Resumen

¿Sigue posponiendo el trabajo que tiene que hacer? El problema probablemente se deba a una de tres cosas: sus hábitos y sistemas (o la falta de los mismos), su deseo de evitar las emociones negativas (como la ansiedad y el aburrimiento) o sus propios patrones de pensamiento defectuosos (que pueden hacer que una tarea parezca más difícil de lo que es). Por suerte, existen estrategias sencillas para gestionar cada una.

Para desarrollar buenos hábitos, por ejemplo, haga su importante trabajo de manera consistente todos los días: Después de hacer esto, hago mi trabajo profundo. Diseñe un sistema para comenzar nuevas tareas (basándose en una que haya manejado bien); que facilite la puesta en marcha. Cuando una tarea lo ponga ansioso, haga primero la parte más fácil y avance a partir de ahí; motívese a hacer una tarea aburrida con una recompensa por completarla. Y si está bloqueado cognitivamente, considere lo que haría que una tarea fuera imposible y, después, identifique lo contrario.

El trabajo novedoso a menudo está lleno de fricciones. Debe reconocer que la tensión no significa que no esté progresando. Y si un proyecto aún le resulta abrumador, acéptelo en pequeños trozos de tiempo, no en los grandes.

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La mayoría de nosotros procrastinamos. Nos sentimos culpables por ello y nos criticamos por ello. Y, sin embargo, lo seguimos haciendo. ¿Por qué? Por al menos tres factores: la ausencia de buenos hábitos y sistemas (mala disciplina), la intolerancia a determinadas emociones (como la ansiedad o el aburrimiento) y nuestros propios patrones de pensamiento defectuosos.

Cuando comprenda estas causas, podrá utilizar estrategias dirigidas a ellas. Puede minimizar los incidentes menores de procrastinación, como cuando se arrastra y no comienza un proyecto hasta cerca de su fecha de vencimiento, y evitar los problemas mayores que están causando sus patrones de retraso.

Sus hábitos (o la falta de los mismos)

Una teoría común es que la procrastinación es el resultado de la falta de disciplina. Los procrastinadores eligen el ocio y la diversión antes que el trabajo duro. Una variación más moderna de esta explicación es que no tienen buenos sistemas y hábitos. Múltiples estudios han demostrado que los hábitos fuertes reducen nuestra necesidad de autocontrol. Hacen que sea más fácil ceñirse a comportamientos de esfuerzo y resistir las distracciones. Pero el proceso de establecer un hábito que confiere tales beneficios suele tardar unos meses.

Para evaluar si se trata de un problema para usted, pregúntese: ¿Qué hábitos tengo para abordar mis tareas más importantes? Si la respuesta es negativa, pruebe estos enfoques:

Programe su trabajo profundo de manera coherente.

Yo defino trabajo profundo centrándose en su proyecto a largo plazo más importante. Puede implicar, por ejemplo, elaborar una estrategia empresarial, hacer análisis de datos complejos o escribir un libro. El trabajo profundo es generalmente un desafío, pero hacerlo de manera constante todos los días, de manera regular, lo hará menos.

Los hábitos hacen que las secuencias de comportamiento sean más automáticas. Tenga en cuenta que una vez que ya no seamos conductores novatos, no pensamos conscientemente en lo que hacemos cada vez que nos ponemos al volante de un coche. Los hábitos más complejos, como ir al gimnasio o aprender un idioma, también pueden volverse más automáticos. Eso sucede a través de la repetición y las señales. Así que no debería intentar hacer un trabajo profundo a las 11:00 de la mañana de un día y a las 3:00 de la tarde del siguiente. E incluso si la hora exacta en la que se instala no es la misma, su trabajo profundo debería encajar en su día con el mismo patrón: Después de hacer esto, hago mi trabajo profundo. Por ejemplo, cada día, después de dedicar hasta una hora al correo electrónico y a tareas administrativas, comienzo mi sesión de trabajo profundo, que para mí normalmente implica escribir.

Cree un sistema para iniciar nuevas tareas.

