Elimine la responsabilidad de los datos de TI

A medida que las empresas dedican cada vez más tiempo y energía a recopilar enormes cantidades de datos, muchas descuidan un primer paso fundamental: hacer que la mayor parte de la responsabilidad por los datos recaiga en el departamento de TI. He llegado a esta conclusión después de años trabajando con clientes, tanto en el ámbito empresarial como en el tecnológico, observando detenidamente las formas en que los datos ayudan a las organizaciones a crear valor, así como en conversaciones con otros expertos (he ganado al menos algunos). Y un informe académico reciente está de acuerdo.

Como este paso va en contra de la mayoría de las prácticas actuales y puede parecer contradictorio, quiero explicarlo detenidamente. En primer lugar, parece lo suficientemente obvio como para que uno deba poner la gestión de los datos (o cualquier otra cosa) lo más cerca posible de la acción. Los dos momentos más importantes de la vida de un dato son el momento en que se crea y el momento en que se utiliza. La mayoría de estos momentos no ocurren en TI. Se producen en las trincheras, cuando un vendedor contrata a un nuevo cliente; en los mandos intermedios, cuando un grupo se esfuerza por entender y mejorar la cuota de mercado; en el grupo de análisis, cuando una científica de datos busca un nuevo descubrimiento en el big data; y en la oficina de un ejecutivo, mientras trabaja en los números para decidir si ahora es el momento de añadir personal. Los momentos realmente interesantes e importantes para los datos se producen en la empresa, no en la TI.

En una línea algo diferente, la responsabilidad de la dirección debe recaer en las partes que más tienen que ganar o perder. Los departamentos de negocios ganan mucho cuando crean nuevo valor a partir de los datos. Por el contrario, la TI obtiene pocos beneficios cuando los datos se utilizan para mejorar un producto, un servicio o una decisión. Este punto es cada vez más relevante a la luz de la creciente penetración de datos en todos los rincones de todos los departamentos de negocios.

El departamento de TI tampoco siente el dolor cuando los datos son incorrectos. Es el negocio el que soporta las consecuencias de las malas decisiones, el aumento de los costes y el enfado de los clientes. Como ya he explicado antes, la única manera de garantizar que los datos son de alta calidad es crearlos correctamente, la primera vez, en el punto de creación, en la empresa.

Muchas empresas, al menos implícitamente, responsabilizan a TI por la calidad de los datos. Lo han configurado para que falle. La TI no controla esos momentos de la creación. No puede modificar un proceso empresarial deficiente. Todo lo que puede hacer es identificar y (a veces) corregir los errores. Un trabajo difícil, caro, lento y sin valor añadido, que arroja resultados mediocres y no llega a las causas fundamentales. ¡Debería evitarlo como la peste!

Casi tautológicamente, la TI es más eficaz cuando se centra en la tecnología, incluidas las tecnologías de infraestructura, los sistemas empresariales y de otro tipo y las herramientas. Los datos están lejos de su punto óptimo. No es sorprendente que entierren la responsabilidad por los datos en lo profundo de sus entrañas. De hecho, a menudo me doy cuenta de que la persona más importante de datos de una empresa es un arquitecto de datos, que se encarga principalmente de garantizar que los datos no comprometan su tecnología.

Nada de esto es realmente noticia. Los primeros programadores de ordenadores acuñaron la ahora famosa expresión «basura entra, basura sale» para caracterizar la atención que prestaban a los datos. En conjunto, estos puntos explican perfectamente por qué mis clientes empresariales han llevado sus programas de datos mucho más lejos. Un estudio importante dirigido por la asociación profesional Gestión internacional de datos proporciona una confirmación adicional. En más de la mitad de las organizaciones participantes, al menos tres niveles separan al director de TI y de gestión de datos. Peor aún, solo uno de cada seis grupos de datos (el 15%) se consideró exitoso. Pero la fuerte caída, del 43% a principios de la década de 1980 al 15% 25 años después, es el resultado principal. La TI ha demostrado que no es «amiga de los datos».

La mayoría de las personas y las empresas no piensan lo suficiente en dónde debe residir la responsabilidad por los datos. Me parece que la mayoría de la gente asume alegremente: «Si está en el ordenador, debe ser responsabilidad de TI». Según esa lógica, la responsabilidad de las personas recaería en la administración de instalaciones. Al fin y al cabo, la gente hace su trabajo en los edificios.

Este ejemplo bastante simple revela un punto más amplio. Los diferentes tipos de activos, personas, capital, tecnología y datos exigen diferentes tipos de gestión. No gestiona los activos personales de la misma manera que gestiona los activos de capital. Tampoco debe gestionar los activos de datos de la misma manera que gestiona los activos tecnológicos. Esta puede ser la razón más fundamental para transferir la responsabilidad de los datos de TI.

Parte de mi motivación para incorporar la responsabilidad de los datos a la empresa es liberar a la TI para que se dedique a lo que mejor sabe hacer. Las necesidades de capacidades técnicas para adquirir, almacenar, entregar y proteger los datos crecen con demasiada rapidez como para justificar que la TI dedique energía a una función que no puede desempeñar bien.

La principal motivación es hacer que la responsabilidad de los datos esté donde corresponde. Entonces, ¿dónde está eso? Ya he dejado claro las funciones fundamentales que desempeña casi todo el mundo, como creadores y usuarios de datos. Este punto, y el trabajo para afectar a esas funciones, conducen a un sistema interconectado de responsabilidades a nivel individual, departamental y corporativo. Abordaré cada uno por turnos en publicaciones posteriores.

Por ahora, dé el primer paso. Elimine la responsabilidad de los datos de TI.