Aplasta tu próxima presentación virtual

Mi cliente de entrenamiento, un ingeniero llamado Carlos, es un magnífico narrador de historias en persona. Habla con las manos y cuenta historias largas y animadas repletas de metáforas humorísticas y giros argumentales. Su ingenio y calidez solían ser recibidos positivamente.

Pero cuando hace presentaciones en vídeo, las historias de Carlos tienden a fracasar. Sus comentarios recientes revelan que con frecuencia se queda atrás durante demasiado tiempo, pierde audiencia entre detalles innecesarios y no ofrece una comunicación sucinta y concisa.

Carlos no está solo. Si bien las plataformas virtuales nos ayudan a conectarnos entre sí a distancia, también representan un desafío para los líderes acostumbrados a hacer presentaciones en persona. Leer la sala en Internet requiere más concentración y un entorno digital dificulta la comprensión de las señales no verbales, como el tono, el tono y el lenguaje corporal. Por ejemplo, cuando se conecta con personas en persona, el cerebro humano se basa en las microexpresiones del rostro humano para interpretar la receptividad e informar el juicio mientras se comunica. En una plataforma de reuniones virtual, es posible que el presentador solo tenga acceso a unas cuantas caras (o a ninguna). Si a eso le sumamos las innumerables distracciones del trabajo remoto y la conectividad a Internet inconsistente que interfiere con la calidad del vídeo y el audio, puede parecer imposible evaluar su rendimiento y recepción en tiempo real.

Los líderes deben aprovechar un conjunto de habilidades diferente para transmitir sus mensajes de forma eficaz y participar en un entorno remoto. Los lugares virtuales requieren que pase de leer las señales no verbales del momento a sentir curiosidad por los participantes antes, durante y después de las presentaciones para garantizar que su mensaje llegue. Estas son seis formas de ofrecer presentaciones con buena acogida cuando usted y su público están sujetos a las limitaciones de la comunicación virtual.

Utilice las funciones de la tecnología. Si bien algunas plataformas de vídeo pueden limitar la capacidad del presentador de interactuar con las caras de los miembros del público en tiempo real, las funciones integradas, como las encuestas, los chats, las pizarras blancas, los pulgares hacia arriba o las manos levantadas, pueden ayudarle a captar y mantener la atención de la gente. Incorpore estas herramientas de participación al principio de la presentación para que la gente tenga ganas de participar.

Comience con una historia que hable a su público. Recopile información sobre sus participantes de antemano y cree una historia personal que les sirva de atención. Sea breve y específico para evitar deambular y perderlos. Las historias, anécdotas y metáforas son ha demostrado que aumenta la participación — siempre y cuando se transmitan con autenticidad y vulnerabilidad y refuercen claramente el mensaje que desea. Si no está seguro de si su historia es relevante, considere publicarla con un colega de confianza mientras prepara su presentación.

Solicite la participación con antelación. Investigación muestra que facilitar las reuniones de forma activa, que incluye pedir a los participantes que compartan, es clave para aumentar la participación y la eficacia. Informe a su público desde el principio y pida a dos o tres voluntarios que lo compartan durante la reunión. Esto ayudará a la gente a mantenerse atenta y preparada para participar, y minimizará la probabilidad de que realicen múltiples tareas o se marchen. Además, antes de la presentación, pida a algunas personas seleccionadas que contribuyan y, a continuación, llámelas pronto.

Sea claro, sea breve y silencioso. Mantener su mensaje conciso, simple y claro nunca ha sido más importante que cuando se lucha contra las numerosas distracciones inherentes a una sala virtual. Limite al mínimo los monólogos largos y no evite el silencio. Cuando haga una pregunta, espere con confianza a que alguien responda, en lugar de interpretar automáticamente el silencio como una falta de compromiso. Los participantes pueden tardar más en digerir y responder a la información a través del vídeo, así que aproveche los segundos adicionales como una oportunidad para escuchar con atención antes de hacer una pregunta de seguimiento o llamar a un voluntario.

No descarte por completo las señales no verbales. UN Un estudio de 2007 encontró que las personas pueden leer mejor la información y las emociones si también muestran su lenguaje corporal y sus expresiones faciales. Antes de la presentación, anime a los participantes a tener las cámaras encendidas e identifique a una persona a la que dirija la entrega durante la presentación. Observe el rostro y el lenguaje corporal de esa persona para ver señales de cómo recibe su charla. Asentir con la cabeza, sonreír, mantener el contacto visual e inclinarse son buenas señales, mientras que bostezar, cruzar los brazos, una mirada estoica o mirar hacia abajo o hacia los lados pueden indicar una desconexión y que tiene que cambiar de enfoque.

Hacer un seguimiento para recibir comentarios. Después de la presentación, solicite comentarios a uno o dos participantes de confianza para comprobar si ha entregado el mensaje deseado correctamente. Si la reunión se grabó, mire el vídeo y preste especial atención a la forma en que los participantes respondieron a sus intentos de participar. Identifique dos o tres técnicas que pueda incorporar la próxima vez para mejorar su conexión con el público.

Antes de su próxima reunión virtual de 200 personas, Carlos decidió adoptar un nuevo enfoque para captar la atención de la sala. Antes de la presentación, pidió a tres altos funcionarios con los que pudiera contar que participaran y contribuyeran en los primeros cinco minutos. Preguntó los temas a su equipo con antelación para frenar su tendencia a ofrecer una narración unilateral y, durante la reunión, abrió la palabra para compartir y charlar, lo que llevó a un debate activo sobre las preocupaciones del equipo. Como resultado, su público se mostró más comprometido y participativo de lo normal, y recibió comentarios de que había sido su mejor presentación hasta el momento.