How to Fix Meetings

Reúnete menos, céntrate en los resultados y haz las cosas

Aprende a diseñar reuniones eficientes y eficaces!

El trabajador medio pasa casi 23 días enteros al año en reuniones. ¿No es una locura? Y lo que es aún peor, según los empleados, la mitad de esas reuniones son una pérdida de tiempo.

La mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo.

No tiene por qué ser así: las reuniones son una gran oportunidad para tratar temas importantes y tener un impacto. El problema es que la mayoría de nosotros -y probablemente tú también- somos bastante malos planificando y ejecutando reuniones. Afortunadamente, este resumen está aquí para ayudarte, compartiendo pasos prácticos y fáciles de seguir para diseñar reuniones que importen.

How to Fix Meetings
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En estos resúmenes, aprenderás

    • por qué debes tratar tu reunión como una historia;
    • qué hacer con el hipopótamo en tus reuniones; y
    • cómo puede afectar a las reuniones la antigua filosofía china.

    Para diseñar una reunión productiva, primero define su propósito.

    He aquí un escenario: Gavin tiene que organizar una reunión de equipo. Así que busca una hora y un lugar convenientes, y envía invitaciones. Luego se limita a esperar a que se celebre la reunión. Pero cuando por fin llega el día, nadie encuentra la reunión útil o productiva.

    ¿Qué ha pasado?

    ¿Qué ocurrió entonces? Bueno, como mucha gente, Gavin se centró únicamente en la reunión en sí. Lo que debería haber hecho es prestar atención a lo que ocurría fuera de la sala de reuniones. Según el Continuo 40-20-40 de los autores, tanto los organizadores como los asistentes deben dedicar el 40% de su tiempo y energía a preparar la reunión y el 20% a la reunión en sí. El 40% restante es para un seguimiento productivo.

    Ese 40% inicial sienta las bases de la productividad. ¿Y el primer ladrillo de los cimientos? El propósito.

    El mensaje clave aquí es: Para diseñar una reunión productiva, define primero su propósito.

    Un propósito aclara el objetivo de una reunión y establece no sólo quién debe asistir, sino también qué se espera de ellos. También facilita dirigir la conversación en la dirección correcta. Incluso las reuniones periódicas, como las reuniones semanales del equipo, deben tener un objetivo diferente cada vez.

    Para determinar el propósito de una reunión, habla con los posibles asistentes sobre los temas que deben tratarse. A continuación, utiliza esta información para redactar una declaración de intenciones: una o dos frases que expliquen lo que debe conseguir la reunión. Por ejemplo: “Al final de esta reunión, habremos decidido las prioridades clave para la campaña del mes que viene”. Comparte la declaración de intenciones con antelación para que la gente entienda de qué trata la reunión y pueda decidir si asistir o no.

    A continuación, planifica la reunión para que realmente cumpla su propósito. Para ello, redacta un orden del día que incluya los temas a tratar, el tiempo asignado a cada uno y la persona responsable. Cuanto más detallado sea, más fácil será que la gente acuda preparada.

    Si no estás seguro de lo que debe incluir el orden del día, puedes intentar varias cosas. Una es imaginar que el orden del día es una historia con principio, nudo y desenlace. Al principio, explora los temas en cuestión y su contexto. Luego, en el medio, pasa a las soluciones o caminos a seguir. El final es para determinar los siguientes pasos. Otro enfoque consiste en estructurar el orden del día en torno a las preguntas qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién. A continuación, dedica la reunión a responder a cada pregunta en relación con la declaración de objetivos.

    Al igual que la declaración de intenciones, el orden del día debe enviarse antes de la reunión, junto con cualquier información relevante que ayude a los asistentes a prepararse.

    Los protocolos ayudan a que las reuniones se desarrollen sin problemas y con eficacia.

    Imagínate que un día sales a dar una vuelta en coche y descubres que, de repente, no hay leyes de tráfico. No hay normas ni semáforos ni señales de tráfico a la vista.

    Lo más probable es que te estés imaginando una escena muy caótica, con montones de bocinazos y múltiples accidentes en cualquier momento. Afortunadamente, la mayoría de las carreteras tienen normas y señales, y cuando la gente las respeta, el tráfico fluye sin problemas.

    Al igual que las carreteras, las reuniones también pueden ser caóticas, o como mínimo improductivas, si no estableces cómo deben transcurrir. Por eso, parte del diseño de una reunión consiste en pensar en los protocolos.

    Los protocolos.

    El mensaje clave aquí es: Los protocolos ayudan a que las reuniones se desarrollen con fluidez y eficacia.

