Cómo convertir eficazmente la preparación previa al trabajo en las reuniones

Termina una reunión y se esfuerza por encontrar el enlace de Zoom para la siguiente, suspirando de alivio al hacer clic en «unirse» justo a tiempo. Pero esa sensación dura poco, ya que se da cuenta de que no hizo el trabajo previo requerido: leer un documento, revisar un contrato o responder a algunas preguntas clave que van a ser la base de la conversación.

No es ningún secreto que el término «antes del trabajo» inspira gemidos, poner los ojos en blanco e incluso —durante ese momento tan conocido de realización— una sensación de perdición inminente. Por esto, y porque antes del trabajo tan a menudo no se hace, muchos ejecutivos que conozco han renunciado al consultorio.

No tiene por qué ser así. Al incluir el trabajo previo en las reuniones y dedicar los primeros cinco a 20 minutos para que los participantes revisen en silencio un documento preparado con cuidado y orientado a la acción, los líderes pueden reimaginarse no solo el concepto de preparación previa al trabajo, sino también la naturaleza misma de la forma en que los equipos se reúnen.

Dejando atrás el escepticismo

Cuando sugiero por primera vez la idea de reservar tiempo de reunión para revisar la preparación previa al trabajo, muchos asumen erróneamente que esto se traducirá en reuniones más largas. No funciona de esa manera.

Sí, los empleados ya sufren una sobrecarga de reuniones. Según una investigación reciente, El 70% de las reuniones impedir que los empleados completen todas sus demás tareas laborales. Teniendo esto en cuenta y para entender mejor la práctica, hace poco contacté con varias personas que reservaron tiempo de reunión para que los participantes revisaran el trabajo previo en paralelo. Casi todas las personas a las que entrevisté dijeron que sus reuniones no duran más. En cambio, están más concentrados.

La alineación en torno a un documento compartido garantiza que todos estén en la misma página, literal y figurativamente, cuando comience el debate. No se pierde tiempo poniendo al día a las personas que no han hecho el trabajo previo ni planteando las inevitables preguntas que son fáciles de anticipar y abordar por escrito. Igual de importante es garantizar que el tiempo de quienes hacer venga preparado no está devaluado.

En lugar de perder tiempo repitiendo, informando y haciendo hincapié en el pasado, los miembros del equipo pueden dedicar su precioso tiempo juntos a los verbos en tiempo presente y futuro: Decidir. Votar. Alinear. Aprobar. Una reunión con muchos verbos tiende a ser una reunión productiva.

Poner la responsabilidad en el líder de la reunión

Crear un documento que sea lo suficientemente completo, reflexivo y conciso como para compartirlo con un equipo es, de hecho, un trabajo extra para el líder de la reunión. Esto es apropiado. Sobre todo cuando los empleados sufren un exceso de reuniones, la persona a cargo de reunir a cualquier grupo debe tener una idea clara de lo que quiere obtener de la reunión.

En un momento en que 11,2 millones de puestos de trabajo en EE. UU. siguen sin cubrir, es fundamental que los líderes maximicen el talento de su organización hace tener. Cuando el líder de una reunión dedica su tiempo a preparar un documento, agudiza y aclara el propósito de la reunión y, por lo tanto, maximiza lo que se puede lograr.

Piense en el propósito como un portero colocado en la metafórica entrada de cualquier reunión cuando llega el organizador. Si el organizador no tiene un propósito claro, quizás debería reconsiderar si vale la pena quitarle tiempo a la gente. La preparación previa al trabajo integrada es un mecanismo para las reuniones con un propósito.

La empresa que más ha adoptado la preparación previa al trabajo integrada es Amazon, donde los primeros minutos de cada reunión (o incluso los más de 30 primeros minutos) se dedican a revisar una nota que servirá de base para el debate de esa hora.

Los memorandos, como fundador de Amazon Jeff Bezos ha explicado, «se supone que crean el contexto para lo que entonces será una buena discusión». Y añadió: «La razón por la que los leemos en la sala, por cierto, es porque al igual que los niños del instituto, los ejecutivos se abren paso con faroles durante la reunión como si hubieran leído el memorándum. Porque estamos ocupados y tiene que sacar tiempo para que se lea el memorándum».

Los memorandos no son solo para ejecutivos. Mis conversaciones recientes con quienes suelen incluir la preparación previa al trabajo en las reuniones incluyeron a varios miembros del equipo de Amazon. Cada uno dijo que era inusual asistir a una reunión en la empresa que no comenzara con al menos varios momentos de lectura tranquila de las notas.

«Escribimos porque nos ayuda a tener claridad de ideas», dijo un empleado, un asesor técnico que trabaja en recursos humanos. «La persona que ha convocado la reunión lo ha pensado previamente y ha recopilado los datos correctos. Eso nos permite, cuando comience la conversación, ponernos manos a la obra y empezar a resolver los problemas».

Cómo crear una nota previa al trabajo

Incluso para quienes están convencidos de los méritos de esta práctica, adoptarla puede ser difícil. Estos son algunos consejos para empezar:

1. Desglosarlo.

En el mundo empresarial, mucha gente se siente más cómoda con los documentos de PowerPoint que con la escritura larga. Y si bien puede parecer condescendiente formar a los empleados en el arte de redactar notas integradas antes del trabajo, esto puede resultar muy útil.

Amazon tiene un documento guía que especifica todo, desde el tamaño de la fuente hasta los márgenes. Este nivel de detalle puede resultar exagerado para muchas organizaciones, pero a medida que surgen las mejores prácticas, tiene sentido codificarlas.

2. Incluya un componente interactivo.

Una forma de inspirar el debate tras un período de lectura silenciosa de memorandos es invitar a todos a introducir sus ideas, preguntas y observaciones en un documento compartido. Google Docs, nubes de palabras o Sondeos mentímetros son herramientas útiles para ello.

3. Explique el razonamiento.

A la gente no le gusta hacer piruetas innecesariamente. Es fundamental garantizar que los equipos entiendan que el propósito de este ejercicio no es crear más trabajo o alargar las reuniones. En todo caso, la práctica debería resultar en menos reuniones en las que se logre más.

4. Combínelos.

Cuando los participantes utilizan el material previo al trabajo en parejas, es más probable que se centren en el material escrito. Las conversaciones iniciales de cada pareja pueden dar al grupo una ventaja en el proceso de lluvia de ideas.

5. Imprímalo.

Algunas personas asimilan el material de forma más rápida y eficaz cuando tienen una copia impresa que pueden marcar con bolígrafo y papel. Para las reuniones presenciales, considere imprimir algunos ejemplares del trabajo previo con antelación para que los participantes absorban el material más fácilmente cuando pueden tenerlo en sus manos.

. . .

Al establecer una cultura de pretrabajo integrada y comunicar el razonamiento detrás de este cambio, los líderes indican que valoran el tiempo de sus personas y, por extensión, que valoran a sus personas. Y cuando los grupos de empleados se reúnan, ese precioso tiempo pasará a ser más valioso.