Cómo dejar de procrastinar

La mayoría de nosotros procrastinar. Nos sentimos culpables por ello y nos criticamos a nosotros mismos por ello. Y, sin embargo, lo seguimos haciendo. ¿Por qué? Por al menos tres factores: la ausencia de buenos hábitos y sistemas (mala disciplina), intolerancia a determinadas emociones (como la ansiedad o el aburrimiento) y nuestros propios patrones de pensamiento defectuosos.

Cuando comprenda estas causas, podrá utilizar estrategias que se dirijan a ellas. Puede minimizar los pequeños incidentes de procrastinación, como cuando se queda atrás y no inicia un proyecto hasta cerca de su fecha de vencimiento, y evitar los mayores problemas que sus patrones de retraso están causando.

Sus hábitos (o falta de ellos)

Una teoría común es que la procrastinación es el resultado de un falta de disciplina. Los procrastinadores eligen el ocio y la diversión antes que el trabajo duro. Una variación más moderna de esta explicación es que no tienen buenos sistemas ni hábitos. Varios estudios han demostrado que los hábitos fuertes reducen nuestra necesidad de autocontrol. Hacen que sea más fácil mantener conductas esforzadas y resistirse a las distracciones. Pero el proceso de establecer un hábito que confiera esos beneficios normalmente lleva unos meses.

Para evaluar si esto es un problema para usted, pregúntese: ¿Qué hábitos tengo para abordar mis tareas más importantes? Si la respuesta es ninguna, pruebe estos enfoques:

Programe su trabajo profundo de forma coherente.

Yo defino trabajo profundo como centrarse en su proyecto más importante a largo plazo. Podría implicar, por ejemplo, elaboración de una estrategia empresarial, hacer análisis de datos complejos o escribir un libro. El trabajo profundo suele ser un desafío, pero hacerlo de forma coherente cada día, siguiendo un patrón normal, hará que lo sea menos.

Los hábitos hacen que las secuencias de comportamiento sean más automáticas. Tenga en cuenta que cuando dejamos de ser conductores novatos, no pensamos conscientemente en lo que hacemos cada vez que nos ponemos al volante de un coche. Los hábitos más complejos, como ir al gimnasio o aprender un idioma, también pueden hacerse más automáticos. Eso ocurre mediante la repetición y las señales. Así que no debería intentar hacer un trabajo profundo a las 11:00 de la mañana un día y a las 3:00 de la tarde del día siguiente. Y aunque la hora exacta a la que se adapte no sea la misma, su trabajo profundo debería encajar en su día siguiendo el mismo patrón: Después de hacer esto, hago mi trabajo profundo. Por ejemplo, cada día, después de dedicar hasta una hora al correo electrónico y a las tareas administrativas, empiezo mi sesión de trabajo profundo, que normalmente implica escribir.

Cree un sistema para iniciar nuevas tareas.

¿Qué hay de las responsabilidades que asume por primera vez y que se sienten fuera de su fuerte campo? Será menos probable que posponga las tareas novedosas si tiene un sistema maestro para abordarlas. Las medidas que tome cuando se encuentre con algo nuevo se convertirán en su propio tipo de hábito, lo que reducirá la fatiga de tomar decisiones sobre cómo empezar.

Mi propio sistema implica una secuencia coherente de pasos: en primer lugar, considero tres opciones para abordar la tarea. Luego, yo realizar una autopsia analizar las cosas que tienen más probabilidades de salir mal. Luego calculo el tiempo que debo dedicar a la tarea. Y por último, encuentro formas de poner a prueba rápidamente mis suposiciones.

¿Cómo puede desarrollar su propio sistema? Realice ingeniería inversa: recuerde un ejemplo de una tarea difícil que haya completado correctamente e identifique los pasos que utilizó para llevarla a cabo. Prefiero este enfoque a intentar copiar los métodos de otra persona, porque tendrá como resultado un sistema que se adapte a su propia naturaleza y puntos fuertes.

