No cuide a los subcontratistas, enséñeles

La gestión de los subcontratistas puede ser una tarea agotadora e ingrata. ¿Cuántas veces ha tenido que ajustar los planes o los cronogramas de los proyectos porque un submarino no pudo entregar?

Solíamos perder un tiempo valioso cuidando a nuestros submarinos a través de proyectos. A veces teníamos que prácticamente hacernos cargo de la gestión de sus tareas para evitar que arruinaran todo el proyecto.

Pero entonces, en un trabajo que nos obligó a contratar a un pequeño subcontratista, llamaremos Quantum Robotics, y descubrimos cómo podríamos resolver ese problema. Roger gestionó el proyecto, así que dejaremos que lo cuente con sus propias palabras:

Sabía por experiencia que Quantum necesitaba una supervisión intensa para cumplir con el cronograma. También me preocupaba que la empresa pudiera perder dinero en el proyecto. Cuando contrata a pequeños submarinos, tiene que preocuparse por su situación financiera. Si se arruinan antes de entregar su trabajo, las cosas pueden complicarse durante todo el proyecto.

A mitad de nuestro proyecto, Quantum tuvo problemas que pensé que podrían comprometer su rentabilidad. Así que le pregunté al propietario: «Dave, ¿está ganando dinero con este proyecto?» Él dijo: «Relájese. Compensaremos los problemas».

Al principio me imaginé que Dave estaba siendo su habitual yo con la boca cerrada. Entonces tuve una sensación de hundimiento: no sabía la respuesta a mi pregunta. Cuando se lo volví a preguntar, suspiró. «Sinceramente, no sabré qué tan rentable es este proyecto hasta que no podamos calcular las cifras finales».

Me había acostumbrado a las actualizaciones financieras semanales que publicamos sobre nuestros propios proyectos, incluidas métricas como el beneficio bruto por hora. Quantum no tenía nada parecido, lo que significaba que tendría que cuidar a la empresa en cada paso del camino. Y entonces me di cuenta: si pudiera enseñarle a Dave algunos de los métodos que utilizamos para generar y rastrear proyectos métricas, tendría datos similares al alcance de la mano. Yo también lo haría.

Fue necesario convencerlo un poco, pero logré convencerlo de que probara nuestras métricas. Tomamos el presupuesto de su proyecto, sumamos las horas dedicadas y los costes de materiales y elaboramos una previsión de los gastos restantes. Eso nos permitió estimar su beneficio bruto por hora durante todo el proyecto. Podríamos ver que tenía algunos desafíos, pero si los superaba, estaría bien. La clave era que vigilara de cerca el rendimiento para poder corregir el rumbo inmediatamente cuando las métricas del proyecto mostraran una caída en la rentabilidad de los esfuerzos de su equipo.

Durante el resto del proyecto, me fui relajando con el cuidado de niños. Quantum ahora tenía métricas que destacaban los problemas críticos, para que la gente de allí pudiera supervisar su propio progreso. Al final, completaron el proyecto a tiempo y todos se beneficiaron del trabajo.

A ningún primer ministro le gusta interferir en los asuntos de un submarino, y normalmente al submarino le gusta aún menos. Pero si puede ayudarlos a supervisar su trabajo con precisión desde el principio (de una manera que tenga sentido para ambas partes), no tendrá que intervenir casi tanto después para mantener las cosas por buen camino.

Esta es la cuarta entrada de la serie de blogs de los autores sobre gestión de proyectos. La serie se basa en los consejos de su libro Gestión de proyectos con fines de lucro.

Publicación #1: El pequeño secreto sucio de la gestión de proyectos

Publicación #2: Cuando haga un seguimiento de los proyectos, ignore a sus contadores

Publicación #3: Los directores de proyectos deberían compartir su estrés