El auge de los casos de Omicron en muchas partes del mundo nos ha demostrado que Covid va a ir y venir por un tiempo. Más de siete de cada 10 empleadores de EE. UU. y 97% de las organizaciones del Reino Unido dicen que tienen la intención de ofrecer trabajo híbrido en el futuro, y la mayoría espera que los empleados pasen dos días in situ y tres días completamente remotos. ¿Qué significa esto para ti y para mí?

¡Más reuniones virtuales!

Actualmente, las personas gastan un promedio de 10 horas a la semana en reuniones virtuales — y la mayoría de ellos no están muy comprometidos. Sin señales de lenguaje corporal en persona, a muchos les resulta difícil contribuir y temen interrumpir al hablante. Esto puede resultar aún más difícil para los introvertidos, que tienden a preferir las conversaciones en persona donde las pausas son más fáciles de leer y les dan más tiempo para contemplar sus pensamientos. Cuando los empleados sienten que no necesitan o no pueden contribuir a una conversación, naturalmente van a perder el enfoque. De hecho, el 90% de los participantes en un encuesta reciente admitió realizar múltiples tareas durante las reuniones virtuales y el 33% dijo que lo hace «con mucha frecuencia».

¿Cómo pueden los gerentes resolver este problema cuando la mitad de sus equipos son remotos?

El objetivo de la mayoría de las reuniones es recibir información y hacer algo juntos. Para que esa unión se manifieste, todos los participantes deben comprender el contenido que se está discutiendo y contribuir. Más importante aún, la participación debe ser bidireccional: las declaraciones y las preguntas deben responderse con respuestas igualmente reflexivas. Esto de ida y vuelta es clave para una comunicación efectiva, y la comunicación es clave para llevar a cabo una gran reunión híbrida.

Tanto si eres nuevo en el ámbito de la gestión como si eres un trabajador híbrido o ambos, aquí tienes algunos consejos para que tu próxima reunión virtual sea más atractiva.

Reconsidere la estructura de sus reuniones.

¿Qué es lo primero que haces antes de emitir un nuevo programa en Netflix? Muchos de nosotros nos desplazaremos por la guía de episodios o veremos un avance antes de decidir hacer clic en el botón Reproducir el. Aprendemos qué esperar sin descubrir toda la trama y entramos en la narración con ganas de aprender más. Puede involucrar a los asistentes a la reunión con una estrategia similar.

Cree y comparta la agenda de su reunión un par de días antes. Estructúrelo como una línea de tiempo que incluya los temas clave que cubrirá y cuándo. Los miembros de su equipo, en la oficina y a distancia, tendrán una visión más clara del terreno y podrán preparar debidamente qué contribuir y sugerir temas de discusión adicionales. También les da a las personas que tal vez no tengan la oportunidad de hablar o que no puedan asistir, la oportunidad de enviarle sus opiniones con anticipación.

Otra forma de entusiasmar a los participantes es enviar la agenda de la reunión con antelación a través de un mensaje de vídeo. A través de un vídeo asíncrono y pregrabado, puedes transmitir tu mensaje y tono con mayor precisión de lo que probablemente lo harías en un correo electrónico o en un mensaje de Slack. También puede ahorrar tiempo explicando cada punto del orden del día con un poco más de detalle para ayudar a su equipo a digerir el contenido, prepararse y venir a la reunión listo para contribuir. Durante la reunión en sí, esto le deja más tiempo para concentrarse en temas que requieren una conversación bidireccional.

Canaliza a tu presentador de noticias interno.

Piense en los profesores que interactúan con pizarras, los meteorólogos interactúan con los mapas y, por supuesto, los usuarios de Twitch que interactúan con la transmisión del juego. ¿Por qué su contenido y estilo son atractivos? La respuesta es simple: el presentador interactúa con su contenido y nada permanece estático en la pantalla durante demasiado tiempo.

