Cómo transformará la IA la gestión de proyectos

En un futuro próximo, la directora ejecutiva de un gran proveedor de telecomunicaciones utilizará una aplicación para teléfonos inteligentes para comprobar las siete iniciativas estratégicas de su organización. Con unos pocos toques, sabrá el estado de cada proyecto y el porcentaje de beneficios esperados que ha generado cada uno. Los estatutos del proyecto y los indicadores clave de rendimiento estarán disponibles en unos instantes, al igual que el nivel de moral de cada miembro del equipo y la aceptación general de las partes interesadas fundamentales.

Ella profundiza en la iniciativa de «cambio de marca». Unos meses antes, una gran competidora lanzó una nueva marca ecológica, lo que llevó a su empresa a acelerar su propio despliegue de la sostenibilidad. Ya se han realizado muchos autoajustes impulsados por la IA, según los parámetros elegidos por el director del proyecto y el equipo del proyecto al principio de la iniciativa. La aplicación informa al CEO de cada cambio que requiere su atención (así como de los posibles riesgos) y prioriza las decisiones que debe tomar, proporcionando posibles soluciones para cada una de ellas.

Antes de tomar cualquier decisión, el CEO llama al director del proyecto, que ahora dedica la mayor parte de su tiempo a entrenar y apoyar al equipo, a mantener conversaciones regulares con las principales partes interesadas y a cultivar una cultura de alto rendimiento. Unas semanas antes, el proyecto estaba un poco retrasado y la aplicación recomendaba que el equipo aplicara técnicas ágiles para acelerar el flujo de un proyecto.

Durante la reunión, simulan las posibles soluciones y se ponen de acuerdo sobre el camino a seguir. El plan del proyecto se actualiza automáticamente y se envían mensajes para informar a los miembros del equipo y las partes interesadas afectados de los cambios y de una proyección de los resultados esperados.

Gracias a las nuevas tecnologías y formas de trabajar, un proyecto estratégico que podría haberse descontrolado —quizás incluso hasta el fracaso— vuelve a tener éxito y ofrecer los resultados esperados.

En el presente, la gestión de proyectos no siempre avanza con la misma facilidad, pero probablemente falte menos de una década para este futuro. Para lograrlo antes, los innovadores y las organizaciones deberían invertir ahora en tecnología de gestión de proyectos.

La gestión de proyectos hoy y el camino a seguir

Cada año, se invierten aproximadamente 48 billones de dólares en proyectos. Sin embargo, según el Grupo Standish, solo el 35% de los proyectos se consideran exitosos. El desperdicio de recursos y los beneficios no realizados del otro 65% son asombrosos.

Durante años, en nuestras investigaciones y publicaciones, hemos promovido la modernización de la gestión de proyectos. Una de las razones por las que hemos descubierto que las tasas de éxito de los proyectos son tan bajas es el bajo nivel de madurez de las tecnologías disponibles para gestionarlos. La mayoría de las organizaciones y líderes de proyectos siguen utilizando hojas de cálculo, diapositivas y otras aplicaciones que no han evolucionado mucho en las últimas décadas. Son adecuados cuando se mide el éxito de los proyectos en función de las entregas y los plazos cumplidos, pero no son suficientes en un entorno en el que los proyectos e iniciativas siempre se adaptan, y cambiando continuamente el negocio. Ha habido mejoras en las aplicaciones de gestión de carteras de proyectos, pero aún faltan funciones de planificación y colaboración en equipo, automatización y funciones «inteligentes».

Si aplicar la IA y otras innovaciones tecnológicas a la gestión de proyectos pudiera mejorar la ratio de éxito de los proyectos solo un 25%, equivaldría a billones de dólares en valor y beneficios para las organizaciones, las sociedades y las personas. Cada una de las tecnologías principales descritas en la historia anterior está lista. La única pregunta ahora es qué tan pronto se aplicarán de forma efectiva a la gestión de proyectos.

