How to Thrive in the Virtual Workplace

Consejos sencillos y eficaces para trabajar a distancia con éxito, productividad y autonomía

Haz que trabajar a distancia funcione para ti!

Antes de la pandemia del COVID-19, poca gente podía imaginarse un mundo en el que casi todo el mundo trabajara desde casa. Pero gracias a los cierres patronales en todas partes, millones de empresas se han visto inmersas en lo que muchos han bautizado como el mayor experimento de trabajo a distancia de la historia.

¿Cómo?

¿El resultado? Innumerables organizaciones han descubierto que el trabajo a distancia no sólo es posible; en algunos aspectos, también es mejor. Por ejemplo, el gigante tecnológico Twitter anunció que los empleados pueden seguir trabajando desde casa incluso después de que termine la pandemia. Y es probable que más empresas sigan su ejemplo.

How to Thrive in the Virtual Workplace
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Pero se necesita algo más que un anuncio para introducir con éxito el trabajo a distancia, y ahí es donde entra este resumen. Ofrecen consejos prácticos para prosperar como organización o empleado remoto.

En estos resúmenes, aprenderás

  • cuánta productividad se pierde debido a las distracciones en la oficina;
  • por qué es importante la seguridad psicológica en los espacios de trabajo remotos;
  • y

  • qué pueden hacer las organizaciones y las personas para combatir el aislamiento
  • .

El trabajo a distancia tiene grandes ventajas tanto para las empresas como para los empleados.

En marzo de 2020, la COVID-19 convirtió el trabajo a distancia en una nueva normalidad para personas de todo el mundo. Pero fichar desde la comodidad de tu casa no es tan nuevo. El trabajo a distancia lleva años aumentando. En Estados Unidos, por ejemplo, aumentó más del 90% en la última década.

Y la razón de esta creciente popularidad es sencilla: ¡el trabajo a distancia funciona de verdad! Mucha gente se pregunta hasta qué punto pueden ser productivos los empleados si se les deja sin supervisión, mientras que otros creen que las oficinas físicas dan credibilidad a las empresas. Pero los pioneros saben desde hace años que el trabajo a distancia tiene muchas ventajas.

El mensaje clave aquí es: El trabajo a distancia tiene grandes ventajas tanto para las empresas como para los empleados.

Entonces, ¿qué es exactamente lo que hace que el trabajo a distancia sea tan estupendo? En primer lugar, no tener que desplazarse diariamente a una oficina ahorra un tiempo valioso a los empleados. El aumento del coste de la vivienda en todo el mundo hace que mucha gente no pueda permitirse vivir cerca de su lugar de trabajo. Así que pasan cada vez más tiempo desplazándose. Los trabajadores del Reino Unido, por ejemplo, se desplazan una media de dos horas al día.

Viajar al trabajo no es lo único que no es ideal. La propia oficina está llena de distracciones que reducen la productividad, y trabajar desde casa elimina muchas de ellas. Piensa en lo a menudo que te ves arrastrado a charlas con compañeros, o en cómo el ruido y la actividad de la oficina pueden dificultar la concentración. ¡Ese tiempo se acumula! De hecho, un estudio del Guardian reveló que los empleados pierden casi 90 minutos de productividad al día debido a las distracciones de la oficina.

Además de mejorar la productividad, trabajar desde casa da a los empleados flexibilidad y autonomía, dos cosas muy demandadas. La gente quiere acuerdos laborales que les permitan pasar tiempo de calidad con la familia, viajar por el mundo e incluso dedicarse a aficiones y proyectos paralelos. Las empresas que ofrecen este tipo de acuerdos resultan más atractivas para los empleados potenciales.

Hablando de contratación, el trabajo a distancia también crea una mayor reserva de talento para las organizaciones. La empresa de los autores, Acceleration Partners, se ha beneficiado de ello. Al ser totalmente remota, puede contratar a cualquier persona, independientemente de su ubicación. Como resultado, cuenta con 170 empleados en ocho países distintos. Y no sólo ganan los empresarios. Las empresas con sede en ciudades caras como Londres y Nueva York pueden resultar inaccesibles para personas con recursos económicos limitados. La contratación a distancia iguala las condiciones para estos candidatos, muchos de los cuales son personas de color.

