El flujo de comentarios es importante para todos, pero con demasiada frecuencia acaba pareciendo forzado, formal y poco frecuente. Como resultado, el desarrollo de las personas se estanca y el crecimiento de los equipos se ve frenado. Para superar estos desafíos, los directivos pueden tomar la iniciativa de crear una comprensión compartida de para qué sirven los comentarios, aumentar la rapidez y la facilidad de los comentarios y abrir conversaciones difíciles mediante el arte de preguntar. Los autores presentan varias estrategias para crear una cultura de comentarios frecuentes y audaces.
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En nuestro trabajo como expertos en desarrollo profesional, ayudamos a las personas a desarrollar las habilidades necesarias para tener éxito en sus carreras cada vez más «onduladas» y no lineales. Una habilidad que tanto los directivos como las personas identifican con frecuencia como un área prioritaria de mejora es la retroalimentación: cómo pedirla, cómo darla y recibirla y cómo establecer los principios y prácticas para hacer de la retroalimentación un hábito que ayude a las personas a crecer. El flujo de comentarios es importante para todos, pero con demasiada frecuencia acaba pareciendo forzado, formal y poco frecuente. Como resultado, el desarrollo de las personas se estanca y el crecimiento de los equipos se ve frenado. Hemos identificado estos cinco errores comunes en los comentarios: 1. 1. Enfoque: Muy pocas organizaciones o equipos comparten una idea de lo que son los comentarios y por qué son importantes. Cuando las personas aplican sus propias interpretaciones, esto normalmente provoca incoherencias y malentendidos sobre el propósito y la práctica de la retroalimentación. 2. Formalidad: Cuando los comentarios están vinculados a revisiones formales y requieren rellenar formularios, es como un ejercicio de marcar casillas provocado por los procesos de recursos humanos trimestrales o anuales. Dar y recibir comentarios se convierte en algo que las personas sienten que deben hacer, en lugar de algo que encuentran útil y quieren hacer. 3. Miedo: El miedo a los comentarios impide iniciar las conversaciones y poner en práctica la información. La preocupación por mantener conversaciones difíciles puede llevar a los directivos a diluir su comunicación de comentarios y a enviar mensajes poco claros. Y preocuparse por lo que piense la gente hace que los empleados eviten pedir (y puedan actuar en consecuencia) la información. 4. Frecuencia: Las exigencias diarias de los directivos son abrumadoras, lo que hace que se pierdan muchas oportunidades de recibir comentarios en tiempo real. Por lo tanto, los comentarios se convierten en una tarea adicional que hay que recordar y, a menudo, pierden prioridad en las horas punta. 5. Encuadre: Cuando los comentarios son ad hoc y están desconectados de las prioridades de las personas, pueden parecer demasiado genéricos para ser útiles o significativos. Los empleados tienen que unir los puntos con su desarrollo, lo que corre el riesgo de que no puedan actuar de manera eficaz en función de la información. Para superar estos desafíos, los directivos pueden tomar la iniciativa de crear una comprensión compartida de para qué sirven los comentarios, aumentar la rapidez y la facilidad de los comentarios y abrir conversaciones difíciles mediante el arte de preguntar. He aquí cómo crear una cultura de comentarios frecuentes y audaces. ## Cree un entendimiento compartido sobre los comentarios. Si el objetivo es que los comentarios pasen a formar parte de la cultura del equipo, todos necesitan una comprensión compartida de lo que son y por qué son importantes. Sin esto, los directivos podrían esforzarse por crear el compromiso necesario para que los comentarios se conviertan en una característica habitual del trabajo de las personas. No proponemos una definición universal de feedback que pueda utilizar todo el mundo. En cambio, recomendamos a los directivos que involucren a sus equipos en la creación de una descripción memorable de los comentarios que considere adecuada para el propósito del equipo. Las preguntas para prompt a discussion podrían incluir: – ¿Qué significan los comentarios para usted? – Cuando los comentarios son