Una guía de campo para trabajar fuera de la caja.

El mundo laboral siempre está cambiando. Hoy en día, mantener a todo el mundo en el mismo horario de nueve a cinco está tan anticuado como una oficina llena de teléfonos de disco. Para mantener tu empresa a la vanguardia, es hora de explorar el mundo de los horarios no convencionales.

En este resumen, encontrarás una visión general del dinámico mundo del trabajo flexible, descubrirás las diversas configuraciones disponibles para las organizaciones de hoy en día, y verás por qué adoptar nuevos hábitos da como resultado empleados más felices y productivos.

En el camino, encontrarás consejos prácticos para probar el trabajo flexible en tu empresa.

En este resumen, aprenderás

  • la peor parte del trabajo de todos;
  • cómo un gigante suizo de los seguros se volvió flexible; y
  • por qué estar presente no siempre es importante
  • .

Adoptar prácticas laborales flexibles ayuda a las empresas y a los empleados.

Imagina un día ajetreado en la ciudad. Un padre joven deja a sus dos hijos en la guardería y se dirige a la oficina. Después de cuatro horas, los recoge y termina el día trabajando desde casa. Al otro lado de la ciudad, una joven estudiante termina un turno de diez horas. Esta semana sólo trabajará cuatro días. Mientras tanto, su vecina, una alta ejecutiva, no ha ido a ninguna reunión en semanas, porque está ocupada dedicándose a algunas aficiones.

Cada una de estas personas aborda el trabajo de una forma diferente, pero tienen algo en común: cada una de ellas es un ejemplo de éxito del trabajo flexible en acción. Y todas ellas realizan un trabajo que les permite equilibrar su vida profesional y personal sin sacrificar la productividad.

La clave del éxito del trabajo flexible está en la flexibilidad.

El mensaje clave aquí es: Adoptar prácticas de trabajo flexible ayuda a las empresas y a los empleados.

Trabajo flexible es cualquier tipo de acuerdo laboral que no sea la norma in situ, de nueve a cinco, cinco días a la semana. Al abandonar el modelo estándar de nueve a cinco, los empleados y los empresarios pueden ajustar cuándo y cómo se hace el trabajo. Puede significar trabajar más horas durante menos días, teletrabajar a tiempo completo o parcial, o simplemente trabajar horas seleccionadas en la “economía gig”.

Algunas de estas prácticas son tan antiguas como el propio trabajo, mientras que otras son posibles gracias a las nuevas tecnologías. En cualquier caso, la idea del trabajo flexible es cada vez más popular. Algunos estudios indican que hasta el 87% de los empleados afirman que preferirían tener modalidades de trabajo flexibles. E investigaciones realizadas en Estados Unidos han descubierto que el 35% incluso cambiaría de trabajo para conseguirlo.

Entonces, ¿por qué es tan atractiva la flexibilidad? Bueno, para los trabajadores, reduce el estrés de tener que ceñirse a un horario único. Cada persona tiene necesidades y responsabilidades diferentes, por lo que tener la posibilidad de adaptar la jornada laboral puede ser muy útil. De hecho, un estudio de YouGov muestra que sólo el 16% de los trabajadores seguiría trabajando de nueve a cinco si pudiera elegir.

La flexibilidad también funciona para los empresarios. Un estudio tras otro demuestra que es más fácil atraer y conservar a los mejores cuando se ofrecen modalidades de trabajo flexibles. Los empleados que tienen más control sobre sus horarios también suelen ser más productivos, comprometidos y creativos.

Hasta aquí, todo prometedor. Pero, ¿qué viene ahora? En el siguiente resumen, profundizaremos un poco más en lo que esto significa para el futuro.

El trabajo flexible es el futuro del trabajo.

Imagina que estamos hace 300 años. ¿Cómo es tu jornada laboral? Probablemente se centra en la agricultura. Dependiendo de la estación, un día de trabajo podría significar cualquier cosa, desde labrar los campos hasta el atardecer hasta permanecer ocupado en el interior esperando la primavera.

¿Y hace 150 años? Como mucha gente, te has visto empujado a vivir en la ciudad por los cambios que trajo consigo la Revolución Industrial. En lugar de ocuparte de los cultivos y las tierras de labranza, tu vida laboral consiste en trabajar 40 o más horas a la semana en una fábrica.

