Cómo enfriar una negociación acalorada

Muchas personas temen que, independientemente de cómo se preparen, su negociación se convierta en un debate improductivo o en una pelea a gritos. Incluso si aborda la negociación con una mentalidad colaborativa y de resolución conjunta de problemas, es posible que las cosas se pongan acaloradas. Ya sabe cuando sucede: Tal vez sienta que se pone emocional. Siente que su presión arterial está aumentando, que se enfada o se pone ansioso. Quizá su homólogo esté haciendo lo mismo. Puede que el volumen esté subiendo o que uno o ambos hayan empezado a gritar.

Veamos un ejemplo de una empresa que planifica su presupuesto anual. Betty, la directora de ventas, está preparando su presupuesto para el año que viene y se va a reunir con Amit, el director de finanzas. Betty le ha pedido a Amit varias veces números revisados para poder incluirlos en su presupuesto. Sin embargo, en lugar de dar a luz, sigue acudiendo a ella con más preguntas. El proyecto de presupuesto de Betty se entregará al CFO mañana a primera hora de la mañana, así que envía a Amit una convocatoria de reunión para hablar de lo que está sucediendo. Amit acepta, pero llega 15 minutos tarde. Tras explicarle por qué necesita los números hoy en día, Betty le pregunta qué es lo que impide que Amit le dé los números que le ha pedido. Empieza a explicar que ella no ha compartido suficiente información y que se ha esforzado mucho para encontrarle sentido a lo que ella tiene le dio.

Betty levanta la voz: «Le he pedido cuatro veces que me dé esos números, llegó tarde a la reunión y, de alguna manera, es mi culpa. ¿Por qué no puede hacer lo que le pedí?»

Amit no puede creer que no lo entienda: «¡Llevo semanas trabajando en sus números! Pero no puedo darle las cifras finales hasta que me dé toda la información que necesito. ¿No entiende que es su culpa?»

Puede que esta situación no le parezca una negociación a primera vista, pero lo es: hay dos partes con diferentes incentivos e intereses que están intentando llegar a un acuerdo sobre cómo proceder. En este caso, ha estallado un conflicto, pero no tiene por qué perjudicar a la relación de Betty y Amit ni al proyecto de presupuesto de Betty.

Las emociones se intensifican durante una negociación porque hay mucho en juego: los puestos de trabajo de las personas, su posición ante sus jefes, su confianza, el éxito de una empresa o el futuro de sus negocios.

Una negociación también puede resultar emotiva cuando usted y su homólogo no se han comunicado bien. Tal vez entendió mal las intenciones del otro o se ofendió por accidente y los sentimientos se hirieron.

Adaptado de

• 

  Guía de negociación de HBR

  Comunicación Libro

  • Jeff Weiss

  19.95

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Sea cual sea la razón por la que la conversación se ha vuelto combativa, he aquí algunas formas de calmar la situación:

1. Concéntrese en su reacción física. Respira hondo en lugar de ponerse tenso y contener la respiración. Póngase en tierra poniendo las manos sobre la mesa o los pies en el suelo. Los movimientos físicos que haga influirán en la forma en que su mente reacciona. Si empieza a retorcerse las manos, le está indicando a su mente que hay algo de lo que preocuparse. Por otro lado, si se mueve lenta y deliberadamente, envía un mensaje a su cerebro para que mantenga la calma.
2. Escuche lo que dice su homólogo. Deje que se desahogue. Algunas personas necesitan desbordarse como una especie de liberación. Después de gritar o golpear la mesa, puede que se calmen solos. No siempre siente la necesidad de responder al arrebato. Si puede, déjelo pasar y pase a una forma de interactuar más productiva.
3. Demuestre que lo ha escuchado. Parafraseando con calma lo que ha oído. Reconocer la razón por la que su homólogo se enfadó a menudo puede ayudar a cambiar las cosas. A veces la gente solo quiere que la escuchen.
4. Demuestre un poco de empatía. Si está enfadado por algo que no tiene nada que ver con usted, reconozca que parece una situación difícil. Tal vez incluso formule el tema como un problema conjunto en el que puedan trabajar juntos.
5. Obtenga más información. Si usted es la causa de su frustración, investigue y descubra lo que está pasando. Intente entender lo que hizo y cómo ustedes dos podrían estar viendo las cosas de manera diferente.
6. Tómese un descanso . Si usted es el que se enfada o se pone nervioso, considere tomarse un descanso. Dé un paseo por el edificio. Pídale a alguien de su equipo que lo ayude a explicarlo. Respirar hondo, o incluso un poco de meditación, puede ayudarlo a reponerse.

Cuando Amit le devolvió el golpe, Betty respiró hondo y se recostó en su silla, con los dos pies en el suelo. Con el cuerpo firme, pudo empezar a calmarse, pero no pudo evitar darse cuenta de que Amit todavía tenía la cara roja y los brazos cruzados.

El siguiente paso de Betty fue disculparse por su arrebato. Sin embargo, no se detuvo ahí. También le preguntó a Amit por qué estaba molesto. Ella siguió adelante para escuchar y dejar que él lo hiciera.

Amit dijo que estaba bajo mucha presión, dado que era hora de presupuestar. Admitió que Betty no fue la primera persona que se enfadó con él esa semana. Habló de que no cumplía sus objetivos porque no recibió suficientes recursos el año pasado. Incluso compartió una situación hace dos meses, cuando le pidió ayuda a Betty y no recibió nada. No tenía ni idea de a qué se refería, pero no lo detuvo, sino que le preguntó cuáles habían sido las consecuencias. Con todo eso fuera de sí, y con la evidente franqueza de Betty a escuchar de él, Amit también se calmó. Betty observó, aliviada, cómo los hombros de Amit comenzaban a relajarse y él se descruzaba de los brazos.

Adaptado del libro Harvard Business Review Press  Guía de negociación de HBR, de Jeff Weiss.