Cómo hacer una presentación ante un público reducido

Es fácil asociar la entrega de presentaciones con estar de pie frente al público y hacer un gesto hacia las diapositivas proyectadas. Sin embargo, en muchas reuniones o presentaciones participan menos de diez participantes en una sala, donde todos permanecen sentados y recorren juntos la misma presentación de diapositivas. Este es un escenario muy diferente, con más restricciones para el presentador y menos herramientas para captar la atención del público. Pero una planificación cuidadosa y el conocimiento de las señales no verbales pueden hacer que estas «no presentaciones» tengan éxito.

Al preparar una presentación sentado, es posible que determinadas herramientas, como un atril, un proyector o un micrófono, no estén disponibles fácilmente, como lo estarían si estuviera haciendo una presentación frente a la sala. Cambie su enfoque haciéndose estas seis preguntas:

¿Cómo prepara su baraja impresa? Es importante trabajar con la misma baraja impresa (con los mismos números de página) que el público. Cuando monte su mazo, utilice un número limitado de notas manuscritas (posiblemente incluso con lápiz ligero) para que no parezca que depende demasiado de ellas. Una colega dijo que cuando olvidó su propia baraja, la cancha salió particularmente bien. Tuvo más de una conversación cuando no estaba atada a su guion. Si no puede proyectar sus diapositivas, lleve consigo un set en una memoria USB o envíese un PDF por correo electrónico como respaldo.

¿Cómo prepara la baraja para su público? Haga que las personas puedan seguir lo que dice guiándolas directamente a cada diapositiva. Utilice subrayados o notas adhesivas para hacer hincapié en las secciones importantes. O intente dejar algo en blanco a propósito que desee que el público rellene. Mi primer trabajo de ventas fue en el posgrado vendiendo publicidad en un papel secante de escritorio que regalaban a estudiantes universitarios. Mi mentor me enseñó que si ponía una «minimaqueta» del calendario y cotizaba los precios a los posibles anunciantes, la mayoría de ellos los anotarían mientras hablaba. Cuando más tarde volvieron a mirar el documento, con su propia letra, dejaron una impresión más duradera.

¿Qué más debe llevar consigo? Como normalmente cada miembro del público tiene su propia copia de la baraja, intento llevar un objeto que todos vean juntos durante al menos una parte de la presentación. Un grupo de ejecutivos que formé en Rabobank, en los Países Bajos, tuvo que ofrecer información actualizada a los altos directivos durante su viaje de tres semanas de investigación a California. En lugar de imprimir un mapa pequeño del estado en la baraja de cada persona, desplegaron una gran hoja de ruta AAA en el centro de la mesa de conferencias y la marcaron a medida que avanzaban en la presentación, con las distintas paradas de su viaje. Los clientes míos que trabajan en arquitectura o promoción inmobiliaria suelen traer un plano de planta y varias láminas de acetato transparente cuando revisan los planos de los edificios o del sitio, para que los responsables de la toma de decisiones puedan esbozar lo que esperan ver en la próxima versión.

¿Cuándo debe ponerse de pie? Los expertos no verbales están de acuerdo en que si puede ponerse de pie, mientras los demás permanecen sentados, gana algo de poder. Así que decida si puede presentarse a la parte más formal de la presentación y luego sentarse a responder las preguntas. Si esto resulta demasiado incómodo o se sale de lo normal, considere quedarse de pie solo unos momentos. Tal vez ponerse de pie para ilustrar algo en la pizarra o el rotafolio, y luego permanecer de pie un poco más de tiempo, ya que facilita algunos comentarios sobre lo que acaba de ilustrar.

¿Dónde debe sentarse? Sentarse no debe ser accidental. Si es el presentador principal, colóquese al lado o en una esquina adyacente al responsable de la toma de decisiones. Las investigaciones muestran que si comparte una esquina o un lado de la mesa con el responsable de la toma de decisiones, será más fácil llegar a un acuerdo. Por el contrario, la posición más conflictiva (piense en una partida de ajedrez) es justo enfrente de alguien. Intente sentarse donde pueda maximizar el contacto visual. Sentarse cerca del extremo de una mesa larga le permite ver fácilmente a la mayoría de las personas de la sala (y evita la posición del partido de tenis, en la que debe girar la cabeza cada vez que una persona habla desde cada extremo de la mesa). Elija un asiento que minimice las barreras entre usted y el público. En una sala en la que esté presente con regularidad, sabrá fácilmente qué asiento le ofrece la mayor ventaja no verbal; en un espacio desconocido, tiene que decidir rápidamente cuál es la mejor opción. Cuando forme parte de un equipo para una presentación, entre en la sala de forma que la persona con el mejor papel de oradora pueda seleccionar primero su asiento.

¿Cuándo debería distribuir el libro de propuestas? Retrase esto si es posible. Tómese un tiempo para hablar de los objetivos y las esperanzas del público para la reunión antes de empezar. Cuando tengan sus tablas de diapositivas, competirá por su atención. Su lectura inicial de la audiencia también puede ayudarle a guiarlos directamente hacia las partes del material que más les importan.

Además de estas cinco preguntas, también es importante tener en cuenta el efecto de la voz y los gestos, igual que en una presentación de pie. Cuando estamos sentados, todavía necesitamos respirar por completo desde el diafragma y hablar con una voz fuerte. Asegúrese de que los que estén más lejos de usted puedan oírlo con claridad. Estar sentado permite un tono más conversacional e informal, pero no se relaje demasiado o puede perder su ventaja como autoridad. Asegúrese de que ambos pies estén firmemente apoyados en el suelo y que su peso esté distribuido uniformemente. Inclínese un poco hacia adelante cuando hable para que el público vea su interacción con ellos. Algunos expertos sugieren relajarlo un poco al responder a las preguntas: recuéstese un poco en la silla para que parezca accesible durante la sesión de preguntas y respuestas. Haga contacto visual con cada persona de la sala y manténgalo de cuatro a siete segundos por persona, o más si hay menos personas. Los hombres y las mujeres se enfrentan a diferentes obstáculos de forma no verbal, como comparte Amy Cuddy en su Charla TED de 2012. Conocer nuestra predisposición personal en términos de uso del espacio, gestos y comunicación no verbal puede ser un buen comienzo para maximizar su poder no verbal.

En última instancia, todo se reduce a ser reflexivo y estratégico. Al comunicarse desde una posición sentada, el éxito depende de su relación con el público y de lo bien que pueda captar su atención dentro de ciertos límites. Si lo piensa bien, todos estamos presentes mucho más a menudo de lo que creemos. Tenemos que ser conscientes de cómo podemos dar lo mejor de nosotros, incluso cuando estamos sentados.