¿Y hoy?

¿Y hoy? Podrías trabajar sirviendo mesas en la floreciente economía de servicios. O podrías pasarte todo el día enviando correos electrónicos y teniendo videollamadas desde tu oficina en casa.

Una cosa es cierta: el mundo siempre está cambiando y el trabajo debe cambiar con él.

El mensaje clave aquí es: El trabajo flexible es el futuro del trabajo.

A medida que avanza el siglo XXI, ciertas tendencias hacen que el trabajo flexible parezca cada vez más esencial. En primer lugar, la demografía de la mano de obra está cambiando: se contrata a gente más joven, pero las generaciones mayores aún no se han jubilado. Esto crea una reserva de mano de obra mixta con muchas necesidades diferentes: en edad, estilo de vida y responsabilidad.

En segundo lugar, el trabajo flexible está cambiando.

En segundo lugar está el papel que desempeñan la tecnología y la globalización. Gracias a Internet, las personas pueden colaborar a distancia, mientras que las empresas pueden encontrar mercados en todos los continentes. Las empresas contratan a los mejores talentos independientemente de dónde vivan. La plataforma de blogs Automatic, propietaria de WordPress, ni siquiera tiene una oficina central. Todos sus empleados en red trabajan con horarios dinámicos desde sus casas en todo el mundo.

En tercer lugar está la tendencia positiva hacia una mayor inclusión en el lugar de trabajo. En el pasado, a menudo se esperaba que las mujeres se quedaran en casa después de tener hijos, truncando sus carreras. Con un horario flexible, tanto las madres como los padres pueden organizar el trabajo para satisfacer las necesidades de cuidado de los hijos, sin dejar de proseguir con su vida profesional.

Para las personas con discapacidades, el trabajo flexible es un factor clave.

Para las personas con discapacidad, el trabajo flexible amplía enormemente quién puede formar parte de la población activa. Si un empleado padece una enfermedad o tiene problemas de movilidad, el teletrabajo o la adaptación de su horario le permiten aceptar empleos que antes no estaban a su alcance.

Pero la mayor igualdad, inclusión y accesibilidad no son las únicas ventajas del trabajo flexible. En el siguiente resumen, veremos otros de sus beneficios.

El trabajo flexible puede aumentar seriamente el bienestar de los trabajadores.

¿Cuál es la peor parte de tu trabajo? Tal vez sea el viaje al trabajo que te destroza el alma y que cada día parece más largo. O tal vez sea tu oficina mal iluminada y abarrotada. Tal vez sea que siempre recibes correos electrónicos supuestamente urgentes, incluso por la noche y durante el fin de semana.

Las razones de la insatisfacción y el agotamiento relacionados con el trabajo son muchas. Algunos son problemas estructurales generales, como la organización y la cultura, mientras que otros se deben a cuestiones más específicas o personales.

En cualquier caso, un empresario inteligente quiere minimizar estos problemas antes de que empiecen a afectar a la productividad. Y experimentar con diferentes formas de trabajo flexible es una forma de hacerlo.

El mensaje clave aquí es: El trabajo flexible puede impulsar seriamente el bienestar de los trabajadores.

Los lugares de trabajo más eficaces se centran en maximizar el bienestar de sus equipos. Es decir, crean condiciones en las que los empleados se sienten lo suficientemente descansados y respetados como para prosperar. Parece obvio, pero, por desgracia, muchas organizaciones ignoran el bienestar y acaban creando entornos en los que las personas se sienten estresadas, con exceso de trabajo y dadas por sentadas.

La mayoría de los lugares de trabajo más eficaces se centran en maximizar el bienestar de sus equipos.

Un lastre importante son los desplazamientos diarios al trabajo. De hecho, una encuesta del Grupo Internacional de Trabajo reveló que casi la mitad de los trabajadores piensan que los desplazamientos son la peor parte del día. El teletrabajo puede ayudar a reducir este estrés. Permitir que los empleados trabajen desde casa, aunque sea uno o dos días a la semana, significa que pueden centrarse en el trabajo en lugar de gastar su energía luchando contra el tráfico o preocupándose por coger el tren.