El trabajo a distancia eficaz comienza con una gran cultura organizativa.

Imagina que eres un director general y, tras descubrir las ventajas del trabajo a distancia, te convence totalmente la idea. Por muy ansioso que estés por introducir el trabajo desde casa, primero debes tener en cuenta algunos aspectos clave.

Verás, para sobresalir en una configuración remota, los empleados necesitan una base sólida. Y esa base es una cultura organizativa bien establecida. Ésta consiste en los principios, objetivos y procesos que impulsan a una empresa y a sus empleados. Es lo que ayuda a las personas a tomar las decisiones correctas incluso cuando no hay nadie supervisándolas.

El mensaje clave aquí es: El trabajo a distancia eficaz comienza con una gran cultura organizativa.

Para construir una gran cultura organizativa, primero tienes que definir los componentes básicos: tu visión, tus valores, y tus objetivos.

La visión es lo que la organización pretende ser y conseguir. Acceleration Partners, por ejemplo, tiene esta visión: “Liderar la revolución del marketing de socios al tiempo que cambiamos el paradigma de la vida laboral”. Y mientras las personas trabajan para alcanzar la visión, necesitan valores que guíen su forma de actuar. Algunos ejemplos de valores son “crear recuerdos positivos y duraderos” y “tener éxito juntos”.

La organización también necesita valores.

Las organizaciones también necesitan asegurarse de que sus valores se mantienen y de que se acercan a su visión. Aquí es donde entran en juego los objetivos. Los objetivos son los pasos y logros clave necesarios para dar vida a la visión y los valores de una empresa. Todo el mundo, desde los equipos hasta los individuos, debe tener objetivos, así como métricas para medir si están alcanzando esos objetivos.

Los objetivos son los pasos y logros clave necesarios para hacer realidad la visión y los valores de la empresa.

Las grandes culturas organizativas tienen dos componentes más:claridadycoherencia. La visión, los valores y los objetivos deben compartirse con claridad y con la frecuencia suficiente para que todos los comprendan. No debe haber ambigüedad sobre el objetivo de las personas o lo que se espera de ellas. Y la visión, los valores y los objetivos de una empresa no deberían cambiar de un momento a otro.

Una vez que hayas establecido la cultura, tienes que contratar a personas que prosperen en ella, tanto si trabajan en la oficina como en casa. Esto significa contratar a personas que crean en tus valores, visiones y objetivos, y buscar rasgos que les conviertan en buenos candidatos para el trabajo a distancia.

¿Son responsables y están motivados? ¿Valoran la autonomía y la flexibilidad? ¿Y tienen una vida social sana que no gira en torno al trabajo? Preguntas como éstas pueden ayudarte a identificar a las personas que serán felices en un entorno a distancia y que trabajarán con entusiasmo por la visión de la empresa.

La tecnología y las estrategias de gestión adecuadas hacen que el trabajo a distancia sea fluido y productivo.

“Si en tu reunión hay una persona hablando el 90 por ciento del tiempo, debería haberse sustituido por un memorándum por correo electrónico o un mensaje de vídeo.”

Así pues, hemos descubierto que la cultura es la base de un trabajo a distancia eficaz. Pero eso es todo lo que es: una base. Si estuvieras construyendo una casa, es cuando añadirías las paredes, las puertas y las ventanas, por no hablar de los sistemas de fontanería y electricidad.

La cultura es la base del trabajo a distancia.

Lo mismo ocurre con el trabajo desde casa. Para crear una fuerza de trabajo a distancia próspera, los líderes de las organizaciones deben basar su cultura en procesos, herramientas y estrategias. Si esto se hace bien, cualquier organización, grande o pequeña, puede implantar con éxito el trabajo a distancia.

El mensaje clave de este resumen es: La tecnología y las estrategias de gestión adecuadas hacen que el trabajo a distancia sea fluido y productivo.