En las reuniones virtuales, los gifs y los gráficos pueden ser de gran ayuda. En lugar de indicar claramente un punto de datos durante su presentación, por ejemplo, comparta un gráfico o una imagen y señale la información que desea enfatizar. La mayoría de las aplicaciones de videollamadas te permiten compartir la pantalla y presentarla como orador al mismo tiempo. Puede ajustar el diseño para que la imagen sea visible junto a los datos que presenta. El uso de elementos visuales de esta manera hará que su audiencia se adentre más en la experiencia.

Una encuesta de 2019 reveló que el 85% de los participantes de las videoconferencias estaban más comprometidos cuando tanto el contenido de la presentación como el orador estaban visibles. Sin embargo, no esperes que tu audiencia lea y escuche tu voz al mismo tiempo. El lenguaje, escrito y hablado, es procesado por una parte de nuestro cerebro llamada bucle fonológico, pero no puede procesar ambos simultáneamente. Cuando presentamos una diapositiva con muchos datos o texto y hablamos (todos a la vez), nuestra audiencia sufre una sobrecarga cognitiva, no retiene tanta información y, por lo tanto, se siente desconectada.

Afortunadamente, las herramientas de presentación de video ahora permiten a los participantes de la reunión responder al orador con texto o imágenes en pantalla, lo que facilita evitar interrupciones verbales, interactuar en tiempo real y alentar a otros participantes a hacer lo mismo.

Haga las reuniones más inclusivas.

Ya sabemos que los beneficios de los entornos de trabajo inclusivos son vastos. Las reuniones híbridas o virtuales son inherentemente más inclusivas que las reuniones presenciales, ya que permiten la participación de todo tipo de personalidades: las que levantan la mano y hablan y las que prefieren hablar en sus comentarios. Incluso si hay personas en la oficina, pídales que inicien sesión en sus reuniones desde sus escritorios para nivelar el campo de juego para quienes se unan de forma remota.

Si eres líder, evita hacer preguntas dirigidas a «la sala», ya que esto probablemente consiga la opinión de un grupo selecto de colaboradores extrovertidos o de personas que ya están familiarizadas con el tema. En su lugar, diríjase a compañeros de equipo específicos cuando haga una pregunta y anime a las personas a que «pasen el micrófono» a otros asistentes de la misma manera. Esta práctica puede fomentar las respuestas de las voces menos escuchadas, incluidos los compañeros de equipo de otros departamentos u oficinas remotas que pueden dudar en ofrecer sus valiosos comentarios. Al final, será una situación en la que todos salgan ganando. Mientras más diversas perspectivas puedas perfeccionar, más información recopilarás.

Adopte grabaciones de vídeo asíncronas.

A veces queremos ver televisión en vivo, y otras veces, es increíblemente valioso grabar nuestro contenido a pedido. Lo mismo ocurre con las reuniones de equipo.

Si quieres experimentar con un enfoque más radical, intenta dejar que tu equipo decida si es necesaria una videoconferencia en directo. Quizás el tema que está discutiendo o el problema que intenta resolver se pueda abordar a través de mensajes de video grabados asíncronos compartidos por correo electrónico o mensajería instantánea. Una estrategia como esta puede ser especialmente útil para los equipos globales ubicados en varias zonas horarias.

Una vez que sus equipos entiendan que solo programan reuniones por video cuando es completamente necesario tener una conversación en vivo, inevitablemente se tomarán ese tiempo más en serio. Las personas tendrán más probabilidades y estarán dispuestas a participar en reuniones que requieran su asistencia.

El trabajo en línea pronto será más grande que el trabajo presencial. Podemos esperar que el vídeo siga siendo el centro de colaboración en la experiencia digital de los empleados. Como gerente, puede aprovechar las tecnologías emergentes usándolas para crear formas más efectivas para que su gente colabore y se conecte. Use los consejos anteriores para comenzar y hacer que sus reuniones híbridas sean espacios virtuales en los que las personas puedan, y realmente quieran, contribuir.