El trabajo flexible puede ayudar a reducir el estrés.

El trabajo flexible también puede ayudar a conciliar mejor la vida laboral y personal. Actualmente, un tercio de los trabajadores británicos afirman que no pueden desconectar y que pierden tiempo con sus seres queridos debido a las largas jornadas laborales o a unas expectativas poco realistas. Con el tiempo, esto se traduce en un entorno laboral tóxico. Las empresas que dan al personal más libertad para elegir sus horarios, incluido el tiempo libre, descubrirán que no sólo mejora su productividad, sino que los conflictos en el lugar de trabajo desaparecen.

Por supuesto, a algunos empresarios les preocupa que este tipo de cambios haga que los trabajadores flojeen. Es una creencia derivada de la teoría de “mando y control” del gerente. Este estilo anticuado supone que las personas son inherentemente perezosas y no se puede confiar en ellas. Hay que vigilarlas constantemente y disciplinarlas para que trabajen.

Por suerte, esto es en gran medida un mito. En la mayoría de los casos, cuando se da más control a los trabajadores, son muy capaces de motivarse a sí mismos.

Puedes superar las barreras al trabajo flexible con comunicación y tecnología.

Cuando Becci Martin fundó Boo Coaching and Consulting quería ayudar a las empresas a desarrollar un liderazgo fuerte y alcanzar sus objetivos. Pero también quería que su propio negocio fuera uno en el que la gente tuviera ganas de ir a trabajar cada día.

Eso es mucho pedir. Aun así, lo consiguió. Con un poco de ensayo y error, Becci estableció un sistema de trabajo flexible que cumplía ambos objetivos.

La mayoría de las veces, los Boo Coaches pueden trabajar desde cualquier lugar y establecer su propio horario. A cambio, se mantienen en contacto mediante calendarios digitales compartidos y se reúnen cara a cara una vez al mes para planificar las próximas semanas.

Por supuesto, el sistema de Boo no funcionará en todas las organizaciones. Sin embargo, con un poco de ingenio, el trabajo flexible puede tener éxito en cualquier lugar.

El mensaje clave es: Puedes superar las barreras al trabajo flexible con comunicación y tecnología.

Aunque las investigaciones demuestran que el trabajo flexible tiene muchas ventajas probadas, algunas organizaciones siguen dudando en liberarse del molde de nueve a cinco. A veces, estas reservas tienen su origen en preocupaciones prácticas; otras veces, las dudas son más culturales.

Un problema es que muchas organizaciones valoran mucho el presentismo. Es decir, los supervisores juzgan a las personas por lo ocupadas que parecen y no por lo que realmente hacen. En estos lugares de trabajo, los empleados se sienten presionados para quedarse hasta tarde o acudir a todas las reuniones aunque no estén consiguiendo nada. Se trata de una actitud que estigmatiza el trabajo flexible; de hecho, hasta el 32% de las personas piensan que el trabajo flexible reduce sus posibilidades de ascenso.

Para resolver el problema, es necesario que las empresas se pongan en contacto con los trabajadores.

Para resolver el problema, necesitamos una mejor comunicación y educación de los líderes empresariales. Por un lado, los gerentes de RRHH pueden hacer un mejor trabajo a la hora de destacar el valor del trabajo flexible. Algunos lo llaman trabajo ágil porque suena más dinámico y positivo.

Introducir programas de formación para enseñar técnicas de gestión del trabajo flexible también puede ayudar. Y también la tecnología adecuada. El software de programación basado en la nube permite a los equipos mantenerse en contacto, al tiempo que facilita a los miembros del equipo la realización de sus tareas diarias. El trabajo de todos se ve y se reconoce. Los chats de vídeo también pueden ayudar a los trabajadores remotos a sentirse conectados con sus colegas y gerentes.

Prueba distintas formas de estar en contacto y, con el tiempo, el trabajo flexible pronto te parecerá tan normal como un día en la oficina.

Cualquier lugar de trabajo puede llegar a ser flexible siguiendo unos sencillos principios.