    En las reuniones, los protocolos establecen las expectativas y guían el modo en que los participantes se comportan e interactúan entre sí. Incluyen normas básicas sobre cómo hacer preguntas, compartir opiniones y llamar la atención de la persona que dirige la reunión. Mucho antes de la reunión, deberías pensar en estos protocolos. Luego, cuando lleguen los asistentes, asegúrate de comunicárselos claramente.

    Uno de los protocolos clave a tener en cuenta tiene que ver con el uso de dispositivos móviles durante la reunión. Los dispositivos móviles son adictivos por diseño. Las notificaciones que la gente oye o ve cuando llegan nuevos mensajes desencadenan la liberación de dopamina, una sustancia química cerebral inductora del placer. Esto anima a la gente a comprobar sus teléfonos constantemente, y en las reuniones, les distrae y les impide participar plenamente.

    Hay varias formas de evitar que los teléfonos perturben las reuniones. Una es pedir a todos los asistentes que guarden sus teléfonos hasta un descanso o el final de la reunión. Puedes tener a mano una cajita específica para este fin. Si la reunión es en línea, pide a los asistentes que dejen sus teléfonos en otra sala. También hay aplicaciones que ayudan a la gente a mantenerse alejada de sus teléfonos, como la aplicación Forest. Puedes animar a la gente a que se descargue una de ellas al principio de la reunión.

    Y puesto que cada vez hay más reuniones online, es importante pensar en protocolos sobre cuestiones tecnológicas. Esto incluye mantener las cámaras encendidas para mejorar la participación, y qué puede hacer la gente para solucionar cualquier fallo. Si son personas externas las que se ocupan de las cuestiones tecnológicas, tus protocolos deben incluir saber quiénes son y el proceso para ponerse en contacto con ellas.

    Para cumplir el objetivo de una reunión, invita a las personas adecuadas y ponlas en los puestos adecuados.

    Se trata de conseguir que estén allí las personas adecuadas. Se trata de un delicado equilibrio entre calidad y cantidad.

    ¿Alguna vez te has encontrado sentado en una reunión y te has preguntado por qué te han pedido que asistas? Tal vez el debate era importante, pero no tenía nada que ver con tu área, por lo que no tenías nada que aportar.

    Invitar a las personas equivocadas es un error.

    Invitar a las personas equivocadas a las reuniones ocurre más a menudo de lo que debería. Y no sólo hace perder el tiempo a la gente, sino que también provoca reuniones improductivas. Piénsalo: puedes tener una gran declaración de propósitos, pero si en la reunión no están las personas adecuadas, no podrás cumplirla.

    La clave del éxito.

    El mensaje clave aquí es: Asegúrate de que invitas a las personas adecuadas a tus reuniones y de que ocupan los puestos adecuados.

    Un buen método de selección consiste en considerar a personas con diferentes experiencias o perspectivas sobre el tema en cuestión. Para cada persona que elijas, ten claro por qué lo has hecho. Cuando les invites, explica por qué es necesaria su contribución.

    Pensar detenidamente en los participantes también ayuda a reducir el número de asistentes a una reunión. Si asisten demasiadas personas, es difícil mantener una conversación productiva. Esto se debe a que los canales de comunicación aumentan exponencialmente cuantas más personas incluyas. Por ejemplo, cuando se reúnen dos personas, sólo tienen que comunicarse sus ideas entre sí, creando un único canal de comunicación. Cuando se reúnen más de dos personas, los canales de comunicación se multiplican. Así que cuantos menos asistentes tenga una reunión, más fácil será comunicarse.

    Ahora bien, pensar en quién asiste a una reunión no sólo tiene que ver con lo que los individuos aportan a la mesa o con la facilidad con que se comunican. También implica asignar determinados roles para ayudar a que la reunión se desarrolle sin problemas.

    El papel más importante es el de presidente. Esta persona mantiene la conversación en línea con la declaración de objetivos y el orden del día, y se asegura de que se escuchen las opiniones de todos. Si eres tú quien solicita la reunión, puede que te parezca natural presidirla, pero no siempre es la mejor opción. Puede que quieras participar activamente en el debate, en cuyo caso, pide a otra persona que la presida. La persona que elijas debe comprender el objetivo de la reunión y tener buenas dotes de escucha y facilitación.

    Otras funciones importantes son las siguientes:

    Presidir la reunión.

    Otras funciones importantes son las de cronometrador y redactor de actas. El cronometrador limita el debate al tiempo asignado, por ejemplo, avisando con cinco minutos de antelación cuando llega el momento de concluir un punto del orden del día. El redactor de actas escribe un resumen del debate o los detalles de la contribución de cada asistente y anota los puntos de acción de la reunión. Para cada función, dirígete a las personas con antelación y hazles saber lo que te gustaría que hicieran.

    Durante las reuniones, haz pausas cuando sea necesario y controla a los participantes dominantes.