Sus emociones

Tendemos a evitar las tareas que despiertan emociones negativas. En psicología, la evitación y su prima cercana, la rumiación, se conocen como factores transdiagnósticos—es decir, son síntomas de muchos problemas de salud mental comunes. Las personas que hacen frente al estrés mediante tácticas de evitación son más vulnerables a la depresión, la ansiedad, el TDAH y los trastornos de la alimentación, y se convierte en un círculo vicioso. Cuando su salud mental empeora, también lo hace su evitación.

Pero incluso las personas que solo a veces se sienten tristes, dudosos y ansiosos por su trabajo—o no puede tolerar el aburrimiento o el estrés que provoca— tiende a evitar las tareas que evocan esas emociones. Esta respuesta se intensifica durante los períodos de incertidumbre. Cuando se siente abrumado, es más probable que posponga las cosas. En este estado, incluso las tareas más sencillas, como responder a los correos electrónicos, pueden parecer abrumadoras.

Para saber si sus emociones son la razón principal por la que pospone el trabajo, pregúntese: ¿Cómo está mi salud mental? ¿Las tareas que evito inspiran ciertas emociones? ¿Me aburren, enfadan, ansiosos o resentidos? Entonces pruebe estas estrategias:

Desenrede sus sentimientos.

Identificar con precisión sus emociones, algo que los investigadores psicológicos denominan granularidad emocional—le ayudará a gestionarlos. En lo que respecta a la procrastinación, también es útil analizar en qué medida cada emoción afecta a su actitud ante una tarea. Por ejemplo, puede que descubra que escribir una presentación para su jefe provoca ansiedad en un nivel 8 en una escala del uno al 10, resentimiento en un nivel de 6 y aburrimiento en un nivel de 4. Una vez que lo haya determinado, podrá abordar las emociones de forma individual. El sistema de clasificación le ayudará a evaluar su eficacia a la hora de minimizarlos.

Cuando una tarea le aburra, programe una recompensa por completarla o hágala de una manera más divertida, por ejemplo, con sus compañeros de equipo que le gusten.

Cuando una tarea le hace sentir resentido o irritado, busque lo que realmente valora de ella. Tal vez le molesta tener que hacer las revisiones que le pide su supervisor, pero realmente valora perfeccionar su oficio. Puede que se sienta resentido por el trabajo de los comités entre divisiones, pero valora la oportunidad de mejorar la cultura de su organización. Puede que se sienta frustrado por la solicitud de ayuda técnica de un compañero de equipo, pero valoro ser un colega que lo apoye.

Vanessa Branchi

Cuando una tarea lo ponga ansioso, comience con los elementos que lo hagan menos aprensivo y progrese a partir de ahí. Esto es terapia de exposición: trabajar poco a poco hasta lo que más le asusta. Lo que al principio parece inmanejable se sentirá a su alcance una vez que haya seguido los pasos más fáciles.

Este enfoque para convertir las emociones difíciles en una mayor concentración y dedicación forma parte de un conjunto de habilidades llamado flexibilidad psicológica, que fue desarrollada por el psicólogo Todd Kashdan y su equipo. Cuanto más lo usen las personas, más felices, saludables y con mejor rendimiento suelen ser.

Utilice la autocompasión para superar los recuerdos negativos fuertes.

A veces, las emociones que tenemos acerca de una tarea están impulsadas por una experiencia previa. He aquí una historia de mi propia vida que lo ilustra.

La primera vez que di una charla sobre mi investigación en una conferencia, no salió muy bien. Era estudiante de posgrado. Vivía en Nueva Zelanda y la conferencia tuvo lugar en Australia. Decidí volar a una ciudad más grande cerca de la conferencia y tomar un autobús nocturno hasta la ciudad más pequeña en la que se celebraba, porque el vuelo era más barato. No estaba en la mejor forma cuando llegué. Me sentí como un ciervo en los faros y me quedé mirando mis notas mientras leía mi charla. Todavía recuerdo visceralmente lo que se sentía al estar en esa sala y observar a ese público, que incluía a mi asesor y a mis compañeros de equipo, con la sensación de que eran objetivamente mejores que yo en todo lo relacionado con la investigación, especialmente en las presentaciones.