Desde hace más de 140 años, Zurich Insurance Group ofrece seguros de calidad desde su sede situada en los Alpes suizos. En ese tiempo, la empresa ha pasado de ser una pequeña organización a una bestia internacional con más de 55.000 empleados. Obviamente, muchas cosas pueden cambiar en 14 décadas.

Y sin embargo, uno de los mayores cambios se ha producido recientemente. Zurich empezó a experimentar con el trabajo flexible. Al principio, sólo se ofrecía a determinados empleados. Pero las pruebas tuvieron tanto éxito que la empresa amplió el programa una y otra vez. Hoy, más del 72% de la plantilla de Zurich es flexible.

Si una organización consolidada y enorme como Zurich Insurance puede adaptarse al trabajo flexible, seguro que cualquiera puede. Sólo es cuestión de adoptar el enfoque adecuado.

El mensaje clave aquí es: Cualquier lugar de trabajo puede llegar a ser flexible siguiendo unos sencillos principios.

Hay seis elementos fundamentales necesarios para establecer una configuración flexible del trabajo. En primer lugar, las organizaciones deben hacer de la flexibilidad la opción por defecto para todos sus empleados. La flexibilidad no debe ser una recompensa por el buen comportamiento, sino simplemente la forma en que funcionan las cosas. Esto significa ofrecer flexibilidad tanto a los gerentes como a los trabajadores principiantes.

En segundo lugar, las organizaciones deben explorar la flexibilidad en todas sus formas. Algunos trabajos, especialmente los que requieren conocimientos, como la contabilidad, la ingeniería o la escritura, se adaptan bien al trabajo a distancia. Otras funciones, como la enfermería, la hostelería y la construcción, no son tan fáciles de realizar a distancia. Pero estos trabajadores pueden seguir disfrutando de otros modos de flexibilidad, como el horario escalonado o personalizado.

El tercer y cuarto principio giran en torno a la cultura del lugar de trabajo. Las organizaciones deben crear un entorno de gran confianza. Hay que animar a la gente a trabajar sin vigilancia ni supervisión constantes. Las empresas también deben ayudar a los gerentes organizando una formación especializada centrada en los retos del trabajo flexible: por ejemplo, cómo hacer un seguimiento de los progresos y establecer una buena relación con los trabajadores a distancia sin depender de las interacciones cara a cara ni recurrir a la microgestión.

El cuarto principio se refiere a la cultura del lugar de trabajo.

En quinto lugar, es importante establecer políticas eficaces. Esto significa crear directrices claras sobre cómo se organiza el trabajo. Tu organización debe tener normas fácilmente comprensibles sobre los cambios de horario y los contratos flexibles.

En sexto y último lugar, las empresas deben invertir en la tecnología adecuada. Adoptar el trabajo flexible a menudo significa actualizar los sistemas internos y dotar a las personas de nuevo hardware y software. No escatimes en estos aspectos: disponer de las herramientas adecuadas es esencial para realizar una transición sin problemas.

Evita dolores de cabeza planificando cuidadosamente tu transición al trabajo flexible.

Empleados más felices, jornadas laborales más productivas y menos mañanas atascadas en el tráfico. El trabajo flexible parece ofrecer tantos beneficios que probablemente estés deseando adoptarlo de inmediato. Así que, ¿por qué no empezar mañana mismo?

Si fuera tan fácil. Por desgracia, no puedes chasquear los dedos y hacer que el trabajo flexible suceda de la noche a la mañana. En la mayoría de los casos, adoptar un enfoque flexible significa poner patas arriba sistemas que han estado en vigor durante décadas y volver a formar a docenas, o incluso cientos, de personas en las nuevas políticas y expectativas.

Para evitar el caos y la desorganización, es necesario que las empresas adopten un enfoque flexible.

Para evitar el caos y los conflictos, lo mejor es abordar la transición al trabajo flexible con una estrategia clara.

El mensaje clave es: Evita quebraderos de cabeza planificando cuidadosamente tu transición al trabajo flexible.

El primer paso para adoptar un régimen de trabajo flexible es llevar a cabo una evaluación de toda la empresa para ver hasta qué punto está preparada tu organización para el proceso que se avecina. Querrás conocer la actitud de la gente, qué objetivos tiene la dirección para la transición y qué recursos están disponibles para ayudarte a realizar el cambio.

