Cómo presenta P&G los datos a los responsables de la toma de decisiones

Los que creemos que los gerentes toman mejores decisiones cuando los datos clave se presentan visualmente tendemos a entusiasmarnos mucho con toda la innovación que se está produciendo en la visualización gráfica de la información. (Para ver una muestra de algunas herramientas nuevas y geniales, consulte la popular Charla TED de Hans Rosling.) Sin embargo, si trabaja en una organización grande y quiere que haga un mejor uso de la visualización de datos, yo diría que puntos en común es más importante que la creatividad. Si puede establecer un lenguaje visual común para los datos, puede mejorar radicalmente el uso de los datos para impulsar la toma de decisiones y la acción.

El mejor caso que puedo citar para este argumento es Procter & Gamble, que ha institucionalizado la visualización de datos como una herramienta principal de gestión. Al trabajar con el proveedor de software de análisis visual Tibco Spotfire, P&G ha colocado pantallas visuales de la información clave en los ordenadores de escritorio; más de 50 000 empleados de P&G tienen ahora acceso a una «cabina de decisiones» (se muestra a continuación).

Además de las pantallas de escritorio, P&G ha creado salas de reuniones a las que denomina «esferas empresariales» en más de 50 ubicaciones, donde se muestra la información de gestión para que los grupos la revisen y tomen decisiones. Algunas de estas salas, como la de la sede de P&G en Cincinnati que se muestra a continuación, tienen forma esférica, aunque la mayoría son salas de reuniones rectangulares convencionales recién equipadas con pantallas grandes en las paredes.

En todo el mundo, los directivos de P&G están reuniendo en esas salas, y los analistas integrados del grupo de soluciones de información y decisión de P&G ayudan a sus deliberaciones con imágenes compatibles con Spotfire.

Algunas de las pantallas son geniales. Me gusta especialmente, por ejemplo, el «mapa térmico» que muestra la posición de los productos de P&G en sus respectivos mercados. (Consulte más abajo.) Pero su propósito no es, por supuesto, deslumbrar a los directivos con genialidad y creatividad. El verdadero objetivo es ayudarlos a entender rápidamente lo que sucede en el negocio y decidir qué hacer al respecto. El CIO de P&G, Filippo Passerini, lo llama «ir más allá del qué, el por qué y el cómo». Si los responsables de la toma de decisiones tienen que dedicar demasiado tiempo a los datos para averiguar lo que ha ocurrido en un área importante de operaciones, puede que nunca sepan por qué ocurrió o cómo abordar el problema. Las buenas pantallas visuales mantienen el foco en la gestión del negocio por excepción y dirigen la atención de la dirección hacia donde más se necesita.

Tomemos, por ejemplo, el mapa térmico que se muestra aquí (haga clic para ver una versión más grande), que es el típico de P&G en Europa. Al mismo tiempo, muestra todos los mercados en los que compiten los productos de P&G y su cuota relativa (el rojo indica una cuota de mercado baja y el verde indica una cuota de mercado alta) y también pone en una perspectiva clara la importancia de aumentar la cuota de cualquiera de esos mercados. Guy Peri, director de TI de P&G que hasta hace poco estaba a cargo del análisis empresarial, explicó por qué es útil esa perspectiva:

Históricamente, solíamos celebrar que las empresas o iniciativas eran «ecológicas» o dedicábamos tiempo a empresas o iniciativas en rojo, cuando en comparación con la cartera más amplia, esas empresas o iniciativas eran relativamente irrelevantes para el rendimiento general. Con el análisis visual, podemos centrar rápidamente a los responsables de la toma de decisiones empresariales en las cuestiones empresariales que son importantes.

Tener esas pantallas de uso común es especialmente importante para P&G, porque es una empresa extremadamente global y prefiere desarrollar a los gerentes trasladándolos regularmente de una marca y mercado geográfico a otro. La visualización coherente de los datos en toda la empresa refleja y apoya esa estrategia. Entre en una esfera empresarial en Cincinnati, Singapur o Ginebra y verá las mismas tablas y gráficos proyectados. Siéntese en un escritorio en cualquier sucursal de P&G y la cabina de decisiones funciona de la misma manera. P&G intenta que sus gráficos y colores sean «sencillos de Apple» para garantizar que los directivos puedan centrarse en los importantes temas empresariales en cualquier parte del mundo.

También es importante, por supuesto, que no solo la pantalla, sino también la información en sí misma sean comunes en toda la organización. En P&G, hay un conjunto de siete «modelos de suficiencia empresarial» que especifican qué información se utiliza para abordar un dominio problemático en particular. Si se centra en las cuestiones de la cadena de suministro, por ejemplo, los modelos de suficiencia especifican las variables clave, cómo deben mostrarse visualmente y (en algunos casos) las relaciones entre las variables y las previsiones en función de las relaciones.

La dedicación de P&G a las pantallas de datos comunes y bien entendidas demuestra lo que es posible cuando los altos directivos pueden dejar de dedicar tanto tiempo a discutir qué datos son correctos, qué datos se deben utilizar realmente y cómo se deben mostrar mejor. Pueden dedicar mucho más tiempo a idear formas de abordar los problemas y las oportunidades. Es la creatividad que se ejerce en esos frentes lo que realmente impulsa el éxito de las empresas.