Una de las primeras cosas en las que deben invertir las empresas es en tecnología que ayude a las personas a comunicarse y trabajar con eficacia. Esto incluye servicios basados en la nube para la colaboración y el almacenamiento seguro de documentos, como Google Workspace. Para la comunicación diaria, existen plataformas como Slack y Microsoft Teams, mientras que las herramientas de gestión de proyectos como Asana ayudan a los equipos a realizar un seguimiento de los proyectos y los entregables.

También es importante invertir en tecnología que ayude a las personas a comunicarse y trabajar con eficacia.

También es útil disponer de sistemas de gestión del conocimiento y el aprendizaje para el material de formación, las políticas de la empresa y las mejores prácticas. El fácil acceso a esa información es vital cuando los empleados no pueden acercarse a sus compañeros y hacerles preguntas.

Después de la tecnología, las organizaciones deberían reconsiderar las estrategias de reunión. Las reuniones son más difíciles de organizar cuando las personas siguen horarios diferentes o están en zonas horarias distintas. Y pasar horas en videollamadas es agotador. Así que los líderes deben evaluar qué reuniones son necesarias y cuáles pueden sustituirse por correos electrónicos o mensajes de vídeo. Una forma de hacerlo es pedir a los asistentes que valoren las reuniones en una escala del uno al diez. Cualquier reunión que no obtenga una puntuación media alta probablemente debería desecharse.

Las reuniones a las que se da luz verde pueden ser más eficientes con el sistema memo, una estrategia promovida por el consejero delegado de Amazon, Jeff Bezos. Consiste en enviar notas con información de fondo y puntos de debate antes de las reuniones. De este modo, los asistentes llegan mejor preparados y dispuestos a participar, lo que se traduce en reuniones más breves y productivas.

Fuera de las reuniones, los directivos también tienen que gestionar a los empleados a distancia. Además de utilizar objetivos para controlar el progreso y responsabilizar a las personas, los gerentes deben establecer una seguridad psicológica. Ésta es la sensación de ser libre para actuar, plantear problemas e incluso cometer errores, sin miedo a la crítica o al castigo. La seguridad psicológica puede comunicarse a través de los valores de la empresa y ser reforzada por los gerentes. Los empleados deben sentirse lo suficientemente cómodos y confiar en ellos como para trabajar sin supervisión.

Los responsables de la organización deben facilitar interacciones significativas y en persona entre los trabajadores a distancia.

Uno de los temores asociados al trabajo a distancia es que la gente se sienta aislada. Y esto tiene sentido. Si los empleados se pasan día tras día trabajando solos, y nunca interactúan con sus compañeros en la vida real, puede que no se sientan conectados a la empresa o a su equipo. Además, se pierden las conexiones sociales que son posibles en los entornos de oficina.

Pero el trabajo a distancia no tiene por qué ser aislante. Y establecer conexiones no debe dejarse en manos de los empleados. Los directivos deben hacer lo mismo para conectar a los trabajadores a distancia que para ayudarles a trabajar eficazmente.

Éste es el mensaje clave: Los líderes de las organizaciones deben facilitar interacciones significativas y en persona entre los trabajadores a distancia.

Una estrategia para ayudar a los trabajadores a distancia a conectar y establecer vínculos es el Modelo Hub. He aquí cómo lo utilizaron los autores en su empresa: eligieron varias ciudades como centros, contratando al menos a diez empleados en cada una de ellas. Esto hace posible que grupos de empleados se reúnan y socialicen, o incluso trabajen juntos en espacios de coworking. Una ventaja añadida es que los miembros del equipo pueden entrevistar en persona a los posibles contratados en estos lugares para asegurarse de que encajan.

Las organizaciones pueden contratar a más de diez empleados en cada ciudad.

Las organizaciones también pueden conectar a las personas haciéndolas volver a la oficina de vez en cuando. Trabajar a distancia no tiene por qué significar deshacerse por completo de la oficina. En su lugar, las oficinas pueden utilizarse para trabajar y realizar actividades que son mucho mejores en persona, como la lluvia de ideas, la formación y la creación de equipos. Dropbox, la empresa de alojamiento de archivos, siguió este camino a finales de 2020, anunciando que sus oficinas se rediseñarían específicamente para la reunión de equipos y la creación de comunidades.

Además, además de la oficina, también se puede utilizar para el trabajo en grupo.