La investigación de Gartner indica que el cambio llegará pronto y prevé que para 2030, El 80% de la gestión de proyectos las tareas las ejecutará la IA, impulsada por el big data, el aprendizaje automático (ML) y el procesamiento del lenguaje natural. Un puñado de investigadores, como Paul Boudreau en su libro Aplicar las herramientas de inteligencia artificial a la gestión de proyectos, y un número creciente de empresas emergentes, ya han desarrollado algoritmos para aplicar la IA y el aprendizaje automático en el mundo de la gestión de proyectos. Cuando esta próxima generación de herramientas se adopte ampliamente, habrá cambios radicales.

6 aspectos de la gestión de proyectos que se verán interrumpidos

Vemos los avances tecnológicos que se avecinan como una oportunidad como ninguna antes. Las organizaciones y los líderes de proyectos que estén más preparados para este momento de disrupción serán las que más recompensas cosechen. Casi todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la planificación hasta los procesos y las personas, se verán afectados. Echemos un vistazo a seis áreas clave.

1. Mejor selección y priorización

La selección y la priorización son un tipo de predicción: ¿qué proyectos aportarán más valor a la organización? Cuando se dispone de los datos correctos, el aprendizaje automático puede detectar patrones que no se pueden discernir por otros medios y puede superar con creces la precisión humana a la hora de hacer predicciones. La priorización impulsada por la ML pronto se traducirá en:

• Identificación más rápida de los proyectos listos para su lanzamiento que tienen las bases correctas
• Selección de proyectos que tienen más posibilidades de éxito y ofrecen los mayores beneficios
• Un mejor equilibrio en la cartera de proyectos y una visión general del riesgo en la organización
• Eliminar los sesgos humanos de la toma de decisiones

2. Apoyo a la oficina de gestión de proyectos

Las empresas emergentes de análisis y automatización de datos ahora ayudan a las organizaciones a racionalizar y optimizar el papel de la oficina de gestión de proyectos (PMO). El caso más famoso es el uso por parte del presidente Emmanuel Macron de la última tecnología para mantener actualizada la información sobre todos los proyectos del sector público francés. Estas nuevas herramientas inteligentes transformarán radicalmente la forma en que funcionan y funcionan las PMO con:

• Mejor seguimiento del progreso del proyecto
• La capacidad de anticipar posibles problemas y abordar algunos problemas simples de forma automática
• Preparación y distribución automatizadas de los informes de los proyectos y recopilación de comentarios
• Mayor sofisticación a la hora de seleccionar la mejor metodología de gestión de proyectos para cada proyecto
• Supervisión del cumplimiento de los procesos y políticas
• Automatización, mediante asistentes virtuales, de funciones de soporte como las actualizaciones de estado, la evaluación de riesgos y el análisis de las partes interesadas

3. Definición, planificación e informes de proyectos mejorados y rápidos

Una de las áreas más desarrolladas de la automatización de la gestión de proyectos es la gestión de riesgos. Las nuevas aplicaciones utilizan macrodatos y aprendizaje automático para ayudar a los líderes y directores de proyectos a anticipar los riesgos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos. Estas herramientas ya pueden proponer medidas atenuantes y, pronto, podrán ajustar los planes automáticamente para evitar ciertos tipos de riesgos.

Enfoques similares facilitarán pronto la definición, la planificación y la presentación de informes de los proyectos. Estos ejercicios ahora consumen mucho tiempo, son repetitivos y, en su mayoría, manuales. El aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la salida de texto sin formato llevarán a:

• Mejoró el alcance del proyecto al automatizar la recopilación y el análisis de las historias de usuario, que llevan mucho tiempo. Estas herramientas revelarán posibles problemas, como ambigüedades, duplicados, omisiones, inconsistencias y complejidades.
• Herramientas para facilitar los procesos de programación y elaborar planes detallados y demandas de recursos
• Informes automatizados que no solo se producen con menos mano de obra, sino que sustituyen a los informes actuales, que suelen tener semanas de antigüedad, por datos en tiempo real. Estas herramientas también profundizarán más de lo que es posible actualmente y mostrarán el estado del proyecto, los beneficios obtenidos, el posible retraso y la opinión del equipo de una manera clara y objetiva.