Ahora, cuando necesito dar una charla, ese recuerdo de hace 20 años llega a raudales. De repente, me convierto en mi yo más joven y todas las habilidades y la confianza que he desarrollado en los años transcurridos desde entonces se me escapan de las manos. Cuando tiene recuerdos tan poderosos, incluso personas con excelentes gestión de proyectos y habilidades de resolución de problemas puede encontrar que se van por la ventana.

Si se da cuenta de que tiene este tipo de reacción, compruebe si está relacionada con un acontecimiento de su infancia, principios de su carrera o con un trabajo más reciente. Considere también si hay un patrón en los tipos de tareas y recuerdos involucrados.

Muchas investigaciones convincentes muestran que se pueden curar estas heridas emocionales con un diálogo interno compasivo. He aquí un ejemplo de cómo suena eso: «Me ha decepcionado mi actuación en el pasado y eso me hace dudar. Es una sensación normal y comprensible. Pero era principiante entonces y no lo soy ahora. Está bien aprender a través de la experiencia». Encuentre y, a continuación, reutilice el diálogo interno que le funcione.

Sus patrones de pensamiento

Si es bastante disciplinado en muchos ámbitos, pero tiene dificultades en otros, patrones de pensamiento específicos puede ser el culpable. Algunos factores cognitivos que intervienen en la procrastinación son bastante universales (por ejemplo, la mayoría de nosotros subestimamos la complejidad de las tareas que tienen plazos largos), mientras que otros son profundamente personales.

Este es uno de mis patrones problemáticos: cuando la gente me dice que le gusta una parte de mi escritura en particular, suelo llegar a la conclusión precipitada de que mis otras cosas no son buenas, lo que me hace nudos cuando llega el momento de volver a escribir, ¡a pesar de que acabo de recibir elogios!

Para saber si los bloqueos cognitivos contribuyen a su procrastinación, pregúntese: ¿La tarea parece más difícil que los pasos objetivos, dadas mis habilidades? ¿Disfruto bastante (o al menos me satisface) una tarea una vez que la empiezo? Si la respuesta es sí, implica que tiende a pensar en el trabajo de una manera que hace que parezca más desagradable de lo que realmente es. Pruebe estas estrategias para superar sus bloqueos cognitivos:

Lluvia de ideas inversa.

Aunque no usé mucho la lluvia de ideas inversa antes de incluirla en mi libro Productividad sin estrés, desde entonces se ha convertido en una de mis tácticas favoritas. Cuando se aplica a la procrastinación, implica considerar lo que haría para dificultar increíblemente su tarea o algo que realmente querría evitar hacer. Una vez que tenga esas respuestas, se le ocurrirán sus opuestos, lo que hará que se sienta menos bloqueado.

Por ejemplo, una tarea puede parecer inalcanzable si me imagino tener que hacerla perfecta la primera vez o tener que hacerla exactamente con el mismo estilo que un colega al que admiro. La otra cara de la moneda es que la tarea me parecerá más fácil si acepto que se producen traspiés e imperfecciones y si la abordo a mi manera, aprovechando mis propios puntos fuertes.

Otra técnica rápida de reencuadre consiste en pensar en todas las formas en que una tarea que está posponiendo es similar a una que puede hacer fácil y bien. Por ejemplo, me siento muy cómodo escribiendo entradas de blog pero no discursos. Sin embargo, ambas implican hacer algunos comentarios rápidamente, mantener la idioma conversacional, contar historias y ofrecer al público una experiencia de «ese soy yo». La clave aquí es definir los paralelismos de manera muy específica, como lo he hecho yo.

