Cómo hacer una presentación a la alta dirección

Peter Dazeley/Getty Images

Divya, una directora que dirige un gran equipo de ingeniería, fue invitada a un retiro de dos días con el CEO y los altos ejecutivos de su empresa de Fortune 50. Ella y 30 de sus compañeros de alto potencial estaban entusiasmados por codearse con el equipo directivo.

El propósito del retiro era exponer a los líderes emergentes a desafíos más amplios, expandir su red a través de silos y, por supuesto, darles la oportunidad de conectarse personalmente con los altos ejecutivos.

La sesión comenzó cuando los participantes se dividieron en equipos pequeños para abordar los desafíos estratégicos de toda la empresa. Era una oportunidad única de hacer una presentación directamente ante el CEO, así que Divya y sus compañeras de equipo se esforzaron por investigar el tema que se les había asignado, enmarcar el desafío específico y debatir diferentes ideas y soluciones. En lugar de pasar el rato en el bar después de cenar, trabajaron hasta bien entrada la noche para finalizar su presentación. Divya fue seleccionada como portavoz de su grupo y, a la mañana siguiente, hizo su presentación.

La idea del equipo fue recibida con una reacción tibia y lo que, en el mejor de los casos, podría llamarse un aplauso educado. Naturalmente, se sintieron decepcionados por la tibia respuesta.

Divya y su equipo son todos inteligentes, hacen un gran trabajo en sus trabajos actuales y tienen carreras prometedoras por delante. Entonces, ¿qué salió mal?

Basándome en mi experiencia viendo cientos de presentaciones de líderes con alto potencial, puedo decirle que Divya y sus colegas no son los únicos que no consiguen una propuesta clave. A la hora de presentar ideas al CEO, incluso los líderes experimentados que no interactúan regularmente con la alta dirección caen en algunas trampas comunes que se pueden evitar fácilmente.

Trap #1: Una idea sin problemas

Las personas inteligentes y exitosas tienden a tener grandes ideas. Es natural que se entusiasme con sus ideas y esté ansioso por compartirlas con sus ejecutivos. Pero póngase en la piel de su CEO: es la receptora de un sinfín de ideas inteligentes. Para que el suyo destaque y sea útil para el CEO, debe resolver un problema.

Comience la presentación con el problema que ha identificado y dedique tiempo desde el principio a crear contexto, a sacar a la luz los puntos débiles y a crear un sentido de urgencia en torno a abordar el desafío. Muchos presentadores suelen optar directamente a la solución y se olvidan de construir argumentos sólidos a favor de la acción inmediata. Es el problema, no la idea, lo que los ejecutivos quieren escuchar primero. Dedique el primer trimestre del tiempo asignado a exponer el problema y el siguiente a la idea. Cuanto más urgente sea el problema, más deseoso estará su público por encontrar la solución.

Por desgracia, en el caso de Divya, su presentación empezó con una idea. No sabía que presentar una solución fuera del contexto de su problema fundamental la dejaba abierta a las críticas. En un mundo en el que los ejecutivos tienen un montón de responsabilidades y crisis que gestionar, tienen que evaluar cuáles van a actuar. Estarán más motivados para priorizar su idea si pueden ver una conexión directa con un problema que no desaparece o que se hace más importante sin su atención.

Trap #2: Una idea sin un ROI claro

Una vez que haya establecido el problema en su presentación, el siguiente paso es demostrar que su idea no solo lo resolverá, sino que lo hará de manera que el negocio crezca. Primero, demuestre cómo su iniciativa se autofinanciará en un breve período de tiempo. A continuación, proyecte cómo crecerán sus ingresos para apoyar su expansión y empezar a financiar otras partes de la organización. Asegúrese de incluir estimaciones del dinero que a menudo se pasa por alto y que se necesita para la infraestructura y la configuración.

El equipo de Divya comenzó con una idea y procedió a explicar la forma en que la implementarían. Estaban entusiasmados con los méritos técnicos de la idea, pero no mencionaron cómo la solución podría ser útil para la empresa en el mercado o frente a la competencia. Es más, la idea requeriría una fuerte inversión en herramientas que no existen actualmente.

Trap #3: Una presentación sin interacción

Como ocurre con todas las buenas presentaciones, quiere llegar a su público donde están. Pero cuando hablan con la alta dirección, los presentadores suelen exagerar las cosas obvias y no dejan suficiente tiempo para interactuar.

Divya dedicó cuatro minutos de su espacio de 20 minutos asignado a revisar su proceso de investigación y lo que el grupo aprendió. Como nada de esto era información nueva para los ejecutivos, perdió su atención. Toda la presentación duró 17 minutos, dejando unos minutos preciosos para las preguntas y el seguimiento.

Reserve la segunda mitad del tiempo asignado para hacer preguntas. Si bien eso parece una parte desmesurada, si se usa bien, puede ser la parte más valiosa de su charla. Las preguntas rápidas y contundentes son una señal de que los ejecutivos están interesados en su idea. Están procesando lo que ha dicho, poniendo a prueba varios ángulos e hipótesis y, en general, quieren saber más. Un error común es que si no hay preguntas, las cosas van bien. Suele ocurrir lo contrario. Cuantas más preguntas reciba, mejor será la presentación.

Una advertencia: no considere las críticas enmarcadas como preguntas como una interacción sana. Por ejemplo, «¿Cómo puede funcionar esto? No ha tenido en cuenta la plantilla adicional». En realidad, esa no es una pregunta. Si su público siente curiosidad y compromiso, una pregunta genuina sonará más como: «¿Cómo gestionaría la plantilla si sus proyecciones de crecimiento son precisas?»

Trampa #4: Datos sin prestar atención a los detalles

Incluso cuando dedica suficiente tiempo a la interacción, puede meterse en problemas si no tiene la respuesta correcta a la pregunta de un ejecutivo. Los presentadores pueden ser imprecisos o descuidados con los detalles cuando se les pregunta, especialmente cuando se trata de números.

Durante la sesión de preguntas y respuestas, Josh, compañero de equipo de Divya, hizo una afirmación sobre el número de clientes actuales que utilizan un producto en particular. Se saltó el número real un 12% por un error de cálculo.

Cuando presente un número incorrecto, sus ejecutivos tenderán a cancelar el resto de sus datos. Asegúrese de los datos, prepárese con la fuente de la información y, si hay algún error, prepárese para hacer un seguimiento rápido con una corrección. Y si no sabe la respuesta, no pierda el tiempo. Simplemente admítalo y dígales que lo investigará y hará un seguimiento.

Si está en condiciones de hacer una presentación ante los más altos ejecutivos de su organización, ya se le considera inteligente y capaz. No necesita demostrarlo lanzándose directamente a su idea y compartiendo un sinfín de detalles. En vez de eso, dé a su público lo que realmente quiere: una visión general del problema y de cómo cree que se puede resolver en beneficio de la empresa. Dales tiempo de sobra para interactuar con usted y demostrará que es tan inteligente y capaz como pensaban.