Acabar con el caos: un mejor enfoque de la inteligencia empresarial

Mi clienta Janet ya tenía su portátil abierto cuando le pregunté cuántas versiones del informe presupuestario había en la unidad de SharePoint de su empresa. Mientras navegaba por las hojas de cálculo y las pantallas del panel de control (cada una creada por una persona diferente con un propósito diferente), la única constante era el título del informe, «Datos reales de 2012». Este único informe tenía dieciséis versiones diferentes, sin mencionar los numerosos formatos, colores, nombres de columnas y cifras.

«Todas nuestras unidades de negocio intentan hacer lo mismo con diferentes herramientas», afirma. No puedo decirle cuántos informes nuevos crea la gente aquí cada día. El problema es que mi CEO quiere un número para los ingresos, otro para la rentabilidad y otro para las ventas». ¿Quién no lo haría?

Janet lo llama «anarquía». Yo lo llamo «exceso de informes». La proliferación de varios informes con el mismo propósito, pero que contienen datos diferentes, da lugar a interpretaciones divergentes y, a menudo, contradictorias. Los ejecutivos de negocios desconocen hasta qué punto su personal reinventa la rueda de forma rutinaria para obtener la información que necesitan. Es un coste oculto y cada vez mayor.

Cada vez más, no son solo los calculadores de números de su organización los que utilizan la información. Todos, desde los directores de producto hasta los representantes de los centros de llamadas y el trabajador de primera línea de la sucursal o la tienda, utilizan la información para tomar decisiones. La mala noticia es que estos trabajadores del conocimiento no conocen a compañeros que comparten las mismas necesidades de información y que puede que ya hayan creado informes significativos.

La buena noticia es que, a medida que aumenta el uso de la información, las herramientas de inteligencia empresarial aumentan el apoyo a las comunidades de usuarios. Las llamadas «herramientas de BI colaborativas» ofrecen una forma de acceder a los informes existentes, verlos, refinarlos y comentarlos. De este modo, un público amplio de usuarios puede crear y mantener informes reutilizables en una plataforma común. Esto promete no solo economías de escala (menos personas busquen información solo para crear informes que ya existen), sino también una toma de decisiones más inteligente mediante el intercambio de ideas.

Las herramientas de inteligencia empresarial colaborativa utilizan funciones de redes sociales para permitir a las personas compartir sus objetivos y desarrollar su forma de pensar en tiempo real. Cuando Bill, de Finanzas, publique su informe mensual de Top Line, Craig, de Marketing, puede dejar un comentario en la columna «Ingresos» preguntando: «¿Son ingresos facturados o ingresos contabilizados?» invitando así a Bill a anotar su informe. Y en un mundo de la Web 2.0 las personas pueden estar y mantenerse conectadas. Craig ya no necesita esperar a que Bill envíe sus revisiones por correo electrónico. En cambio, puede recibir notificaciones de las actualizaciones de Bill desde su smartphone o tableta.

En el informe que se muestra aquí, los directivos opinan sobre los posibles riesgos de sobrepasar el presupuesto. Así podrán evaluar la eficacia de las decisiones clave. ¿Deberíamos seguir utilizando Google AdWords dado que no hubo caída en las ventas cuando nosotros no lo hicimos? — y tomar una decisión basada en el consenso.

La función de colaboración integrada en los informes ofrece la posibilidad no solo de acceder a los informes sancionados, sino también de gestionar las decisiones. Los empresarios ya no están en desacuerdo al tomar decisiones en función de diferentes interpretaciones de los datos. Los nuevos empleados pueden revisar fácilmente las conversaciones pasadas en lugar de preparar hojas de cálculo dispares o confiar en anécdotas de colegas con frecuencia sesgados. Y los ejecutivos pueden supervisar la lógica detrás de las acciones empresariales haciendo un seguimiento de la evolución del diálogo.

Y si bien los aumentos de productividad previstos de la colaboración en la inteligencia empresarial pueden traducirse en ahorros de costes, la promesa de lo que los autores de Crear una empresa colaborativa (Harvard Business Review, julio de 2011) calificó que «una cohesión organizacional que sea más sólida que el interés propio, más flexible que la tradición» puede aumentar los ingresos mediante decisiones más ágiles de un colectivo con ideas afines y centrado. Es la sabiduría de las multitudes que impulsan mejores acciones empresariales.

Janet utiliza la inteligencia empresarial colaborativa para crear lo que denominamos una «biblioteca de informes común» en su empresa. «Cuando la gente sepa adónde ir, podrá ver lo que hay ahí fuera», afirma. «Y tal vez entonces todos podamos participar en la conversación».