Una vez que conozcas la situación actual y tengas una idea general de lo que quieres conseguir, prepara una hoja de ruta paso a paso para el cambio hacia la flexibilidad. Para ello, establece una serie de objetivos a corto plazo utilizando un marco SMART. Esto significa crear hitos que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada. Por ejemplo, podrías proponerte tener un número específico de empleados que trabajen desde casa en una fecha determinada.

No te extralimites. A veces es mejor empezar con pequeños proyectos piloto para perfeccionar el enfoque y resolver los problemas. Elige un departamento o función para probar tus nuevas estrategias. A medida que realices varias pruebas, haz un seguimiento cuidadoso de lo que funciona y lo que no. Recoge datos sobre aspectos como la productividad, los índices de absentismo y los costes, así como la opinión sincera del personal. Al fin y al cabo, maximizar su bienestar es un objetivo central.

Por el camino, tendrás que mantener una comunicación activa con todos los implicados. No introduzcas grandes cambios sin avisar. En su lugar, ofrece actualizaciones periódicas sobre cómo va el paso al trabajo flexible y proporciona un calendario detallado de los cambios probables que se avecinan. Los lugares de trabajo son un esfuerzo comunitario, por lo que contar con la opinión de todos hará que tu empresa funcione sin problemas a medida que cambie y crezca.

El trabajo flexible depende de tener políticas muy claras.

Bien, es hora de hablar de algo que a nadie le gusta pero que todo el mundo necesita. No, el ejercicio no. Estamos hablando de algo mucho más monótono: papeleo, normas y reglamentos.

Estos cimientos de la vida laboral no son especialmente emocionantes, pero desempeñan un papel crucial en todas las organizaciones que funcionan bien. Dirigir una empresa sin políticas y procedimientos escritos es como construir una casa sin planos. Con el tiempo, todo podría volverse inestable y derrumbarse.

Esto es especialmente cierto en un lugar de trabajo flexible. Cuando cada uno puede dar forma a los límites de su trabajo, es esencial disponer de directrices claras sobre el proceso.

El mensaje clave es: El trabajo flexible depende de tener políticas claras.

Entonces, ¿por qué son tan importantes las normas escritas para un entorno de trabajo flexible? Para empezar, garantiza que todo el mundo esté de acuerdo. Muchos problemas laborales surgen cuando el gerente, RRHH y los empleados no se ponen de acuerdo sobre sus expectativas y rutinas. Pon todas las políticas de tu empresa en un documento de fácil acceso, y darás a todas las partes interesadas el mismo acceso a toda la información esencial.

¿Qué tipo de políticas de empresa?

¿Qué tipo de políticas debes redactar? Casi todas. Querrás documentación escrita que cubra todo, desde los horarios de los empleados y las evaluaciones de rendimiento, hasta cómo gestionar los ascensos y los traslados. Por ejemplo, ¿cuántos días por enfermedad tiene cada trabajador? ¿Con cuánta antelación debe alguien pedir vacaciones? En algunos países, estas condiciones están escritas en la ley, pero es inteligente tenerlas también en tus propios documentos internos.

Algunas políticas son especialmente útiles para el trabajo flexible. Si tu equipo puede elegir su propio horario, tal vez quieras fijar días u horas para reuniones recurrentes u obligatorias. O puede que tengas normas establecidas para la comunicación: cosas como ciertas horas del día para registrarse, o una norma que prohíba a los supervisores llamar a los trabajadores después de ciertas horas. Incluso podrías establecer orientaciones en torno a acontecimientos específicos como el parto o la enfermedad.

Aunque los departamentos de RRHH son los responsables de crear y actualizar estas normas, no deben hacerlo solos. Para asegurarte de que tus políticas son eficaces y justas, asegúrate de contar con la opinión de todas las personas a las que se aplican. E intenta evitar un lenguaje demasiado complejo o jurídico. Incluso la mejor política fracasará si nadie la entiende.

Haz que tu transición flexible se desarrolle sin problemas planificándola con antelación.

