Cómo hacer que su equipo dé seguimiento después de una reunión

Cualquier jefe de equipo sabe que lo que pasa entre las reuniones de un proyecto es lo que hace o fracasa un proyecto. Sin embargo, a menudo es difícil mantener a un equipo motivado y centrado en llegar a un acuerdo sobre las tareas realizadas. Lo ideal es ha comprobado que todos están alineados y están de acuerdo en los próximos pasos pero asignar tareas y plazos no suele ser suficiente.

Al fin y al cabo, una vez que sale de la reunión, salen las cosas. Las circunstancias cambian. Las prioridades cambian. La mayoría de las personas trabajan más horas de las que quieren trabajar y se llevan el trabajo a casa. Y en muchos lugares, se acepta generalmente que la gente no hace todo lo que ha acordado en una reunión. La gente no usa «mi perro se lo comió» como excusa, sino cerca. Justo la semana pasada, escuché: «Se me escapó la mañana» y «Surgió algo diferente». Es difícil luchar contra este tipo de cultura, pero es posible.

Empiece por terminar la reunión con acuerdos claros sobre las medidas específicas y las fechas de finalización de cada tema. Me encanta la frase: Haga la cosa X a la hora Y o llame. No ponga automáticamente por defecto la fecha de su próxima reunión como fecha de finalización de cada acción. Elija una fecha que tenga sentido para el proyecto y genere una sensación de urgencia. Recuerde a la gente que puede negociar las fechas hasta que se sientan cómodas con la entrega prometida.

Luego pida a la gente que se comunique si uno de sus objetos de acción corre el riesgo de no entregarse. No se trata de la perfección en la entrega, se trata de la perfección en la comunicación. Es importante para cultivar y coordinar deliberadamente los compromisos si espera que la gente siga adelante.

Obtenga un resumen de una página de la reunión en el plazo de una hora si es posible para que el debate y los próximos pasos estén al tanto de todo el mundo. Luego, asigne a alguien para que rastree y haga un seguimiento de los puntos de acción entre las reuniones. No se trata de microgestionar o no confiar, se trata simplemente de una buena gestión de proyectos.

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Lleve un registro de los artículos que se hacen. ¿Cuántos de los puntos de acción acordados se han completado en las fechas acordadas? Este registro de su ratio de finalización de objetos de acción (su ratio de acciones y acciones) le indicará cómo le va. Fijarse un objetivo. Según mi experiencia, una tasa de finalización del 60% es aproximadamente la media. Llegar al 85% le dará a su equipo una increíble sensación de logro. Pero no espere la perfección, lo que importa es el patrón general.

No deje que el seguimiento lo convierta en un maestro de tareas. Sea compasivo. Cada persona de su equipo tiene una vida compleja, gran parte de la cual desconoce. No es la única persona que les pide tiempo. Las personas suelen formar parte de varios equipos y, a menudo, tienen a más de una persona a la que rinden cuentas. Si se interesa por cada uno de sus compañeros, encuentra tiempo para charlar y se esfuerza por entender su realidad actual, puede ganarse su respeto y su permiso para pedirles que hagan lo que dicen que van a hacer, de forma fiable, casi siempre.

Por supuesto, cuando alguien deje caer la pelota, no deje que la falta de actuación quede sin respuesta, sino que haga que sea una conversación amable cuando lo discuta. No debería pensar mal en la persona porque no cumplió su palabra; por lo general, es una cuestión cultural, no un defecto individual. Recuerde que está estableciendo una nueva norma. Modele el comportamiento deseado y recuerde continuamente a la gente lo que se espera.

Si todo lo anterior no funciona y no alcanza una tasa de finalización con la que se sienta cómodo, tal vez quiera abordar los problemas directamente con su equipo. Una conversación abierta y honesta sobre el cumplimiento de los compromisos acordados es constructiva.

Estas son las preguntas que debe hacerse a usted y a su equipo:

• ¿Cada elemento de acción es esencial para completar el proyecto?
• En el momento en que nos comprometamos, ¿tenemos la intención de hacer lo que sea necesario para cumplir?
• ¿Tenemos claro lo que hay que hacer, quién lo hará y cuándo lo hará?
• ¿Tenemos la capacidad de decir no o de negociar cuando no podemos comprometernos del todo?
• ¿Está bien que alguien haga un seguimiento para comprobar nuestro progreso?
• ¿Tenemos un sistema para hacer un seguimiento de los objetos de acción y de su finalización?
• ¿Estamos de acuerdo en comunicarnos si surge algo que pueda interferir con nuestra finalización de la tarea?

Este debate sobre la resolución de problemas aumentará el nivel de conciencia de todos sobre la asunción y el cumplimiento de los compromisos, así como a sacar a la luz los problemas que les impiden hacerlo.

Llegar a un nivel más alto de finalización en los objetos de acción no solo conduce a un progreso exponencial hacia las metas, sino también a una enorme sensación de logro, tanto a nivel personal como grupal.