Aprenda a aceptar trabajos llenos de fricciones.

Las tareas conocidas y moderadamente productivas suelen realizarse sin problemas y, por lo tanto, pueden resultar más satisfactorias que las nuevas, que son más difíciles pero ofrecen un mayor valor potencial. Por eso solemos tachar las cosas pequeñas de nuestras listas de tareas pendientes en lugar de abordar proyectos que tengan más impacto.

No cometa el error de equiparar el trabajo sin fricciones con la productividad. Los equipos diversos, por ejemplo, suelen generar mejores ideas, pero pueden experimentar más tensión. Las obras novedosas suelen estar llenas de fricciones, lo que de forma inherente ralentiza el progreso y puede provocar estrés. Eso lleva a un error cognitivo común llamado razonamiento emocional, lo que ocurre cuando sobreextrapola lo que siente. Cuando se sienta tenso y desafiado, por ejemplo, podría llegar a la conclusión de que va en la dirección equivocada o que no está progresando lo suficiente. Es importante entender este fenómeno y reconocer cuando le está sucediendo a usted. Metacognición, o el conocimiento de sus procesos de pensamiento, puede ayudarlo a contrarrestar los errores mentales.

Tenga en cuenta que si se presenta para hacer un trabajo importante y lo aborda de la manera más estratégica posible, progresará, aunque no lo parezca. Cuanto más tolerante sea con el trabajo lleno de fricciones, menos procrastinará. Comprométase a realizar la tarea que tenga más potencial durante algún tiempo cada día, incluso cuando ello provoque sentimientos y pensamientos tumultuosos.

Limítese a períodos de trabajo cortos.

Cuando una tarea es importante o la hemos estado posponiendo, a menudo creemos que necesitamos sesiones de trabajo maratonianas para llevarla a cabo. En la mayoría de los casos, esta forma de pensar se debe a la autocrítica provocada por la culpa por la pérdida de productividad. Pero la perspectiva de dedicarse todo el día a una tarea difícil tiende a provocar más procrastinación.

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5 estrategias para hacer más trabajo en menos tiempo

Aquí puede probar una de dos estrategias: (1) Planifique trabajar en lo que esté evitando durante 10 minutos hoy y retomarlo mañana. Hacer un poco hoy le permitirá superar el emotivo lío de empezar. (2) Planifique abordarlo durante 90 minutos hoy y con eso. Si está razonablemente condicionado para el trabajo profundo, es probable que pueda hacer casi cualquier cosa durante ese tiempo. Es un objetivo razonable. También puede adaptar este principio. Por ejemplo, podría probar una estrategia como añadir 10 minutos más cada día de trabajo al tiempo que dedica a la tarea hasta llegar a dos horas en total. Es como entrenarse para una carrera de resistencia.

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En cualquier artículo de autoayuda es importante reconocer los límites de los consejos dados. Si es persistente problemas de salud mental como la depresión o la ansiedad contribuye a su procrastinación, entonces debería seguir un tratamiento basado en la evidencia, idealmente con la ayuda de un profesional, no esforzarse por su cuenta. A medida que su estado de ánimo y su ansiedad mejoren, será menos propenso a sentirse abrumado y congelado.

Además, aunque he dividido las causas de la procrastinación en tres categorías, están interrelacionadas. Su comportamiento (hábitos y sistemas), sus emociones y sus pensamientos están todos conectados. No importa cuál sea la razón principal de su tendencia a posponer ciertas tareas, cualquiera de las estrategias aquí descritas debería ayudarlo a asistir de manera más consistente al trabajo para el que tiene problemas para reunir energía o concentración. Considérelo un menú para combatir la procrastinación, experimente con varias opciones y encuentre las que mejor se adapten a sus necesidades.

Nota del editor: Alice Boyes, PhD, es autora de Productividad sin estrés,  del que está adaptado este artículo.