Pongamos que eres un oficinista típico. Quizá programador, vendedor o diseñador gráfico. Un día, llega un correo electrónico a tu bandeja de entrada. En grandes letras mayúsculas, el asunto anuncia: “¡El trabajo flexible comienza mañana!”

¿Te sientes sorprendido, confuso, aprensivo? Esperemos que no. Si tu empresa ha hecho las cosas bien, no sentirás más que entusiasmo y optimismo. Sabrás exactamente lo que el trabajo flexible significa para ti y para tu puesto. Sabrás adónde ir, qué esperar y a quién dirigirte si tienes problemas.

Obviamente, éste es el mejor de los casos. Pero no ocurrirá por casualidad.

El mensaje clave aquí es: Haz que tu transición flexible transcurra sin problemas planificando con antelación.

La implantación de un programa de trabajo flexible en tu empresa debería ser motivo de celebración. Tus trabajadores tendrán más control sobre sus rutinas y cosecharán las recompensas de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Para asegurarte de que este día transcurre sin contratiempos, es esencial que, antes del lanzamiento, todo el mundo entienda lo que está ocurriendo y lo que puede esperar en el futuro.

La comunicación es vital.

La comunicación es vital. Con antelación, todos los empleados deben recibir instrucciones claras sobre cómo afectará el cambio a su trabajo. Si se les da un horario flexible, deben conocer los pormenores de la programación y cómo compartir su calendario. Si van a trabajar a distancia, deben sentirse cómodos con los requisitos tecnológicos. También deben conocer los límites de su flexibilidad para no tener expectativas poco realistas.

Tendrás que utilizar varios enfoques. Pon la información a disposición en un manual escrito o, mejor aún, en una wiki o intranet en línea, para que la gente pueda buscar las políticas por sí misma. Considera la posibilidad de celebrar reuniones previas al lanzamiento como foro para que la gente haga preguntas. Y recuerda que puedes recibir comentarios negativos. Prepárate para responder a las críticas con argumentos convincentes.

Por supuesto, la comunicación no termina después de tu lanzamiento. Escucha los comentarios sobre lo que funciona y lo que no. Crea foros abiertos en los que los trabajadores puedan compartir trucos, dar consejos y ayudarse mutuamente.

Y, lo más importante, si puedes, asegúrate de promocionar las historias de éxito que muestren cómo han mejorado las cosas con esta nueva forma de trabajar. Si has pensado detenidamente todos los aspectos del cambio, ¡habrá mucho donde elegir!

Conclusiones

El mensaje clave de estos resúmenes:

Muchas empresas están atrapadas en el modelo de trabajo por defecto: mantener a su personal en la oficina, cinco días a la semana, trabajando de 9 de la mañana a 5 de la tarde. Sin embargo, cada vez hay más estudios que demuestran que una mayor flexibilidad en el lugar de trabajo aporta grandes beneficios: cosas como más satisfacción laboral, mejor productividad y una plantilla más comprometida. Para poner en marcha el trabajo flexible en tu organización, considera qué enfoques se adaptan mejor a tus objetivos. A continuación, trabaja con todas las partes interesadas para elaborar un plan pragmático que todos puedan suscribir.
¡

Consejos Accionables:

Gana la batalla contra la corrupción!

Gánate a tus principales escépticos.

En muchos lugares de trabajo, un puñado de trabajadores de alto nivel ostenta la mayor parte del poder y la influencia institucional. Son estas personas las que pueden hacer que una transición hacia el trabajo flexible tenga éxito. Cuando empieces a explorar el trabajo flexible, asegúrate de ganarte a estos líderes. Si consigues que se pongan de acuerdo, el resto lo hará.

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Trabajo flexible.

Qué leer a continuación: El mejor lugar para trabajar de Ron Friedman PhD.

Acabas de aprender cómo los enfoques flexibles del trabajo pueden ayudar a los empleados y a las organizaciones a alcanzar su pleno potencial. A continuación, sigue explorando las prácticas positivas en el lugar de trabajo con nuestro resumen sobre El mejor lugar para trabajar.

Este resumen, basado en la investigación del galardonado psicólogo Ron Friedman, desvela con precisión qué cualidades y enfoques hacen que los lugares de trabajo sean más gratificantes, creativos y codiciados.

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