Además de fomentar las reuniones periódicas en persona, los líderes también deberían considerar la posibilidad de celebrar eventos anuales que reúnan a toda la organización. Por ejemplo, Automattic, una empresa de diseño web a distancia, organiza anualmente un retiro de una semana de duración llamado Grand Meetup.

Reuniones en grupo.

Reuniones como ésta no sólo son oportunidades para realinearse con la visión y los valores de la empresa, sino que también pueden propiciar conexiones profundas y significativas. Por ejemplo, en un retiro organizado por la empresa de los autores, Acceleration Partners, se invitó a la gente a dar un discurso. Fingieron que era su último día en la tierra y hablaron en consecuencia. Los discursos fueron increíblemente personales y emotivos, y ayudaron a los oyentes a comprender mejor a los oradores. También fomentaron una mayor apertura y vulnerabilidad entre todo el grupo.

Para sacar el máximo partido del trabajo a distancia, establece expectativas y límites, y aprende a concentrarte.

Como reveló un resumen anterior, una de las ventajas del trabajo a distancia es la flexibilidad y autonomía de los empleados. Sophie Parry-Billings, directora asociada de Acceleration Partners, aprendió de primera mano lo valioso que es esto.

Sophie empezó a trabajar a distancia en el año 2000.

Sophie empezó a trabajar a distancia en 2017 y, en sus propias palabras, le ha dado una “calidad de vida drásticamente mejor”. Ha pasado de comer comida basura después de un viaje agotador a tener tiempo para cocinar cenas sanas. Puede concentrarse durante horas sin interrupción y hacer ejercicio durante el día. Sophie incluso visita más a menudo a su familia que vive fuera de la ciudad porque puede trabajar desde sus casas.

Pero prosperar en la vida diaria no es fácil.

Pero prosperar como Sophie trabajando a distancia no ocurre porque sí. Requiere una serie de pasos deliberados.

El mensaje clave aquí es: Para sacar el máximo partido del trabajo a distancia, establece expectativas y límites, y aprende a centrarte.

En primer lugar, tienes que establecer expectativas determinando y comunicando tus horas de trabajo. Para ello, crea un horario que asigne tiempo para reuniones, trabajo ininterrumpido y actividades personales como aficiones o dejar a los niños en el colegio. Después, comparte el horario con tu equipo y ¡cúmplelo! Si nunca estás disponible durante las horas de trabajo establecidas, no confiarán en ti para trabajar a distancia.

Un horario también ayuda a gestionar tu energía y a trabajar con más eficacia. Si te concentras mejor por las mañanas, podrías reservar ese tiempo para el trabajo intenso y dejar las actividades menos agotadoras para más tarde.

A continuación, establece límites físicos y mentales para evitar que el trabajo se extienda a tu vida personal. Empieza por crear un espacio de trabajo designado, ya sea un despacho en casa o un rincón de la mesa de la cocina. Esto te ayuda a concentrarte, y también permite que cualquier persona con la que convivas sepa cuándo estás ocupado. Y cuando termine la jornada laboral, haz algo para relajarte. Puede ser un paseo, meditar o escuchar música.

Cuando hayas ordenado un horario y creado límites, es hora de centrarse y trabajar. Pero esto no siempre es fácil. Puede que en casa no tengas compañeros que te interrumpan, pero cosas como los platos sucios o el suelo polvoriento pueden distraerte igualmente. Una forma de evitarlo es reservar tiempo para las tareas domésticas. También puedes mejorar tu concentración concentrándote en tareas durante periodos de 15 a 20 minutos al principio, y luego aumentando el tiempo poco a poco. Con el tiempo, serás capaz de concentrarte durante períodos más largos, independientemente del entorno.

El autocuidado es esencial para salvaguardar tu bienestar mientras trabajas a distancia.

Es una desafortunada verdad: el trabajo, tanto si se realiza en una oficina como a distancia, puede ser estresante.

No importa lo bueno que seas trabajando a distancia.

