Cómo establecer un día sin reuniones cada semana

Un ajuste en su agenda semanal podría marcar la diferencia entre cumplir sus objetivos estratégicos con confianza y esforzarse por mantenerse al día con el día a día. ¿Ese simple cambio? Tener un día sin reuniones.

Establecer un día sin reuniones es una técnica que utilizé durante todo 2016 para completar una propuesta de libro y escribir el manuscrito de mi tercer libro. También es una estrategia que utilizo con mis clientes de asesoramiento sobre gestión del tiempo. Al disponer de un día sin reuniones a la semana, reduce el cambio de contexto que puede ralentizar el trabajo dedicado a los proyectos. No tiene que dedicar los 10 minutos anteriores a una reunión a terminar una tarea y a prepararse para la reunión, y luego otros 15 o 30 minutos después de la reunión a cerrar los cabos sueltos y a volver a concentrarse. Simplemente trabaja.

Un día sin reuniones no es la mejor opción para todo el mundo. Para aquellos que tienen problemas para mantener la concentración, se aburren con facilidad o son extrovertidos, un día sin reuniones puede acabar con la productividad. En lugar de hacer más, es probable que posterguen las cosas porque no tienen presión para actuar antes de su próxima reunión. También es probable que deseen conectarse con las personas y, por lo tanto, se distraigan deambulando para hablar con sus colegas o recurriendo a las redes sociales. Si pertenece a esta categoría, es mejor que restrinja su tiempo libre de reuniones a tramos de una a dos horas, o medio día como máximo. Experimente para ver qué funciona.

Pero para las personas a las que les gusta hiperconcentrarse y les cuesta cambiar de tarea, un día sin reuniones cambia las reglas del juego. Si sigue estos pasos, aumentará sus posibilidades de éxito.

Paso 1: Comprométase

Soy propietario de mi negocio desde hace más de 11 años. Aun así, me costó un poco la cabeza cuando empecé a implementar un día sin reuniones. Una parte de mí se sentía culpable por no estar dispuesto a programar una reunión cuando no tenía otra en la agenda. A pesar de la resistencia interna, decidí intentarlo.

Para empezar, bloqueaba todos los miércoles de forma periódica en mi calendario. De esa manera, cuando la gente utilizaba mi sistema de programación en línea, el miércoles simplemente no era una opción. Convertir un día sin reuniones en un evento recurrente en lugar de elegir el día semana tras semana aumentó mis posibilidades de establecer límites y de cumplirlos.

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La parte más difícil al principio fue cuando alguien me preguntó si podía reunirse los miércoles y tuve que sugerirle otro día. Al principio simplemente le dije a la gente que no estaba disponible. Con el tiempo, me envalentoné y les hice saber lo que estaba haciendo. En ese momento, me centré en el manuscrito de mi libro. He descubierto que esta transparencia redujo mis dudas y dio el ejemplo a los demás de que podían establecer límites similares.

Paso 2: Volver a capacitar a otros

Hable de su estrategia con sus colegas cercanos y con su jefe. Esa conversación puede incluir por qué considera que esto es una parte importante de su agenda y qué puede esperar la gente de usted no solo en términos de reuniones sino también de comunicación, por ejemplo, cuándo estará (o no) disponible en el correo electrónico. Le recomiendo tener ciertos horarios en los que escanee rápidamente el correo electrónico en busca de emergencias, como a la hora de comer y al final del día, y mantenerse completamente alejado de Internet. El objetivo es una concentración ininterrumpida.

Algunas personas respetarán estos límites y otras no. Cuando reciba una solicitud de reunión el día reservado, tendrá que tomar una decisión. Si es su jefe el que entiende la situación y aun así insiste en la hora de la reunión, probablemente tendrá que aceptar la invitación. Pero para los colegas y los subordinados directos, puede tener más flexibilidad para reprogramar las reuniones en el momento que más le convenga. Si debe tener una reunión el día que ha seleccionado, intente programarla al principio o al final del día. De esa forma, todavía tendrá una buena cantidad de tiempo libre para reuniones. O considere un punto de descanso natural, como una pausa para comer o la pausa de media tarde.

Además, establezca límites físicos. Podría ser simplemente cerrar una puerta, si tiene una, ir a un área de trabajo privada, mudarse a una cafetería o trabajar desde casa. No querrá que la gente interrumpa un día sin reuniones que pase por aquí para charlar rápido.

Paso 3: Elija su trabajo con prudencia

Aprovechará al máximo su día sin reuniones si lo utiliza para el tipo de trabajo correcto. Trabaje en proyectos que requieran concentración y un pensamiento de alto nivel, como la escritura, el pensamiento estratégico, el análisis, la codificación, el diseño o un proyecto con mucha complejidad.

No pase un día sin reuniones sin un plan. Hay una razón por la que he enseñado a los profesores cómo ser productivos durante sus años sabáticos. Los días sin reuniones no son tan fáciles de usar como cree. Tiene que ser proactivo a la hora de ser productivo, en lugar de confiar en otras personas para impulsar su productividad. También necesita un compromiso adicional para centrarse en un trabajo significativo.

Le recomiendo que seleccione un proyecto muy grande en el que esté trabajando o que elija de dos a tres entregas discretas. Anote el objetivo en un papel o regístrelo en su calendario. Decida centrarse en hacer avanzar estos objetos, y solo estos artículos. El objetivo es tener la espera urgente mientras deja espacio para lo importante. Tener los objetivos de las tareas claros le ayudará a mantenerse concentrado. Puede que incluso quiera darse permiso para hacer algo divertido una vez que haya logrado sus objetivos (tal vez dejar el trabajo pronto o trabajar en un proyecto que le apasione) para incentivar la eficiencia en lugar de posponer las cosas.

Paso 4: Ignorar las tareas rutinarias y el correo electrónico

Se sentirá incómodo la primera vez que sea el día sin reuniones. Puede que al principio le resulte incómodo ignorar o retrasar los correos electrónicos y las tareas diarias para que pueda centrarse en el proyecto planificado. Pero una vez que se ponga en el ritmo y se dé cuenta de lo bien que se siente hacer tanto, será más fácil.

Para que esté tranquilo, considere la posibilidad de publicar una respuesta fuera de la oficina para informar a los demás sobre su día de trabajo concentrado. Este mensaje de fuera de la oficina le da la libertad de posponer las respuestas y evita que se deje llevar por el trabajo diario. Si está esperando algo realmente urgente, escanee su bandeja de entrada varias veces a lo largo del día y, por lo general, no responda a nada hasta el día siguiente al día sin reuniones. Me parece que esto me ayuda mucho a centrarme en el trabajo que sé que es importante, en lugar de sucumbir al canto de sirena de lo urgente.

Tras seguir esta estrategia durante más de un año, he descubierto que todas las tareas diarias que tengo que hacer aún las hago y consigo avanzar en mis grandes proyectos sin trabajar más horas. Con un día sin reuniones, se centra más en los grandes proyectos para ser más eficiente y eficaz. Esta estrategia lo obliga naturalmente a mantener el ritmo de las demás reuniones y a trabajar para que quepan en los cuatro días restantes. Al tener un día sin reuniones, no solo puede cambiar su agenda, sino que también puede hacer que el trabajo importante sea una parte fácil, casi sin esfuerzo, de su vida laboral.