¿Qué hay de las responsabilidades que se ocupa por primera vez que se sienten fuera de su fuerte? Será menos probable que posponga las tareas novedosas si tiene un sistema maestro para abordarlas. Los pasos que dé cuando encuentre algo nuevo se convertirán en su propio tipo de hábito, lo que reducirá la fatiga de decisiones sobre cómo empezar.

Mi propio sistema implica una secuencia coherente de pasos: primero, considero tres opciones de cómo podría abordar la tarea. A continuación, realizo una autopsia analizando las cosas que tienen más probabilidades de salir mal. Luego calculo cuánto tiempo debo dedicar a la tarea. Y por último, encuentro formas de poner a prueba rápidamente mis suposiciones.

¿Cómo puede desarrollar su propio sistema? Realizar ingeniería inversa: recuerde un ejemplo de una tarea difícil que ha completado con éxito e identifique los pasos que ha seguido para realizarla. Prefiero este enfoque a intentar copiar los métodos de otra persona, porque dará como resultado un sistema que se adapte a su propia naturaleza y puntos fuertes.

Sus emociones

Tendemos a evitar las tareas que provocan emociones negativas. En psicología, la evitación y su primo cercano, la rumia, se conocen como factores de transdiagnóstico, es decir, son síntomas de muchos problemas de salud mental comunes. Las personas que hacen frente al estrés utilizando tácticas de evitación son más vulnerables a la depresión, la ansiedad, el TDAH y los trastornos alimentarios, y se convierte en un círculo vicioso. Cuando su salud mental empeora, su evitación también lo hace.

Pero incluso las personas que solo algunas veces se sienten tristes, dudosas y ansiosas por su trabajo, o que no pueden tolerar el aburrimiento o el estrés que provoca, tienden a evitar las tareas que provocan tales emociones. Esta respuesta se intensifica durante los períodos de incertidumbre. Cuando se siente abrumado, es más probable que procrastine. En este estado, incluso las tareas sencillas, como responder a correos electrónicos, pueden parecer abrumadoras.

Para saber si sus emociones son la razón principal por la que pospone el trabajo, pregúntese: ¿Cómo está mi salud mental? ¿Las tareas que evito inspiran ciertas emociones? ¿Me hacen aburrir, enfadar, ansioso o resentido? Entonces pruebe estas estrategias:

Desenrede sus sentimientos.

Identificar con precisión sus emociones, algo que los investigadores psicológicos llaman granularidad emocional—lo ayudará a administrarlos. Cuando se trata de procrastinación, también es útil analizar cuánto afecta cada emoción a su actitud hacia una tarea. Por ejemplo, podría descubrir que escribir una presentación para su jefe provoca ansiedad en el nivel 8 en una escala del uno al 10, resentimiento en un nivel de 6 y aburrimiento en el nivel de 4. Una vez que lo haya determinado, podrá abordar las emociones de forma individual. El sistema de valoración le ayudará a evaluar su eficacia para minimizarlos.

Cuando una tarea lo aburra, programe una recompensa por completarla o hágalo de una manera más divertida, por ejemplo, con compañeros de equipo que le gusten.

Cuando una tarea hace que se sienta resentido o irritado, encuentre lo que realmente valora de ella. Tal vez le moleste tener que hacer las revisiones que pide su supervisor, pero realmente valora perfeccionar su oficio. Puede que se sienta resentido por el trabajo del comité entre divisiones, pero valore la oportunidad de mejorar la cultura de su organización. Puede que se sienta frustrado por la solicitud de ayuda técnica de un compañero de equipo, pero valora ser un colega comprensivo.

Vanessa Branchi

Cuando una tarea lo ponga ansioso, comience con los elementos de la misma que lo hagan sentir menos aprensivo y avance a partir de ahí. Esto es terapia de exposición: vaya aumentando gradualmente hasta llegar a lo que más le asusta. Lo que parece inmanejable al principio lo sentirá a su alcance una vez que haya seguido los pasos más sencillos.

Este enfoque para convertir las emociones difíciles en una mayor concentración y dedicación forma parte de un conjunto de habilidades llamado flexibilidad psicológica, que fue desarrollada por el psicólogo Todd Kashdan y su equipo. Cuanta más gente lo use, más felices, sanos y con mejor rendimiento tienden a ser.

