Cómo dedicar mucho menos tiempo al correo electrónico todos los días

Maren Caruso/Getty Images

El profesional promedio gasta El 28% de la jornada laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos, según un análisis de McKinsey. Para el trabajador promedio a tiempo completo en los Estados Unidos, eso equivale a la asombrosa cantidad de 2,6 horas dedicadas y 120 mensajes recibidos al día.

La mayoría de los profesionales han recurrido a uno de los dos mecanismos extremos de supervivencia como último intento desesperado por sobrevivir a la embestida sin fin: en un extremo, están los devotos de la bandeja de entrada cero que mantienen sus bandejas de entrada despejadas de forma compulsiva y, en el otro, están los que básicamente se han dado por vencidos. Los correos electrónicos entran en su bandeja de entrada y permanecen.

Ante estos dos extremos, algunos han abogado por un enfoque más moderado: simplemente, revisar el correo electrónico con menos frecuencia.

Nuestro equipo de Zarvana — una empresa que enseña prácticas de gestión del tiempo respaldadas por la investigación, se propuso comprobar si existe una forma basada en datos de reducir las 2,6 horas diarias que se dedican al correo electrónico sin sacrificar la eficacia. Lo que descubrimos nos sorprendió incluso a nosotros: nos dimos cuenta de que podíamos ahorrar más de la mitad del tiempo que dedicamos actualmente al correo electrónico, o una hora y 21 minutos al día.

Estas son las cinco formas en las que perdemos tiempo innecesariamente y cómo recuperarlo:

Revisar demasiado el correo electrónico es una pérdida de 21 minutos al día. De media, profesionales revisar su correo electrónico 15 veces al día, o cada 37 minutos. ¿La mayoría de la gente espera una respuesta dentro de ese plazo? No. De hecho, solo El 11% de los clientes/clientes y el 8% de los compañeros de trabajo esperan una respuesta en menos de una hora. Pero alrededor del 40% de las personas esperan una respuesta en aproximadamente una hora. Si la gente revisara su correo electrónico cada hora en lugar de cada 37 minutos, podrían reducir seis comprobaciones de correo electrónico con respecto a su día.

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¿Qué impacto tendría eso? Algunas investigaciones sugieren que puede la gente tarda hasta 23 minutos y 15 segundos en recuperarse por completo tras una interrupción, como una pausa para comprobar el correo electrónico. Si bien no dudamos de la verdad en esta conclusión, para calcular el ahorro de tiempo, utilizamos los resultados mucho más conservadores de un estudio de la Universidad de Loughborough, que descubrió que La gente tarda 64 segundos en volver al trabajo al mismo ritmo que lo dejaron.

Ir a la bandeja de entrada tampoco es la única forma en que la gente «comprueba» el correo electrónico. Muchos también leen las notificaciones que aparecen en las esquinas de las pantallas de sus ordenadores cada vez que llega un correo electrónico, y pierden varios segundos cada vez.

Y estas interrupciones tienen costes adicionales. La investigadora Sophie Leroy de la Universidad de Washington describe lo que pasa: «Como sigo pensando en la tarea A mientras intento hacer la tarea B, no tengo la capacidad cognitiva necesaria para procesar esas dos tareas al mismo tiempo y hacer un trabajo perfecto en ambas».

Así que, entre revisar el correo electrónico seis veces más de lo necesario, dejar que las notificaciones nos interrumpan y dedicar tiempo a volver a la normalidad, perdemos 21 minutos al día.

Sin embargo, la solución es sencilla. Desactive las notificaciones y programe la hora (unos 5 a 8 minutos) cada hora para comprobar el correo electrónico. Para algunos puestos en algunas profesiones, esto no es viable. Y puede resultar muy incómodo para quienes están acostumbrados a estar al tanto de todo lo que llega y a responder en cuestión de minutos. Pero la mayoría de los que lo intentan descubren que sus rápidos tiempos de respuesta no son necesarios.

Las bandejas de entrada llenas desperdician 27 minutos al día. Muchos han argumentado que ya no hay motivo para sacar los correos electrónicos de la bandeja de entrada porque la función de búsqueda de las aplicaciones de correo electrónico más comunes es lo suficientemente potente como para facilitar la búsqueda de un mensaje entre cientos o incluso miles. Tienen razón, pero solo en parte. Buscar es la forma más rápida de encontrar correos antiguos, pero las bandejas de entrada llenas nos cuestan tiempo por otra razón.

Cuando comprobamos una bandeja de entrada abarrotada, acabamos releyendo los correos electrónicos una y otra vez. No podemos evitarlo; si están ahí, los leemos. De media, los profesionales tienen más de 200 correos electrónicos en su bandeja de entrada y recibir 120 nuevos cada día pero responda a solo el 25% de ellos. Sin un plan de limpieza consciente, el atraso sigue aumentando. Y, si la gente va a sus bandejas de entrada 15 veces al día y dedique solo cuatro segundos a mirar cada correo electrónico (el tiempo que se tarda en leer el texto de vista previa media) y releer solo un 10% de ellos (una estimación basada en el número de mensajes que caben en la pantalla de un ordenador de media), perderán 27 minutos cada día. Para la pequeña parte de las personas que no archivan, estos ahorros serán un poco más modestos (más bien 22 minutos), ya que tendrán que empezar a dedicar cinco minutos cada día a archivar los correos electrónicos para vaciar su bandeja de entrada.