    Así que has pensado en la declaración de intenciones. Has planificado el orden del día, creado protocolos y elegido cuidadosamente a los asistentes. Ha llegado el momento de la reunión. Pero antes de que empiece, piensa en el Continuo 40-20-40. En esta fase, debes aplicar el 20% de la atención que dedicas a la reunión en general.

    Cuando empiece la reunión, recuerda a todos su finalidad y comparte los protocolos. Sigue esto con una ronda de presentaciones, durante la cual los participantes expliquen quiénes son y sus motivos para asistir. Pedir a la gente que comparta algo positivo, aunque no tenga nada que ver, puede ayudar a establecer el tono de la reunión. Y cuando te adentres en la reunión propiamente dicha, ten en cuenta algunas cosas para asegurarte de que transcurre sin contratiempos.

    La clave del éxito.

    El mensaje clave aquí es: Durante las reuniones, haz pausas cuando sea necesario y controla a los participantes dominantes.

    Las reuniones sirven para hablar de temas o intercambiar ideas. Sin embargo, hacer una pausa en la conversación puede ser tan útil como mantenerla fluida.

    Hay tres tipos de pausas que pueden utilizarse en las reuniones. Las pausas prácticas dan a los asistentes la oportunidad de reponer energías o de ir al baño. Una reunión larga, como una jornada de estrategia, debería incluir pausas prácticas cada hora. Si se comparte mucha información, hacer una pausa reflexiva permite a los asistentes tomar notas, pensar o simplemente descansar la mente. Por último, las pausas estratégicas son estupendas para ayudar a la gente a calmarse en situaciones tensas, o para hacer que los participantes participen en debates de grupos más pequeños. También pueden utilizarse para meditar.

    A veces, la gente necesitará un descanso de los demás asistentes. Cuando una persona domina la conversación, resulta difícil para el resto compartir sus pensamientos. Por suerte, hay formas de solucionarlo. Puedes recorrer la sala y pedir a la gente que contribuya por turnos. También pueden escribir sus ideas en un rotafolio y pedir a los demás que añadan comentarios. Otra opción es emparejar a los asistentes y pedirles que discutan cuestiones concretas.

    ¿Pero qué ocurre si un asistente no está de acuerdo?

    ¿Pero qué ocurre si un participante es más influyente que dominante? Esto puede ocurrir cuando alguien tiene mucho estatus o experiencia y, como resultado, los demás simplemente están de acuerdo con sus ideas. Existe incluso un término para ello, acuñado por el empresario Avinash Kaushik. Se trata del efecto Opinión de la Persona Mejor Pagada, es decir, el efecto HiPPO.

    Para combatir el efecto HiPPO, pide a la persona en cuestión que hable en último lugar. Así disminuye la posibilidad de que influya en los demás participantes. Si el HiPPO de la sala eres , intenta pasar más tiempo haciendo preguntas que dando respuestas.

    El seguimiento productivo es lo que hace que una reunión merezca la pena.

    De vez en cuando, los líderes mundiales se reúnen para debatir un tema importante: el cambio climático, por ejemplo. Pasan días escuchando a expertos, compartiendo opiniones y debatiendo posibles soluciones. En el mejor de los casos, los líderes se marchan armados con un plan de acción que pueden poner en práctica.

    ¿Pero qué ocurre si, tras la cumbre, los líderes simplemente se van a casa y no hacen nada para abordar lo que habían estado debatiendo? Todo el esfuerzo que supuso planificar y asistir a la cumbre sería inútil. Pero esto no sólo es cierto cuando se trata de cuestiones enormes y de importancia mundial. De hecho, el mismo principio se aplica a cualquier reunión: Si no va seguida de acción, es una pérdida de tiempo.

    El mensaje clave aquí es: El seguimiento productivo hace que las reuniones merezcan la pena.

    El seguimiento productivo es el 40% final del continuo 40-20-40. Y hacerlo realidad empieza por garantizar que las reuniones sean productivas. Y para que sea una realidad, hay que asegurarse de que el acta de la reunión indique exactamente qué hay que hacer a continuación y quién es el responsable.

    Las tareas de seguimiento tras una reunión se presentan de dos formas: próximas acciones físicas y resultados delegados. Las próximas acciones físicas son tareas claras y específicas con expectativas definidas, como averiguar cuánto dinero queda en el presupuesto de la empresa y compartir esa información con los compañeros por correo electrónico. Los resultados delegados son resultados de los que son responsables personas concretas, que son libres de decidir la mejor forma de conseguirlos. Por ejemplo, si una gerente tiene que crear una estrategia de marketing para un producto, la definición de las acciones implicadas se deja totalmente en sus manos.

    Hay varias formas de facilitar a las personas la realización de sus próximas acciones físicas y resultados delegados. Una es darles una ventaja durante la propia reunión. Puedes dedicar los últimos diez minutos de la reunión a dar el pistoletazo de salida a diversas tareas, ya sea haciendo una llamada telefónica o aclarando cómo proceder.