Utilice la autocompasión para superar recuerdos negativos fuertes.

A veces, las emociones que tenemos acerca de una tarea están impulsadas por una experiencia previa. Aquí hay una historia de mi propia vida que lo ilustra.

La primera vez que di una charla sobre mi investigación en una conferencia, no me fue muy bien. Yo era un estudiante de posgrado. Viví en Nueva Zelanda y la conferencia fue en Australia. Decidí volar a una ciudad más grande cerca de la conferencia y tomar un autobús nocturno a la ciudad más pequeña en la que se celebraba, porque el vuelo era más barato. No estaba en la mejor forma cuando llegué. Me sentí como un ciervo en los faros y me quedé mirando fijamente mis notas mientras leía mi charla. Todavía puedo recordar visceralmente lo que se sentía al estar en esa sala y mirar a ese público, que incluía a mi asesor y mis compañeros de equipo, con la sensación de que eran objetivamente mejores que yo en todo lo relacionado con la investigación, especialmente las presentaciones.

Ahora, cuando tengo que dar una charla, llega ese recuerdo de hace 20 años. De repente me convertí en mi yo más joven y todas las habilidades y confianza que he desarrollado en los años desde entonces se me escapan de los dedos. Cuando se ven afectados por recuerdos tan poderosos, incluso las personas con excelentes habilidades de gestión de proyectos y resolución de problemas pueden darse cuenta de que se van por la ventana.

Si nota que tiene este tipo de reacción, examine si está relacionada con un acontecimiento de su infancia, el comienzo de su carrera o un trabajo más reciente. Considere también si hay un patrón en los tipos de tareas y recuerdos involucrados.

Muchas investigaciones convincentes muestran que puede curar estas heridas emocionales con un diálogo interno compasivo. He aquí un ejemplo de cómo suena eso: «He estado decepcionado con mi actuación en el pasado y eso me hace dudar. Es una sensación normal y comprensible. Pero entonces era principiante y ahora no lo soy. Está bien aprender de la experiencia». Encuentre y luego reutilice el diálogo interno que le funcione.

Sus patrones de pensamiento

Si es razonablemente disciplinado en muchas áreas pero tiene dificultades en otras, los patrones de pensamiento específicos pueden ser los culpables. Algunos factores cognitivos implicados en la procrastinación son bastante universales; por ejemplo, la mayoría de nosotros subestimamos la complejidad de las tareas que tienen plazos largos, mientras que otras son profundamente personales.

Este es uno de mis propios patrones problemáticos: cuando la gente me dice que le gusta una determinada parte de mi escritura, tiendo a llegar a la conclusión de que mis otras cosas no son buenas, lo que me hace nudos cuando llega el momento de volver a escribir, ¡aunque acabe de recibir elogios!

Para averiguar si los bloques cognitivos contribuyen a su procrastinación, pregúntese: ¿Se siente la tarea más difícil que los pasos objetivamente, dadas mis habilidades? ¿Disfruto (o al menos me da una sensación de satisfacción) una tarea una vez que la empiezo? Si la respuesta es sí, implica que tiende a pensar en el trabajo de una manera que hace que parezca más desagradable de lo que realmente es. Pruebe estas estrategias para superar sus bloqueos cognitivos:

Lluvia de ideas inversa.

Aunque no utilicé mucho la lluvia de ideas inversa antes de ponerla en mi libro Productividad sin estrés, Desde entonces se ha convertido en una de mis tácticas favoritas. Cuando se aplica a la procrastinación, implica considerar qué haría usted para que su tarea fuera increíblemente difícil o algo que realmente querría evitar hacer. Una vez que tenga esas respuestas, encontrará sus opuestos, lo que hará que se sienta menos bloqueado.

Por ejemplo, una tarea puede parecer inalcanzable si me imagino tener que hacerla perfecta la primera vez o tener que hacerlo exactamente con el mismo estilo que un colega que admiro. La otra cara de esto es que la tarea parecerá más fácil si acepto que ocurrirán errores e imperfecciones y si la abordo a mi manera, aprovechando mis propias fortalezas.