En cualquier caso, el antídoto es la regla de un solo toque. Esto significa siempre archivar o eliminar correos electrónicos después de leerlos por primera vez. Este enfoque puede parecer absurdo para ciertos mensajes, como los que requieren una respuesta retrasada. Sin embargo, un correo electrónico leído que necesita una respuesta posterior ya no es un correo electrónico que requiere lectura, sino una tarea que requiere una acción. Debería tratarse como tal y moverse de la bandeja de entrada a una lista de tareas pendientes.

Usar carpetas para organizar y buscar correos electrónicos es un desperdicio de 14 minutos al día. Porque los profesionales retrasar la respuesta el 37% de las veces, encontrar los mensajes que ya hemos leído es una parte importante del trabajo del procesamiento del correo electrónico.

La mayoría de la gente se ocupa de esto creando carpetas para varios temas, personas o tipos de mensajes y archivándolos en consecuencia. De media, la gente crea una nueva carpeta de correo electrónico cada cinco días y tener 37 a mano. Pero este enfoque (hacer clic en las carpetas para encontrar lo que necesita) es un 9% más lento que buscar con palabras clave, o un 50% más lento en comparación con las búsquedas que utilizan operadores comunes (por ejemplo, «de: connect@zarvana.com»).

La búsqueda es una solución. Otra es la integración de correo electrónico y listas de tareas. Funcionan proporcionando a los usuarios una dirección de correo electrónico única a la que pueden reenviar o enviar correos electrónicos para convertirlos automáticamente en tareas, o permiten a los usuarios añadir correos electrónicos a una versión reducida de la aplicación de listas de tareas incluida en su aplicación de correo electrónico. En conjunto, estos métodos pueden ahorrar a los usuarios 14 minutos al día.

Archivar correos electrónicos en muchas carpetas con un ratón desperdicia 11 minutos al día. Las 37 carpetas apiladas en la parte izquierda de la aplicación de correo electrónico de la mayoría de los usuarios afectan a algo más que al tiempo de búsqueda. Aproximadamente El 10% del tiempo total que la gente dedica al correo electrónico lo dedica a archivar los mensajes que quieren conservar, un proceso que implica dos fases: decidir dónde deben ir los correos electrónicos y, a continuación, moverlos a las carpetas seleccionadas. Cuantas más opciones tengamos, más tardaremos en tomar una decisión.

Sabemos que las carpetas no son necesarias para volver a buscar correos electrónicos, entonces, ¿cuántas necesitamos realmente? Hemos descubierto que la mayoría de las personas solo necesitan dos: uno para los correos electrónicos que lee cuando llegan a la bandeja de entrada, pero que también requieren acciones adicionales (lo que llamamos «Archivar») y otro para los correos electrónicos que quizás queramos leer más adelante (lo que llamamos «Lectura»). ¿Por qué no tener cero carpetas? Necesitamos al menos uno para poder sacar los correos de nuestras bandejas de entrada.

Para calcular el tiempo que se ahorra al pasar de 37 a dos carpetas, utilizamos la Ley de Hick, un principio psicológico que describe la relación matemática entre el número de opciones y el tiempo de toma de decisiones. Nos dice que una decisión de 37 opciones es cinco veces más lenta que una decisión de dos opciones.

También hay formas de mejorar la eficacia y la precisión del archivado de correos electrónicos mediante el uso de reglas o filtros automatizados, que nos ayudan a evitar el riesgo de arrastrar y soltar los correos electrónicos en el lugar equivocado, y los atajos de teclado, que son más de un 50% más rápido que con un ratón. Por ejemplo, los usuarios de Windows Outlook pueden archivar correos electrónicos pulsando la tecla Control + Mayús + v y, a continuación, seleccionando la carpeta que deseen en la lista (en G Suite, los usuarios pueden pulsar «v» y, a continuación, seleccionar la carpeta deseada). Los usuarios de Outlook también pueden crear «pasos rápidos» que les permitan mover los correos electrónicos a una carpeta específica con una secuencia de teclado, ahorrando aún más tiempo.

Leer y procesar correos irrelevantes nos cuesta 8 minutos al día: Según datos de Sanebox, El 62% de todos los correos electrónicos no son importantes y se pueden procesar de forma masiva. Pero incluso el procesamiento masivo lleva tiempo. La persona promedio abre el 20% de los «correos de permisos»(por ejemplo, boletines informativos) y dedica entre 15 y 20 segundos a leer cada uno de estos correos electrónicos, lo que consume más de cuatro minutos al día. Incluso solo borrar un correo electrónico lleva una media de 3,2 segundos, lo que suma más de tres minutos al día, una razón pequeña pero importante para darse de baja y bloquear los correos electrónicos no deseados en lugar de simplemente eliminarlos.

Para dejar el hábito de procesar los correos irrelevantes de forma individual, utilice un enfoque de tres partes: filtrar automáticamente los boletines que realmente utiliza, anular la suscripción de los que no utiliza y bloquear el spam y otros correos electrónicos que siguen llegando después de intentar darse de baja.

El correo electrónico se ha convertido en la perdición de los 21 st siglo de existencia de los trabajadores, pero al implementar solo estas cinco prácticas, el correo electrónico puede volver a convertirse en una herramienta para trabajar de forma eficaz:

• Desactive las notificaciones y, en su lugar, compruebe su correo electrónico cada hora
• Saque todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada la primera vez que los lea
• Utilice la función de búsqueda con los operadores de búsqueda para volver a encontrar los correos electrónicos
• Configure solo dos carpetas de correo electrónico y utilice atajos para archivar los correos allí
• Evite procesar los correos irrelevantes o menos importantes de forma individual

Es hora de dejar atrás nuestros hábitos e intuición y ponernos en línea con lo que muestran las investigaciones, de modo que podamos dedicar horas a la semana y, por fin, tener nuestro correo electrónico bajo control.