    Otra táctica es hacer que las personas se sientan más cómodas con la reunión.

    Otra táctica es organizar una Hora de Poder. Se trata de una sesión específica para trabajar en los puntos de acción de las reuniones. Funciona de la siguiente manera: el grupo dedica unos minutos a registrarse y todos exponen en qué piensan trabajar. A esto le sigue una hora de intenso trabajo individual. Y lo mejor de todo es que los participantes no tienen que trabajar en los puntos de acción de las mismas reuniones. La Hora del Poder puede ser una reunión periódica para ayudar a todos a tomar impulso en las tareas de sus distintas reuniones.

    La Hora del Poder puede ser una reunión periódica para ayudar a todos a tomar impulso en las tareas de sus distintas reuniones.

    Facilitar un seguimiento productivo como éste significa que tus reuniones no sólo se planificarán y ejecutarán bien, sino que también tendrán un impacto.

    Establecer buenos hábitos de reunión requiere un equilibrio de comportamientos yin y yang.

    ¿Has oído hablar alguna vez del concepto de yin y yang? Proviene de la antigua filosofía china y enseña que el universo está formado por dos energías opuestas. El yin es la energía suave, receptiva y más pasiva, mientras que el yang es agresiva y está orientada a la acción.

    Tanto la energía yin como la yang existen en los entornos laborales. Lo interesante es que, aunque son opuestas, se complementan. Así que donde haya energía yin, debe introducirse un poco de yang, y viceversa. Esto también se aplica a cómo enfocas y diriges las reuniones.

    El mensaje clave aquí es: Establecer buenos hábitos de reunión requiere un equilibrio de yin y yang.

    Empecemos por la energía yin. Llevarla a las reuniones significa escuchar a los compañeros, explorar nuevas ideas y trabajar en armonía. Y hay algunas prácticas que pueden ayudarte a conseguirlo.

    La primera es estar lo más tranquilo posible. Esto te permite estar plenamente presente en las reuniones para poder participar y escuchar las opiniones y aportaciones de los demás. La siguiente práctica es la atención plena, que significa ser consciente de tus emociones para no dejarte llevar por ellas, lo que podría descarrilar las conversaciones. La última práctica que fomenta la energía yin es valorar a las personas que participan en tus reuniones. Y lo haces prestándoles atención y mostrando aprecio por sus aportaciones.

    Ahora bien, si sólo aportas energía yin a las reuniones, éstas serán agradables y colaborativas, pero no muy productivas. Por eso también necesitas una buena dosis de energía yang.

    La energía yang te permite fijar la vista en un objetivo y centrarte agresivamente en las acciones necesarias para alcanzarlo. Para invocarla, empieza por asistir a menos reuniones para conservar tu tiempo, energía y atención. En lugar de acudir a todas las reuniones a las que te inviten, intenta asistir sólo a una de cada tres, o envía a un colega cuando sea posible. También puedes crear políticas personales como un número determinado de horas de reunión a la semana, o no asistir a reuniones en determinados días.

    En las reuniones a las que decidas asistir, introduce energía yang centrándote en la productividad. Una forma de hacerlo es fomentando reuniones más cortas. En lugar de reunirte durante una hora entera, propón concluir el debate en unos 40 minutos. Y al final de cada reunión, pregunta siempre qué acciones son necesarias para avanzar, y determina quién será el responsable de llevarlas a cabo.

    Conclusiones

    El mensaje clave de estas conclusiones es que:

    Las reuniones eficaces requieren una planificación reflexiva previa y acciones centradas después. Empieza por establecer un propósito claro para la reunión y crear un orden del día orientado a la consecución de ese propósito. Con esto en la mano, invita a las personas que harán las contribuciones más valiosas. Da a todos una oportunidad justa de compartir sus ideas durante la reunión, y captura los elementos de acción detallados. Y para asegurarte de que estas acciones se llevan a cabo, organiza Horas de Poder que permitan a la gente trabajar en sus tareas individuales.

    Y aquí tienes más Consejos Accionables:

    Educa a tus empleados en el trabajo.

    Mejora tu experiencia en reuniones obligatorias.

    Cuando te encuentres al otro lado de una convocatoria de reunión, aún hay formas de hacer de ella un uso valioso del tiempo. Si el orden del día parece poco claro, pide al organizador más detalles para poder prepararte de antemano y contribuir lo mejor que puedas. Aclarar el orden del día podría incluso ayudarte a identificar a alguien más adecuado para asistir. Y si te ves obligado a asistir a una reunión que te parece irrelevante, dedica unos minutos antes a aclarar tus ideas y prepárate para centrarte lo mejor que puedas.

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