Cómo decidir qué tareas delegar

¡Ping! Algo necesita su atención. ¿Es un correo electrónico? ¿Un tuit? ¿Un mensaje? ¿Un recordatorio en su teléfono? ¿Una invitación de calendario? ¡Ping! Otro.¡Ping! Ahí está ese sonido de nuevo. O tal vez sea una señal visual, un recuento de tickers cada vez mayor en los iconos de la aplicación o en la bandeja de entrada.

Rápido, ¿por qué no responde ahora mismo? Lo dice el diablo en su hombro digital: su remitente quedará satisfecho al instante y recibirá como recompensa una dosis de dopamina.¡Pero espere! El ángel del otro lado se acerca y le implora que, en cambio, apunte a la concentración, la estrategia, el significado y el impacto. Un poco aturdido, vuelve al centro:¿En qué estaba trabajando de nuevo? ¿Qué era más importante que lo que acabara de llegar? Es difícil de recordar.

Cuando llegue Ping máximo— la sensación de que no tengo espacio para otra solicitud sin sacrificar mi cordura o mis proyectos estratégicos. Me tomo un momento para centrarme en lo que más importa y recordar que no tengo que volar solo en mi trabajo diario.

Nuestro «ángel» de las tareas y proyectos favoritos es el demonio de otra persona y viceversa. Eso significa que hay alguien por ahí que puede deleitarse con el diablo de sus datos. La habilidad es aprender a delegar. Incluso mejor que ahora mismo. Incluso si cree que ya delega de forma eficaz hasta cierto punto, apuesto a que tiene espacio para una eficiencia aún mayor y, por lo tanto, con la tranquilidad, ya sea en el hogar o en el trabajo. Todos tenemos un Ping máximo Talón de Aquiles, ya sea algo tan mundano como la lavandería o tan importante como la contabilidad mensual.

Muchos de nosotros conocemos los vagos beneficios y el objetivo de la delegación: crear equipos que puedan compartir la carga de trabajo para que haga el trabajo más expresivo que solo usted puede hacer. Pero en la práctica, acumulamos y atascamos debido a una variedad de miedos: el trabajo no se hará según las especificaciones, tardaré más en asignarlo que en hacerlo yo mismo rápidamente, este es un trabajo que nadie quiere hacer, costará demasiado, y si no se puede confiar en esta persona, etc.

Solía creer todas esas pequeñas mentiras piadosas que me decía a mí mismo. Era mi perfeccionista interior hablando, levantando la cabeza y llevándome directamente de nuevo por el camino del agotamiento, donde había estado demasiadas veces antes. Ni siquiera yo soy inmune a caer en el «¡Pero no puedo delegar esto!» atrapar y pisar el agua de nuevo. Pero todos estos miedos son un mito.

La delegación es lo que resucitó a mi empresa del borde del colapso en 2013. La delegación es lo que me ayudó a triplicar mis ingresos en 2014 con respecto a los tres años anteriores, y la delegación es lo que me ha ayudado a ganar más en lo que va del año, cuando escribo esto en mayo, que en los tres años anteriores juntos.

Contratar más ayuda, si bien hace mella en el presupuesto, me ha ayudado a ganar más dinero que el coste de crear un equipo en el que sepa que puedo confiar.

En cierto momento, todo lo que se pueda delegar debería serlo, con raras excepciones. Realice una auditoría con las seis T para determinar qué tareas tiene más sentido descargar:

Diminuto: Tareas que son tan pequeñas que parecen intrascendentes abordarlas, pero suman. Nunca son importantes ni urgentes y, aunque solo tarden unos minutos, acaban alejándolo del flujo de un trabajo más estratégico. Por ejemplo, inscribirse en una conferencia o evento, añadirlo a su calendario y reservar el hotel y el vuelo; por sí solas, cada una de estas cosas puede no llevar mucho tiempo, pero juntas, todas suman.

Tedioso : Las tareas que son relativamente simples probablemente no sean el mejor uso de su tiempo. Tareas muy sencillas pueden (y deben) ser gestionadas por cualquiera menos usted. Por ejemplo, introducir manualmente una lista de 100 artículos en una hoja de cálculo y codificarla por colores, o actualizar los KPI de su presentación.

Lleva mucho tiempo: Tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, llevan mucho tiempo y no requieren que investigue el 80% inicial. Puede intervenir fácilmente cuando la tarea esté completa al 80% y dar su aprobación, supervisión y/o instrucciones sobre los próximos pasos.

Enseñable: Tareas que, aunque al principio parecen complicadas y pueden incluir varias subtareas más pequeñas, pueden traducirse a un sistema y transferirse, sin dejar de hacer controles de calidad y aprobación final. Por ejemplo, enseñarle a uno de sus subordinados directos cómo redactar la baraja de presentación para la reunión general mensual e incluso cómo ser quien entregue esas actualizaciones al equipo.

Un acto terrible: Tareas que no solo no están dentro de sus puntos fuertes, sino que son un área en la que no se siente equipado. Tarda mucho más que las personas expertas en esta área y aun así obtiene un resultado deficiente. Por ejemplo, el diseño visual de las diapositivas de PowerPoint para la reunión del equipo o incluso la contratación de un diseñador profesional para una próxima presentación fuera de su organización, como una próxima charla TEDx.

Sensible al tiempo: Tareas que son urgentes pero que compiten con otras prioridades; no hay tiempo suficiente para hacerlas todas a la vez, por lo que delega una tarea importante y urgente para que pueda realizarse en paralelo a sus otros plazos basados en el proyecto. Por ejemplo, dejar el iPad en el plan después de un vuelo (como lamentablemente hice hace poco); trabajar para recuperarlo antes de que desaparezca por completo en el aeropuerto perdido y encontrado del abismo llamando al servicio de atención al cliente todos los días (con tiempos de espera prolongados). Llamar a una aerolínea para cambiar la asignación de asientos para el día siguiente mientras esté en reuniones que duran todo el día.

Uno de los principales diferenciadores para determinar qué delegar es comprobar con frecuencia (si no a diario) para examinar lo que hay en su plato y preguntarse: ¿Qué puede hacer usted y solo usted? ¿Cómo puede delegar el resto?

Su misión: Durante las próximas dos semanas, tome nota de las tareas incluidas en las 6 T anteriores (hágalo en una hoja de papel o en un plantilla de seguimiento como esta con columnas para diferentes categorías (en casa y en el trabajo). Para obtener más ideas sobre qué delegar, consulte esta lista de Más de 75 tareas que delegué en el último año.

Incluso si aún no está seguro quién delegar en, o incluso cómo, empiece por capturar el qué. Entonces observe cómo su mente (y el ángel que está en su hombro de trabajo) comienzan a crear mágicamente soluciones para los próximos pasos desde ese nuevo punto de vista del espacio y la autoconciencia.