Cómo enviar un correo electrónico a alguien con quien no ha hablado desde hace mucho

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En algún momento de nuestras carreras, necesitamos la ayuda de otras personas, ya sea para establecer una conexión directa con un gerente de contratación, recopilar información sobre una posible empresa cliente o para obtener ayuda para aprender rápidamente sobre un nuevo sector. Sin embargo, a lo largo de los años, a menudo perdemos el contacto con las personas de nuestra red, ya que el trabajo, la familia y otras exigencias llenan nuestro limitado tiempo. Como si ponerse en contacto para pedir ayuda no fuera lo suficientemente difícil, ¿qué hace cuando la persona cuya ayuda necesita es alguien con quien no ha hablado en más de una década?

Como entrenador ejecutivo, he visto clientes en esta situación muchas veces. Crear y fomentar nuestras redes personales y profesionales es esencial para el éxito profesional, con investigación demostrar que las redes sólidas conducen a mejores oportunidades, avances más rápidos y un mayor estatus, entre otros beneficios. Cuando le ayudaría pedir ayuda a alguien con quien ha perdido el contacto, no necesita sentirse incómodo. Tenga en cuenta algunas cosas:

Cambie su perspectiva. Lo último que queremos es que nos vean como la persona que contacta a alguien solo cuando necesitamos algo de esa persona. Nadie quiere ser eso persona. Esta preocupación, por sí sola, puede impedir que volvamos a ponernos en contacto. Cambiar su forma de ver su comunicación con esta persona puede hacer que el contacto inicial sea un poco menos incómodo. He recordado a menudo a los clientes: «¿Adivina qué? Tampoco se han puesto en contacto con usted en los últimos 10 años. Puede que estén muy contentos de saber de usted». Adoptar la perspectiva de la responsabilidad compartida por la falta de contacto o considerar su divulgación como un hecho positivo y una buena razón para restablecer una relación con su contacto puede ser útil para superar el obstáculo mental que le impide llegar inicialmente.

Reconozca la ausencia de contacto. Llamar al elefante de la habitación también puede aliviar la incomodidad. Si el contexto de su relación fuera menos formal, por ejemplo, un compañero del colegio o de posgrado, podría usar un poco de humor y decir algo como «Explosión del pasado» en el asunto. Si su relación fuera de naturaleza más formal, tal vez con un exjefe o un cliente, podría decir algo como «Reconectar» en el asunto. Según mi experiencia al enviar este tipo de correos electrónicos, y la de mis clientes, cuando la persona que recibe el correo electrónico reconoce el nombre, el índice de respuesta supera el 90% con una de estas líneas de asunto. Al principio del cuerpo de su correo electrónico, puede reconocer que ha pasado tiempo desde la última vez que se puso en contacto y actualizarlos brevemente sobre lo que hace profesionalmente. Esto también ayudará a proporcionar un contexto útil para su solicitud.

Preste atención al tono. Hacer solicitudes que suenen desesperadas o exigentes puede provocar no solo que su solicitud sea denegada o ignorada, sino que también puede manchar la visión que la otra persona tiene de usted. Quiere que su tono parezca seguro de que cree que esta solicitud es algo a lo que la otra persona puede decir que sí. Al mismo tiempo, también quiere que sea un poco tentativo al reconocer que es probable que estén muy ocupados. También puede ofrecerse a facilitarles las cosas diciendo algo como: «Dígame cómo puedo facilitarle la tramitación de esta solicitud». Puede que le pidan que redacte un correo electrónico que pueda reenviarse fácilmente o que envíe información adicional.

Darles una salida. Al reconocer que sabe que puede que no tengan mucho tiempo para tramitar su solicitud, dar una salida a la otra persona también les ayudará a usted y a su contacto a salvar las apariencias en caso de que no puedan ayudarlo. Puede decir algo como: «Estoy seguro de que está muy ocupado, así que si no es un buen momento para usted (o si no siente que conoce a esta persona lo suficientemente bien como para hacer una presentación), lo entiendo perfectamente».

Oferta de reciprocidad. Cuando nos centramos únicamente en nuestras propias necesidades, podemos correr el riesgo de que la solicitud parezca transaccional. Al ver su solicitud en el contexto de una relación más amplia y recíproca y preguntarle cómo puede ayudar a la otra persona, ayuda a construir la relación. Al decir algo como: «Dígame cómo puedo serle útil, ahora o en el futuro», abre la puerta para que pidan ayuda cuando la necesiten. Aún mejor, es haga sus deberes en cuanto a lo que podría ofrecer a su contacto que le sería útil, tal vez sea una mayor visibilidad para su empresa, el acceso a los posibles compradores de su servicio o un informe del sector publicado recientemente.

Demuestre su aprecio. Independientemente de si su contacto puede ayudarlo, hacerle saber en una breve nota que agradece su respuesta y que se alegra de volver a ponerse en contacto puede hacer que ambas partes se sientan bien con la interacción. Si pueden ayudarlo con su solicitud, enviar una nota de agradecimiento de seguimiento e incluso un pequeño obsequio, como una botella de vino o una tarjeta de regalo para su cafetería favorita, puede ser un buen detalle. Una vez me puse en contacto con un antiguo colega para pedirle que me presentara al director de gestión del talento de una gran empresa, y luego tuve la oportunidad de proponerle un compromiso importante. Mi contacto tenía un trabajo estresante, así que le di un certificado de regalo para un spa de día, incluso antes de enterarme del resultado de mi propuesta, para hacerle saber lo mucho que apreciaba la oportunidad que su presentación había creado, sin importar el resultado.

Manténgase en contacto. Ahora que se ha vuelto a conectar con esta persona después de todos estos años, esta es su oportunidad de mantenerse en contacto. Puede ser algo pequeño, como incluir a esta persona en su lista de tarjetas navideñas o conectarse a LinkedIn (u otra red social adecuada) o invitarla a tomar un café o a comer cuando esté en su barrio o ciudad.

Llegar a las personas con las que hemos perdido el contacto no tiene por qué ser un gran obstáculo para pedir ayuda cuando la necesitamos. Si tiene en cuenta las directrices anteriores, puede cerrar con elegancia estas brechas en una relación para volver a conectar su red y construir relaciones de beneficio mutuo.