efectivos, ¿cómo se siente? – ¿Cuándo se sienten forzados los comentarios? A partir de estas conversaciones, puede obtener información que sirva de base para su definición de equipo compartido. Estas son algunas definiciones que hemos visto a los equipos crear: – Información práctica – Datos para su desarrollo – Perspectivas para ayudar a las personas a dar lo mejor de sí – Información que permite mejorar – Ideas que nos ayuden a crecer ## Aumente la facilidad y la rapidez de enviar comentarios. Los gerentes pueden iniciar un nuevo enfoque de los comentarios haciendo que las personas se den información entre sí de forma más rápida y sencilla. Estos son algunos enfoques que hemos visto a los equipos implementar con éxito: ### Idea 1: «Brillante porque…» Los elogios son un punto de partida fácil para que las personas comiencen con sus comentarios, pero rara vez proporcionan suficiente información para que las personas actúen. Los comentarios se vuelven mucho más útiles cuando la persona que los entrega incluye más detalles para apoyar el desarrollo del destinatario. Puede ser tan simple como que los directivos alienten a los miembros del equipo a ampliar los momentos de elogio añadiendo «porque» a su respuesta. Por ejemplo, considere la diferencia entre «Me pareció brillante» y «Me pareció brillante porque se mantenía muy tranquilo y sereno cuando alguien desafiaba lo que estaba presentando». ### Idea 2: Preguntas sobre «ideas para mejorar» Reformular los comentarios críticos como ideas para mejorar puede reducir el miedo de las personas a compartir lo que piensan. Una vez al mes, los directivos pueden iniciar esta conversación pidiendo comentarios a sus equipos mediante una pregunta de «idea para mejorar», como: – ¿De qué manera podría ayudarlo a hacer su trabajo aún mejor? – ¿Qué cambio podríamos hacer para mejorar la forma de trabajar de nuestro equipo? – ¿Qué es lo que lo frustra y cree que debemos cambiar? Estas preguntas se pueden añadir a las agendas de las reuniones existentes para que pasen a formar parte de la forma de trabajo diaria. ### Idea 3: Reuniones de «desafiar y construir» Estas reuniones son una oportunidad para que todos los miembros del equipo reciban comentarios sobre una idea o un proyecto en el que estén trabajando. Los empleados comparten un resumen de una idea e invitan a los demás a asistir a una reunión sobre el desafío y la construcción. Estas reuniones dan a las personas la oportunidad (y el permiso) de practicar la retroalimentación y compartir su perspectiva de una manera que se sienta segura, haciendo hincapié en un proyecto o idea más que en una persona. Las preguntas podrían incluir: – ¿Qué es lo que más le gusta de esta idea? – ¿Por qué podría fallar esta idea? – ¿Cómo podrían abordar nuestros competidores la solución de este problema? ## Mejore el arte de preguntar. Muchas personas asocian los comentarios con conversaciones difíciles, lo que significa que incluso la palabra «comentarios» está envuelta en miedo. Los directivos pueden reducir ese miedo si se centran en preguntar más que en contar, especialmente en las discusiones difíciles sobre el desarrollo de las personas. Cuando los directivos comienzan por preguntar en lugar de decir, se transforma la dinámica de las conversaciones difíciles. Estas preguntas pueden sonar así: – ¿Cómo cree que fue la reunión? – ¿Cuál es su experiencia al trabajar con esa persona? – Sé que está trabajando en sus habilidades de presentación. ¿Cómo está progresando? Al preguntar primero, los gerentes pueden adaptar su enfoque en función del nivel de autoconciencia del destinatario. Las preguntas de seguimiento de los comentarios que pueden ayudar a una persona a pasar de la conciencia a la acción podrían incluir: – ¿Qué podría aprender de alguien a quien vea hacerlo tan bien? – ¿Dónde hay un lugar cómodo en el que pueda desarrollar esa habilidad? – ¿Qué podría hacer de otra manera la próxima vez? ### . . . Cuando los directivos abordan los factores que se interponen en el camino de los comentarios, ayudan a las personas a mejorar y a los equipos a trabajar mejor en conjunto. Reducir el miedo a los comentarios y aumentar la frecuencia de los comentarios es beneficioso para todos y ayudará a las personas a dar lo mejor de sí.