4. Virtual asistentes de proyectos

Prácticamente de un día para otro, Chat GPT cambió la comprensión mundial de cómo la IA puede analizar enormes conjuntos de datos y generar información novedosa e inmediata en texto plano. En la gestión de proyectos, herramientas como estas impulsan a los «bots» o a los «asistentes virtuales». Oracle anunció recientemente un nuevo asistente digital de gestión de proyectos, que proporciona actualizaciones de estado instantáneas y ayuda a los usuarios a actualizar la hora y el progreso de las tareas mediante mensaje de texto, voz o chat.

El asistente digital aprende de las entradas anteriores, los datos de planificación del proyecto y el contexto general para adaptar las interacciones y capturar de forma inteligente la información crítica del proyecto. pMotto es un asistente de proyectos virtual con ML que ya está en uso. Un usuario puede preguntarle a PMotto: «Programa que John pinte la pared la semana que viene y dedícalo a tiempo completo a la tarea». El asistente podría responder: «Según las tareas similares que se le habían asignado anteriormente a John, parece que necesitará dos semanas para hacer el trabajo y no una semana como usted solicitó. ¿Debo ajustarlo?»

5. Avanzado sistemas y software de prueba

Las pruebas son otra tarea esencial en la mayoría de los proyectos, y los directores de proyectos tienen que hacer las pruebas pronto y con frecuencia. Hoy en día es raro encontrar un proyecto importante sin varios sistemas y tipos de software que deban probarse antes de que el proyecto entre en marcha. Pronto, los sistemas de pruebas avanzados que ahora solo son factibles para ciertos megaproyectos estarán ampliamente disponibles.

La línea Elizabeth, que forma parte del proyecto Crossrail en el Reino Unido, es un ferrocarril complejo con nuevas estaciones, nuevas infraestructuras, nuevas vías y nuevos trenes; por lo tanto, era importante que cada elemento del proyecto pasara por un riguroso proceso de pruebas y puesta en marcha para garantizar la seguridad y la fiabilidad. Necesitaba una combinación de hardware y software nunca antes vista y, tras los desafíos iniciales, el equipo del proyecto desarrolló el centro de integración de Crossrail. Este centro de pruebas externas totalmente automatizado ha demostrado ser inestimable para aumentar la eficiencia, la rentabilidad y la resiliencia de los sistemas. La ingeniera de sistemas Alessandra Scholl-Sternberg describe algunas de sus características: «Se ha creado una amplia biblioteca de automatización de sistemas que permite realizar configuraciones complejas, realizar comprobaciones de estado con precisión, realizar pruebas de resistencia durante períodos prolongados e implementar pruebas de naturaleza repetitiva». Se pueden realizar auditorías rigurosas en las instalaciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin riesgo de sesgo del operador.

Las soluciones avanzadas y automatizadas de pruebas de sistemas para proyectos de software pronto permitirán la detección temprana de los defectos y los procesos de autocorrección. Esto reducirá significativamente el tiempo dedicado a las engorrosas actividades de prueba, reducirá el número de modificaciones y, en última instancia, ofrecerá soluciones fáciles de usar y sin errores.

6. UN nuevo puesto para el director del proyecto

Para muchos directores de proyectos, automatizar una parte importante de sus tareas actuales puede dar miedo, pero los que tengan éxito aprenderán a utilizar estas herramientas en su beneficio. Los directores de proyectos no van a desaparecer, pero tendrán que aceptar estos cambios y aprovechar las nuevas tecnologías. Actualmente pensamos en los equipos de proyectos interfuncionales como un grupo de personas, pero puede que pronto pensemos en ellos como un grupo de humanos y robots.

Con un alejamiento del trabajo administrativo, el director de proyectos del futuro tendrá que cultivar habilidades sociales sólidas, capacidades de liderazgo, pensamiento estratégico y perspicacia empresarial. Deben centrarse en ofrecer los beneficios esperados y en su alineación con los objetivos estratégicos. También necesitarán un buen conocimiento de estas tecnologías. Algunas organizaciones ya están incorporando la IA en sus programas de educación y certificación en gestión de proyectos, y La Universidad Northeastern está incorporando la IA en su plan de estudios, enseñando a los directores de proyectos cómo utilizar la IA para automatizar y mejorar los conjuntos de datos y optimizar el valor de la inversión de los proyectos.

