Cómo saber si hay demasiada gente en su reunión
por HBR Editors
A la hora de organizar una reunión, las personas a las que invita son tan importantes como lo que necesita hacer. Incluir a demasiadas personas —o muy pocas— puede ser una pérdida de tiempo para todos los involucrados. El siguiente extracto del libro Dirigir reuniones le ayudará a decidir quién debe estar en la sala para que la reunión sea lo más eficaz posible.
Puede que sea fácil invitar por defecto a una multitud de personas a una reunión; de esa forma, no tendrá que identificar a los participantes más críticos, evitará cualquier duda, tendrá a todos los involucrados a mano para tomar una decisión y no tendrá que repetir sus comunicaciones por separado después. O tal vez su tendencia es querer mantener las cosas pequeñas: puede que se sienta tentado a invitar solo a un grupo pequeño de personas cuyas opiniones valore más.
Pero para que una reunión sea útil, tiene que tener a las personas adecuadas (y solo a las personas adecuadas) en la sala. Con demasiados asistentes, puede que tenga problemas para concentrar el tiempo y la atención de todos y lograr cualquier cosa; con muy pocos, puede que no tenga a los responsables de la toma de decisiones o a los proveedores de información adecuados en la sala.
Este artículo aparece también en:
Guía de HBR para hacer que cada reunión importe
Desarrollo organizacional LIBRO ELECTRÓNICO+ HERRAMIENTAS
69.95
Save
Share
Al planificar su lista de asistentes, piense quién lo ayudará a lograr el objetivo de la reunión y a los que se verán más afectados por el resultado. Lo más probable es que se trate de una combinación de personas que ofrezcan una variedad de perspectivas. Tómese su tiempo para hacer una lista metódica de las personas de cada una de estas categorías para asegurarse de que incluye a las personas adecuadas:
- Los principales responsables de la toma de decisiones en los temas involucrados
- Los que tienen información y conocimientos sobre los temas en debate
- Personas que tienen un compromiso o interés en los temas
- Aquellos que necesitan saber la información que tiene que denunciar para poder hacer su trabajo
- Cualquiera que tenga que implementar cualquier decisión que se tome
Extraído de
Dirigir reuniones (serie Manager de 20 minutos)
Gestión de personas Libro
12.95
No dude en consultar con otras partes interesadas para asegurarse de que ha hecho la lista correcta. A menudo, otro actor clave puede recordarle una perspectiva que olvidó incluir en la sala.
Sin embargo, el hecho de que el nombre de alguien esté en su lista no significa que deba estar en la reunión. ¿A cuántas personas debería invitar realmente? No hay reglas estrictas, pero en principio, una reunión pequeña es mejor para decidir o lograr algo; una reunión mediana es ideal para intercambiar ideas y para comunicarse y reunirse, puede ir a lo grande. Algunas personas utilizan lo que se conoce como la regla del 8 al 18 de 1800 como pauta aproximada:
- Si tiene que resolver un problema o tomar una decisión, no invite a más de 8 personas. Si tiene más participantes, puede que reciba tantos comentarios contradictorios que sea difícil abordar el problema o tomar la decisión en cuestión.
- Si quiere hacer una lluvia de ideas, puede llegar a 18 personas.
- Si el objetivo de la reunión es ofrecer actualizaciones, invite a todas las personas que necesiten para recibir las actualizaciones. Sin embargo, si todos los asistentes a la reunión van a ofrecer actualizaciones, limite el número de participantes a no más de 18.
- Si el propósito de la reunión es reunir a las tropas, vaya a por las 1800, ¡o más!
Si decide no invitar a las personas que ha enumerado como propensas a verse afectadas por el resultado de la reunión, tenga un plan para comunicarles el contenido de la reunión después.
Artículos Relacionados
Investigación: La IA generativa hace que la gente sea más productiva y esté menos motivada
Arreglar los chatbots requiere psicología, no tecnología
Los chatbots dotados de IA se están convirtiendo en el nuevo estándar para la gestión de consultas, reclamaciones y devoluciones de productos, pero los clientes se alejan de las interacciones con los chatbots sintiéndose decepcionados. La mayoría de las empresas intentan solucionar este problema diseñando mejores modelos de IA en sus chatbots, pensando que si los modelos suenan lo suficientemente humanos, el problema acabará desapareciendo. Pero esta suposición es errónea. Esto se debe a que el problema de fondo no es tecnológico. Es psicológico: Hay que engatusar a la gente para que vea a los chatbots como un medio positivo de interacción. Los autores han analizado recientemente las últimas investigaciones sobre chatbots e interacciones IA-humanos, y en este artículo presentan seis acciones probadas que puede llevar a cabo al desplegar su chatbot de IA para impulsar la satisfacción, la percepción positiva de la marca y las ventas.
Investigación: ¿Está penalizando a sus mejores empleados por desconectar?
Para combatir el creciente desgaste del personal, muchas empresas han defendido programas de bienestar y han fomentado un enfoque renovado en el equilibrio entre la vida laboral y personal. Pero un nuevo estudio descubrió que incluso cuando los líderes reconocían que desvincularse del trabajo aumenta el bienestar de los empleados y mejora su rendimiento laboral, los directivos seguían penalizando a los empleados que adoptaban estos comportamientos cuando optaban a un ascenso o estaban siendo considerados para un nuevo puesto. Basándose en sus conclusiones, los investigadores ofrecen sugerencias para ayudar a las empresas a crear políticas y construir una cultura que proteja los límites de los trabajadores, evite el agotamiento y recompense el trabajo fuerte.