Cómo llevar a cabo una reunión virtual

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Las reuniones virtuales son la realidad subóptima de la vida de la mayoría de los trabajadores de la información. Ahorran tiempo y costes de viaje, pero privan a los asistentes a las reuniones de una serie de señales no verbales que nos ayudan a entendernos. Sin el lenguaje corporal, el flujo de información disminuye desde la banda ancha hasta el acceso telefónico, la relación señal/ruido aumenta y, en consecuencia, aumenta la posibilidad de problemas de comunicación.

Y no son solo las señales visuales las que faltan. La calidad de la mayoría de las líneas telefónicas y líneas de voz digitales es bastante mala, por lo que también se pierde una enorme cantidad de tono vocal y la consiguiente pérdida de matices hace que las reuniones virtuales sean aún menos satisfactorias y difíciles.

Entonces, ¿qué hay que hacer? Estas son cinco medidas que puede seguir para ayudar a devolver parte de la riqueza a una reunión virtual.

1. Reconozca que las reuniones virtuales no son óptimas y planifique en consecuencia. Haga las cosas menos importantes mediante reuniones virtuales siempre que sea posible. Guarde las cosas emocionales para las reuniones cara a cara, ya que son las emociones y las actitudes las que se transmiten principalmente a través del lenguaje corporal. Así que si va a dar el pistoletazo de salida a algo importante o a celebrar una gran victoria, muerda la bala de la reunión y reúna a todos. En las reuniones virtuales, haga las cosas rutinarias de compartir información. Intentar resolver desacuerdos o acelerar a la gente a través de una línea telefónica digital es una locura. Nuestra inversión emocional en una llamada telefónica es simplemente menor que en una reunión cara a cara, y la falta de información visual y tonal hace que sea mucho más difícil transmitir los mensajes clave.

2. Planifique la reunión virtual en segmentos de 10 minutos. Las pruebas recientes sugieren que la capacidad de atención puede durar unos 10 minutos en esta era repleta de ordenadores y sobrecargada de información. No cabe duda de que nuestra capacidad de atención ya no está en el teléfono, así que planifique su reunión en segmentos cortos y tómese descansos en el medio. Los descansos permitirán a la gente volver a participar.

3. Haga pausas con regularidad para ver las aportaciones del grupo. Una de las primeras víctimas de una reunión virtual es la participación en grupo. La tendencia abrumadora es silenciar el teléfono y ocuparse de otras tareas mientras se escucha a medias. Puede hacer que el grupo participe dando una vuelta por los teléfonos pidiendo información. En una reunión cara a cara, puede saber cómo les va a las personas controlando su lenguaje corporal. En una reunión virtual, tiene que hacer paradas con regularidad para tomarles la temperatura a todos. Y me refiero a todos. Recorra la lista y pida su opinión a cada localidad o persona.

4. Etiquete sus emociones y pida a los demás que hagan lo mismo. Al carecer de señales visuales, nos cuesta mucho leer las actitudes de otras personas, así que deje la suya clara y capacite a otras personas en la llamada para que hagan lo mismo. Diga: «Me entusiasma la próxima noticia, porque significa que…» O: «Jim, me sorprende mucho saber que las cifras del tercer trimestre no están mejorando. Sorprendido y preocupado, de hecho. ¿Qué opina de ellos?» Tiene que volver a poner lo que las líneas telefónicas están eliminando.

5. No descuide la charla trivial, pero utilice el vídeo. Las reuniones cara a cara mantienen al grupo unido y cohesionado a través de todas las señales no verbales de solidaridad y de la capacidad de los grupos de compartir emociones. Eso es mucho más difícil de hacer mediante una reunión virtual. Así que dedique la diversión y el intercambio a través de una pequeña charla, pero que sea una charla trivial en vídeo. Haga que el grupo se envíe clips de 30 segundos o 1 minuto sobre lo que están haciendo o qué tiempo hace en el lugar en el que se encuentran. La tecnología facilita la creación de estos vídeos y ayudan a recordar a las personas la existencia visual de los demás, incluso cuando no están presentes físicamente. Destine parte de ese dinero que está ahorrando a viajar a un buen uso tecnológico.

Las reuniones virtuales nunca sustituirán la necesidad de que los humanos intercambien información no verbal emocional e inconsciente a través de intercambios cara a cara, pero se pueden hacer para todos los fines, excepto los más importantes.

El Dr. Nick Morgan es presidente de Public Words Inc., una consultora de comunicación, y autor de Dé su discurso, cambie el mundo_, y_ Confía en mí: cuatro pasos hacia la autenticidad y el carisma_. Escribe y habla con frecuencia sobre temas de comunicación._