Datos y personas Haga del futuro una realidad

Cuando estas herramientas estén listas para las organizaciones, ¿cómo se asegurará de que su organización está preparada para ellas? Cualquier proceso de adopción de la IA comienza con los datos, pero no debe dejar de preparar también a su personal.

Entrenar algoritmos de IA para gestionar proyectos requerirá grandes cantidades de datos relacionados con los proyectos. Puede que su organización conserve tesoros de datos históricos de proyectos, pero es probable que se almacenen en miles de documentos en varios formatos de archivo repartidos por diferentes sistemas. La información puede estar desactualizada, utilizar taxonomías diferentes o contener valores atípicos y huecos. Aproximadamente el 80% del tiempo dedicado a preparar un algoritmo de aprendizaje automático para su uso se centra en la recopilación y limpieza de datos, que toman los datos sin procesar y no estructurados y los transforman en datos estructurados que pueden entrenar un modelo de aprendizaje automático.

Sin datos disponibles y gestionados correctamente, la transformación de la IA nunca tendrá lugar en su organización, pero ninguna transformación de la IA prosperará si no se prepara también a su equipo para el cambio.

Esta nueva generación de herramientas no solo cambiará la tecnología de gestión de los proyectos, sino que cambiará por completo nuestro trabajo en el proyecto. Los directores de proyectos deben estar preparados para entrenar y formar a sus equipos para que se adapten a esta transición. Deberían centrarse más en las interacciones humanas y, al mismo tiempo, identificar los déficits de habilidades tecnológicas de sus personas desde el principio y trabajar para abordarlos. Además de centrarse en los resultados del proyecto, deberían centrarse en crear equipos de alto rendimiento en los que los miembros reciban lo que necesitan para poder rendir al máximo.

Si está pensando seriamente en aplicar la IA a sus proyectos y prácticas de gestión de proyectos, las siguientes preguntas le ayudarán a evaluar su decisión.

• ¿Está preparado para dedicar tiempo a hacer un inventario preciso de todos sus proyectos, incluida la última actualización de estado?
• ¿Puede invertir varios recursos durante algunos meses para recopilar, limpiar y estructurar los datos de su proyecto?
• ¿Ha decidido dejar sus antiguos hábitos de gestión de proyectos, como los informes de progreso mensuales?
• ¿Está dispuesto a invertir en la formación de su comunidad de gestión de proyectos en esta nueva tecnología?
• ¿Están dispuestos a salir de sus zonas de confort tradicionales y cambiar radicalmente la forma en que gestionan sus proyectos?
• ¿Está su organización preparada para aceptar y adoptar una nueva tecnología y entregar las riendas de las decisiones con cada vez más en juego?
• ¿Está preparado para dejar que esta tecnología cometa errores a medida que aprende a funcionar mejor para su organización?
• ¿Su patrocinador ejecutivo de este proyecto tiene la capacidad y la credibilidad en su organización para liderar esta transformación?
• ¿Están dispuestos los altos directivos a esperar varios meses, hasta un año, para empezar a ver los beneficios de la automatización?

Si la respuesta a todas estas preguntas es sí, entonces está preparado para embarcarse en esta transformación pionera. Si tiene una o más respuestas de «no», entonces tiene que esforzarse por convertirlas en «sí» antes de continuar.

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Como hemos visto, la aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos aportará importantes beneficios, no solo en la automatización de las tareas administrativas y de bajo valor, sino que es aún más importante, ya que la IA y otras tecnologías disruptivas de su caja de herramientas ayudarán a su organización, a sus líderes y directores de proyectos a seleccionar, definir e implementar los proyectos con más éxito.

El CEO de nuestra historia estuvo una vez en el puesto en el que se encuentra hoy. Le animamos a que dé ahora los primeros pasos hacia esta visión positiva del futuro de la gestión de proyectos.