Una de las sorpresas desagradables más comunes a las que se ha enfrentado como orador público es que le acorten el tiempo. Va a la reunión con un plan de lo que va a cubrir en función del tiempo asignado que se le dé. Y luego, la tecnología no funciona hasta 15 minutos después de la reunión. O el responsable de la toma de decisiones llega tarde y usted ha esperado para empezar hasta que lleguen. O alguien (y tal vez todos) del grupo corre unos minutos más y, para cuando sea su turno, esos minutos se han agravado y se queda corriendo para terminar. Ser un excelente orador público requiere planificación, flexibilidad y resiliencia. El hecho de que no tenga tanto tiempo como había planeado no significa que no pueda tener tanto impacto como pretendía. Este artículo cubre los tres planes B que todo orador necesita en caso de que se reduzca el tiempo.

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Como ponente profesional durante tres décadas, he tenido que enfrentarme a una buena cantidad de sorpresas que podrían haber hecho fracasar por completo mi presentación. ¿Cómo qué?

Como hablar durante dos apagones distintos sin luces, AV ni inodoros funcionales. Como facilitar una sesión de formación de dos días en la que, a mitad del primer día, todos los participantes recibían un correo electrónico informándoles de que los despidos eran inminentes. Como presentar en una sala de conferencias acristalada dentro de la exposición del Congo en el zoológico del Bronx, donde un gorila golpeaba las ventanas cada vez que avanzaba por un tobogán. (Apagué el proyector con bastante rapidez y procedí de todos modos.)

Una de las sorpresas desagradables más comunes a las que se ha enfrentado como orador público es que le acorten el tiempo. Va a la reunión con un plan de lo que va a cubrir en función del tiempo asignado que se le dé. Y luego, la tecnología no funciona hasta 15 minutos después de la reunión. O el responsable de la toma de decisiones llega tarde y usted ha esperado para empezar hasta que lleguen. O alguien (y tal vez todos) del grupo corre unos minutos más y, para cuando sea su turno, esos minutos se han agravado y se queda corriendo para terminar.

Esto puede ser una situación en la que pierden tanto los participantes como los presentadores.

En primer lugar, es probable que los participantes experimenten una distribución desigual del contenido si los primeros oradores del grupo se toman su tiempo, pero después los oradores ven truncados sus mensajes. En segundo lugar, los participantes pueden perder la oportunidad de hacer preguntas, aclarar la comprensión y participar en un debate si la presentación se acorta o acelera. También es menos probable que los participantes entiendan lo que dice el orador si hablan rápido para terminar antes de que se acabe el tiempo.

Los presentadores no lo tienen mucho mejor. Es probable que se sientan presionados por el tiempo y frustrados con la situación (o con los miembros de su equipo), lo que no se presta a un estilo de presentación atractivo. Puede que se pierdan la entregainformación que es importante para el público a favor de compartir lo que realmente prefieren hablar. Y si no han practicado una versión más corta de lo que tienen previsto decir, puede que parezcan desprevenidos, nerviosos e inconexos.

Una forma de gestionar esta dinámica con antelación es hacer que todos practiquen su sección de la presentación con un temporizador y reduzcan sus propias presentaciones para cumplir con el tiempo asignado. Esto puede ayudar a evitar el inevitable «aumento del tiempo» en un entorno grupal. Un segundo paso para gestionar esto es asegurarse de que el anfitrión o el presidente no programen en exceso la reunión. Deberían asegurarse de que el evento tenga suficiente holgura como para permitir preguntas, comentarios, tangentes e incluso uno o dos problemas técnicos. En tercer lugar, quien dirija la reunión debe ser experto en gestionar las preguntas, los comentarios y las tangentes con respecto al tiempo asignado a la reunión.

Y otra forma de solucionar todo esto es asegurarnos de que todos los participantes tengan un plan B al que estén dispuestos y sean capaces de adaptarse lo antes posible. Estos son tres planes B que todo orador necesita en caso de que se reduzca el tiempo:

1. Prepárese con dos versiones de su presentación.

Incluye la versión completa de la presentación que ha planeado y una versión que represente el 50% de lo que ha planeado. Asegúrese de haber practicado con ambas (el solo hecho de tener un mazo más corto no lo preparará para ofrecer una presentación eficaz y más corta). En cuanto se dé cuenta de que no va a tener todo el tiempo que se le ha asignado, vuelva a la versión más corta. Puede que tenga que tomar algunas decisiones rápidas sobre si todavía necesita recortar parte del contenido. Y haga saber a sus oyentes que proporcionará contexto o contenido adicional por escrito después de la reunión. Siga el consejo del escritor inglés Sir Arthur Quiller-Couch, quienacuñó la frase «asesine a sus seres queridos», lo que significa estar dispuesto a recortar el contenido que le importa de forma objetiva y sin sentimentalismo.

2. Acaba de llegar a los titulares.

Esto significa que tiene que crear los titulares de las presentaciones en lugar de los encabezados. ¿Cuál es la diferencia entre un encabezado y un titular? Un encabezado es un resumen neutro de lo que va a hablar en la diapositiva, mientras que un titular proporciona la historia de la diapositiva justo arriba. Permite que tanto el orador como el público conozcan primero el resultado final.

Compare estas:

Cabecera de diapositiva: «Perspectivas económicas para 2023»
Título de diapositiva: «Las perspectivas económicas para 2023 parecen optimistas»

Cabecera de diapositiva: «Ventas del segundo trimestre»
Título de diapositiva: «Las ventas del segundo trimestre se recuperan tras un decepcionante primer trimestre»

Cabecera de diapositiva: «Próximos pasos»
Título de diapositiva: «Próximos pasos: contratación, incorporación y formación»

Cuando tenga un tiempo limitado para presentar sus hallazgos, puede ofrecer una narración eficaz (aunque breve) cubriendo los titulares de su mazo, incluso si no puede explicar los detalles de cada diapositiva.

3. No se disculpe, no arroje a sus colegas bajo el autobús y no se ponga de mal humor.

Compórtese como si esta fuera exactamente la versión que siempre había pensado presentar. (Es muy probable que su público no lo sepa a menos que se lo diga.) Por mucho que se sienta tentado a decir algo como: «Si tan solo nuestro equipo técnico hubiera estado preparado esta mañana…» o «Ya que mis colegas han hecho horas extras…», no lo haga. Sea profesional y colabore. Todas esas conversaciones pueden tener lugar después la reunión, no durante.

Por último, haga un pocogestión emocional para que su público no dé la impresión de estar enojado, frustrado, resentido o resignado. Las emociones son contagiosas y las emociones negativas lo son especialmente. A menos que quiera que su público sienta la tensión que usted siente, respire hondo una o dos veces y se apoye en su realidad actual de cómo es en lugar de como desearía que fuera.

Ser un excelente orador público requiere planificación, flexibilidad y resiliencia. El hecho de que no tenga tanto tiempo como había planeado no significa que no pueda tener tanto impacto como pretendía.