Cómo liberarse de la cárcel por correo electrónico

¿Con qué frecuencia se suspenden los privilegios de correo electrónico de las personas (también conocidas como «cárcel por correo») porque están repletas de preguntas, actualizaciones de estado, notificaciones y otra información que no es fundamental para la misión? La mayoría de las bandejas de entrada (y calendarios) están repletas de basura porque el paradigma dominante de la comunicación es el «envío» de información. Esto significa que la información se envía a las personas cuando está lista, pero no necesariamente cuando el destinatario la necesita. Piense en todos los correos electrónicos y documentos que tiene de ida y vuelta. Independientemente del valor de la información, ¿con qué frecuencia es relevante para usted en ese momento?

Una lección de la fabricación ajustada
Uno de los pasos fundamentales de la fabricación ajustada (o de llevar la optimización a cualquier otro proceso, de hecho) es pasar a un sistema de «tracción». En un sistema eficiente, las materias primas y el inventario de trabajo en proceso se «extraen» del paso anterior solo cuando se necesitan en el paso posterior, en lugar de «empujarlos» al paso posterior cuando se completa la operación anterior. Cada trabajador solo tiene delante lo que necesita en ese momento (el objeto en el que está trabajando) en un momento dado.

En un entorno de oficina, por supuesto, el trabajo en proceso es la información. Un sistema de «extracción» de información es aquel en el que el trabajador intermedio puede obtener la información que necesita cuando la necesita, no la meten en su bandeja de entrada de correo electrónico, la dejan caer en una esquina de su escritorio o la transmiten en una reunión de actualización de estado. Un sistema de extracción facilita el trabajo tanto a los trabajadores ascendentes como a los descendentes, es decir, tanto a los productores como a los consumidores de información, al reducir la probabilidad de que información crítica se pierda en un aluvión de correos electrónicos menos importantes. Y lo que es más importante, dado que un sistema de extracción es asíncrono (es decir, puedo entregarle mi información cuando termine, aunque no esté preparado, y puede obtenerla cuando la necesite, aunque no esté presente), un sistema de extracción sincroniza los diferentes ritmos de trabajo de las diferentes personas y equipos. Piense en un sistema de tracción como el equivalente informativo de un embrague de un automóvil que engrane dos marchas que giran a diferentes velocidades.

Muchas personas ya hacen esto en su vida privada: utilizan las fuentes RSS, los marcadores de páginas web, Instapaper, etc. para consumir información cuando están preparadas para ello; la «extraen» cuando quieren, en lugar de que se la pongan. Obtener información les permite facilitar el flujo de información que reciben. Pueden beber de una fuente de agua en lugar de de una manguera contra incendios.

Cómo crear un sistema de «tracción»
Reconociendo la carga cognitiva y administrativa del impulso de la información, algunas organizaciones están optando por sistemas de atracción mediante configurar sitios de redes sociales internas para reducir el envío masivo de correos electrónicos y permitir a los trabajadores aprovechar los conocimientos y la experiencia de sus compañeros de trabajo cuando los necesiten. Otras empresas crearon wikis.

Software de colaboración de proyectos basado en la web, como Flujo Kanban, Trello, y Asana proporcionan otra forma de cambiar la comunicación del modo empujar al modo tirar. El software hace que los avances sean visibles para todos los miembros del equipo y facilita la comunicación entre varias partes según sea necesario. Los sistemas de gestión visual de baja tecnología (notas adhesivas pegadas en pizarras blancas ubicadas en el centro, por ejemplo) también pueden servir como paneles de información para que los directivos hagan un seguimiento del progreso de sus equipos sin necesidad de reuniones repetitivas y lentas de actualizaciones de estado o correos electrónicos masivos.

Una de las formas más creativas que he visto para pasar a la atracción de información es la de una empresa que ofrece tasaciones de seguros para artículos de gran valor. La empresa solía estar en el noveno círculo del infierno del correo electrónico: sus 38 tasadores trabajan en sus casas desde todo el país y prácticamente toda la comunicación sobre el trabajo que había que hacer era por correo electrónico. ¿El resultado? Todo el mundo estaba inundado de correos electrónicos, y tanto los tasadores como la dirección tenían dificultades para hacer un seguimiento de su trabajo.

En el nuevo sistema, cada tasador tiene una carpeta de bandeja de entrada y una carpeta de salida en Dropbox . Una persona en la sede recorre todas las carpetas con un ritmo normal, deja el trabajo nuevo, recoge el trabajo terminado y pasa el trabajo terminado al siguiente paso del proceso. Por último, hay un archivo de Excel que muestra automáticamente el estado de todas las bandejas de entrada y salida y la carga de trabajo de cada persona, de modo que cualquiera puede ver el estado de las valoraciones en curso. El correo electrónico ahora está reservado para otras comunicaciones y el volumen se ha reducido considerablemente.

Pasar de la información a la extracción de información significa reducir la carga cognitiva, menos reuniones, menos agobio y un mejor flujo de trabajo. Allana el camino para una mayor concentración y un trabajo de mayor calidad. ¿Cómo puede empezar a cambiar el paradigma de la comunicación en su organización?