No importa lo bueno que seas comprometiéndote con un horario y creando límites, a veces te enfrentarás a plazos ajustados o a compañeros de trabajo difíciles. Por no mencionar el hecho de que tu vida personal conlleva sus propias frustraciones. Y el estrés de un área de tu vida puede filtrarse fácilmente a otra, sobre todo cuando tu trabajo y tu vida personal transcurren en un mismo espacio.

Por esta razón, es muy importante que tengas en cuenta que el trabajo y la vida personal se desarrollan en un mismo espacio.

Por esta razón, es importante dar prioridad al autocuidado como trabajador a distancia. Esto previene y combate el estrés, mejorando tu bienestar y ayudándote a realizar tu mejor trabajo.

El mensaje clave de este último resumen es: El autocuidado es esencial para salvaguardar tu bienestar mientras trabajas a distancia.

Asegurarte de que duermes bien es una parte crucial del autocuidado. Cuanto mejor duermas, más preparado te sentirás para enfrentarte a los retos a lo largo del día.

Para mejorar tu calidad de sueño, establece una rutina constante a la hora de acostarte. Aparta el teléfono y los dispositivos al menos una hora antes de acostarte. Esto evita las distracciones de los correos electrónicos y otras notificaciones del trabajo. Después, haz algo relajante, como leer un libro. Después de sólo una semana de seguir una rutina a la hora de acostarte, empezarás a adormilarte más rápido y a sentirte más descansado por la mañana.

Cuando te encuentres estresado durante el día, es importante tener una válvula de escape que reduzca la tensión. Puede ser cualquier cosa, desde pausas programadas regularmente para hacer ejercicio y meditar hasta caminar unos minutos. Uno de los empleados de los autores dedica medio minuto a respirar profundamente. El truco está en encontrar la actividad que alivie el estrés que mejor funcione para ti.

Además de controlar tus niveles de sueño y estrés, el autocuidado también implica abordar un efecto secundario del trabajo a distancia: el aislamiento. Comer espontáneamente con un colega o tener una charla rápida en el refrigerador de agua no es posible cuando trabajas desde casa, y esto puede hacer que te sientas desconectado.

Por suerte, no es necesario que trabajes desde casa.

Por suerte, puedes crear conexiones sociales con algo de planificación y esfuerzo. Intenta organizar reuniones virtuales para tomar café, comer o tomar algo después del trabajo. Estas sesiones deben servir para estrechar lazos y hablar de cualquier cosa, siempre que no esté relacionada con el trabajo. También puedes crear grupos de chat dedicados a intereses que tú y tus compañeros de trabajo compartáis. Y, por último, haz planes para reunirte con tus colegas remotos en persona de vez en cuando. Esto ayudará a fortalecer tus conexiones.

Conclusiones

El mensaje clave de estos resúmenes:

El trabajo a distancia tiene algo que ofrecer tanto a las organizaciones como a los empleados. Las empresas acceden a una mayor reserva de talento y a una mano de obra más productiva, mientras que los trabajadores ganan tiempo, flexibilidad y autonomía.

Para asegurarse de que los trabajadores a distancia ponen de su parte, las organizaciones deben fijar una visión y establecer valores y objetivos claros y coherentes. Las organizaciones también tienen la responsabilidad de proporcionar las herramientas y los procesos adecuados para el trabajo a distancia, y de ayudar a fomentar las conexiones sociales. Al mismo tiempo, es importante que los empleados encuentren horarios y espacios de trabajo eficaces, y que cuiden de sí mismos para que no se resientan ni su trabajo ni su vida personal.

Consejos para la acción

Consejos Accionables:

Consejos Accionables:

Consejos Accionables.

Encuentra una estrategia de correo electrónico.

Los trabajadores a distancia pueden sentirse fácilmente presionados para responder constantemente a los correos electrónicos. Esto aumenta los niveles de estrés y consume tiempo que podría utilizarse de forma más productiva. Por suerte, hay formas de evitarlo. Por ejemplo, asignando franjas horarias para revisar y responder a los correos electrónicos, o utilizando una herramienta de gestión del correo electrónico para marcar todo lo que requiera una respuesta inmediata. También es una buena idea establecer expectativas, dando a los compañeros un plazo en el que pueden esperar una respuesta a los correos electrónicos no urgentes.

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