Otra técnica rápida de reencuadrar es pensar en todas las formas en que una tarea que está posponiendo es similar a una que puede hacer fácilmente y bien. Por ejemplo, me siento increíblemente cómodo escribiendo publicaciones de blog, pero no discursos. Sin embargo, ambas implican hacer algunos puntos rápidamente, mantener la conversación del idioma, contar historias y ofrecer a la audiencia una experiencia de «ese soy yo». La clave aquí es definir los paralelismos de manera muy específica, como yo lo he hecho.

Aprenda a aceptar un trabajo lleno de fricciones.

Las tareas familiares y moderadamente productivas tienden a realizarse sin problemas y, por lo tanto, pueden resultar más satisfactorias que las nuevas, que son más difíciles pero ofrecen un mayor valor potencial. Por eso, a menudo elegimos tachar los artículos menores de nuestras listas de tareas pendientes en lugar de abordar proyectos que tendrán más impacto.

No cometa el error de equiparar el trabajo sin fricciones con la productividad. Los equipos diversos, por ejemplo, suelen generar mejores ideas, pero pueden experimentar más tensión. El trabajo novedoso a menudo está lleno de fricciones, lo que inherentemente ralentiza el progreso y puede causar estrés. Eso lleva a un error cognitivo común llamado razonamiento emocional, lo que sucede cuando extrapola en exceso de cómo se siente. Cuando se sienta tenso y desafiado, por ejemplo, puede concluir que se está moviendo en la dirección equivocada o que no progresa lo suficiente. Es importante entender este fenómeno y reconocer cuándo le ocurre. Metacognición, o el conocimiento de sus procesos de pensamiento, puede ayudarlo a contrarrestar los errores mentales.

Tenga en cuenta que si se presenta a hacer un trabajo importante y lo aborda de la manera más estratégica posible, progresará, incluso si no lo siente así. Cuanto más tolerante sea con el trabajo lleno de fricción, menos pospondrá las cosas. Comprometerse a hacer la tarea que tenga más potencial durante algún período cada día, incluso cuando dé lugar a sentimientos y pensamientos tumultuosos.

Limítese a períodos de trabajo cortos.

Cuando una tarea es importante o la hemos estado posponiendo, a menudo creemos que necesitamos sesiones de trabajo maratonianas para realizarla. En la mayoría de los casos, este pensamiento se deriva de la autocrítica provocada por la culpa por la pérdida de productividad. Pero la perspectiva de dedicarse a una tarea desafiante todo el día tiende a provocar más dilación.

Aquí puede probar una de dos estrategias: (1) Planifique trabajar en lo que esté evitando durante 10 minutos hoy y retome mañana. Hacer un poco hoy le hará superar la joroba emocional de empezar. (2) Planee afrontarlo hoy durante 90 minutos y acabar con eso. Si está razonablemente condicionado al trabajo profundo, es probable que pueda hacer casi cualquier cosa durante ese período de tiempo. Es un objetivo razonable. También puede adaptar este principio. Por ejemplo, podría probar una estrategia como añadir 10 minutos adicionales cada día de trabajo al tiempo que dedica a la tarea hasta llegar a dos horas en total. Es como entrenarse para una carrera de resistencia.

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En cualquier artículo de autoayuda es importante reconocer los límites de los consejos dados. Si un problema de salud mental persistente, como la depresión o la ansiedad, contribuye a su dilación, entonces debería seguir un tratamiento basado en la evidencia, idealmente con la ayuda de un profesional, no esforzarse por su cuenta. A medida que su estado de ánimo y ansiedad mejoren, será menos propenso a sentirse abrumado y congelado.

Además, a pesar de que he desglosado las causas de la procrastinación en tres categorías aquí, están interrelacionadas. Su comportamiento (hábitos y sistemas), sus emociones y sus pensamientos están conectados. Así que no importa cuál sea la razón principal de su tendencia a posponer ciertas tareas, cualquiera de las estrategias aquí presentes debería ayudarlo a atender de manera más consistente a un trabajo que le cuesta reunir la energía o la concentración para completar. Piense en ello como un menú para combatir la procrastinación, experimente con varias opciones y encuentre las que mejor se adapten a usted.

por Alice Boyes, PhD, es autora de Productividad sin estrés,  del que se adapta este artículo.