si un asistente cometía tres errores cruciales, era despedido. Puede parecer duro, pero esta política garantiza que sólo trabajen para ti los mejores.

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Sugerencias más lectura: Menos hacer, más vivirde Ari Meisel

Menos hacer, más vivir (2014) te guía a través de nueve pasos fundamentales en tu viaje hacia ser más eficaz. En ellos, el autor comparte sus herramientas y técnicas favoritas para optimizar, automatizar y externalizar todo lo que tienes en tu lista de tareas pendientes, dejándote tiempo para las cosas más importantes de tu vida.

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