No es ningún secreto que el término «previo al trabajo» inspira gemidos, ojos en blanco e incluso —durante ese momento tan conocido de darse cuenta de que no ha hecho el trabajo previo— una sensación de perdición inminente. Por eso, y dado que el trabajo previo se deshace tan a menudo, muchos ejecutivos han renunciado a la práctica. No tiene por qué ser así. Al incluir el trabajo previo en las reuniones y reservar los primeros cinco a 20 minutos para que los participantes revisen en silencio un documento preparado cuidadosamente y orientado a la acción, los líderes pueden reimaginar no solo el concepto de trabajo previo, sino también la naturaleza misma de la forma en que se reúnen los equipos. El autor presenta cinco consejos para adoptar la práctica.

•••

Termina una reunión y se esfuerza por encontrar el enlace de Zoom para la siguiente, suspirando de alivio al hacer clic en «unirse» justo a tiempo. Pero esa sensación dura poco cuando se da cuenta de que se ha olvidado de hacer el trabajo previo requerido: leer un documento, revisar un contrato o responder a algunas preguntas clave que van a ser la base del debate. No es ningún secreto que el término «previo al trabajo» inspira gemidos, ojos en blanco e incluso —durante ese momento tan conocido de realización— una sensación de muerte inminente. Por eso, y dado que el trabajo previo se deshace tan a menudo, muchos ejecutivos que conozco han renunciado a la práctica. No tiene por qué ser así. Al incluir el trabajo previo en las reuniones y reservar los primeros cinco a 20 minutos para que los participantes revisen en silencio un documento preparado cuidadosamente y orientado a la acción, los líderes pueden reimaginar no solo el concepto de trabajo previo, sino también la naturaleza misma de la forma en que se reúnen los equipos. ## Superar el escepticismo Cuando sugiero por primera vez la idea de reservar una hora de reunión para revisar las actividades previas al trabajo, muchos asumen erróneamente que esto se traducirá en reuniones más largas. No funciona de esa manera. Sí, los empleados ya están sufriendo una sobrecarga de reuniones. Según una investigación reciente,El 70% de las reuniones impedir que los empleados completen todas sus demás tareas laborales. Teniendo esto en cuenta y para entender mejor la práctica, hace poco contacté con varias personas que reservaron tiempo de reunión para que los participantes revisaran los trabajos previos en paralelo. Casi todas las personas a las que entrevisté dijeron que sus reuniones ya no duraban. En cambio, están más concentrados. Al alinearse en torno a un documento compartido, se garantiza que todos estén en la misma página, literal y figurativamente, cuando comience la discusión. No se pierde tiempo poniendo al día a las personas que no han hecho el trabajo previo ni planteando las inevitables preguntas que son fáciles de anticipar y abordar por escrito. Igual de importante, garantiza que el tiempo de quienes hacer prepárese no está devaluado. En lugar de dedicar tiempo a repetir, interrogar y, de otro modo, a insistir en el pasado, los miembros del equipo pueden dedicar su precioso tiempo juntos a los verbos en presente y futuro: decidir. Votar. Alinear. Aprobar. Una reunión con muchos verbos suele ser una reunión productiva. ## Poner la responsabilidad en el líder de la reunión Crear un documento que sea lo suficientemente exhaustivo, reflexivo y conciso como para compartirlo con un equipo es, de hecho, un trabajo adicional para el líder de la reunión. Esto es apropiado. Especialmente cuando los empleados sufren un exceso de reuniones, la persona a cargo de organizar cualquier grupo debe tener claro lo que quiere obtener de la reunión. En un momento en que11,2 millones de puestos de trabajo en EE. UU. siguen sin cubrir, es fundamental que los líderes maximicen el talento de su organización sí tener. Cuando el líder de una reunión invierte su tiempo en preparar un documento, define y aclara el propósito de la reunión y, posteriormente, maximiza lo que se puede lograr. Piense en el propósito como un guardián colocado en la entrada metafórica de cualquier reunión cuando llega el organizador. Si el organizador no tiene un propósito claro, quizás debería reconsiderar si vale la pena tomarse el tiempo de la gente. La preparación previa al trabajo integrada es un mecanismo para reuniones con un propósito. La empresa que más ha adoptado la integración previa al trabajo es Amazon, donde los primeros minutos de cada reunión (o incluso los más de 30 primeros minutos) se dedican a revisar una nota que servirá de base para esa hora de debate. Los memorandos, como fundador de AmazonJeff Bezos ha explicado , son «se supone que crean el contexto para lo que entonces será una buena discusión». Y añadió: «La razón por la que los leemos en la sala, por cierto, es porque, al igual que los niños de instituto, los ejecutivos hacen un farol durante la reunión como si hubieran leído el memorándum. Porque estamos ocupados, así que tiene que sacar tiempo para que se lea el memorándum». Los memorandos no son solo para los ejecutivos. Mis conversaciones recientes con quienes suelen incluir la preparación previa al trabajo en las reuniones incluyeron a varios miembros del equipo de Amazon. Cada uno dijo que era inusual asistir a una reunión en la empresa que no comenzara con al menos varios momentos de lectura tranquila de las notas. «Escribimos porque nos ayuda a tener claridad de pensamiento», dijo un empleado, un asesor técnico que trabaja en recursos humanos. «La persona que ha convocado la reunión lo ha pensado previamente y ha recopilado los datos correctos. Eso nos permite, cuando comience la conversación, intervenir de inmediato y empezar a resolver los problemas». ## Cómo crear una nota previa al trabajo Incluso para aquellos que están convencidos de las ventajas de esta práctica, adoptarla puede resultar difícil. Estos son algunos consejos para empezar: ### 1. Desglosarlo. En el mundo empresarial, muchas personas se sienten más cómodas con los documentos de PowerPoint que con la escritura en formato largo. Por lo tanto, si bien puede parecer condescendiente capacitar a los empleados en el arte de redactar notas integradas previas al trabajo, esto puede resultar muy útil. Amazon tiene un documento guía que lo especifica todo, desde el tamaño de la fuente hasta los márgenes. Este nivel de detalle puede resultar exagerado para muchas organizaciones, pero a medida que surjan las mejores prácticas, tiene sentido codificarlas. ### 2. Incluya un componente interactivo. Una forma de inspirar el debate tras un período de lectura silenciosa de memorias es invitar a todos a incluir sus ideas, preguntas y observaciones en un documento compartido. Documentos de Google, nubes de palabras oEncuestas mentométricas son herramientas útiles para ello. ### 3. Explique el razonamiento. A la gente no le gusta saltar por el aro innecesariamente. Es fundamental garantizar que los equipos entiendan que el propósito de este ejercicio no es crear más trabajo ni alargar las reuniones. En todo caso, la práctica debería resultar en menos reuniones en las que se logre más. ### 4. Combínelos. Cuando los participantes interactúen con los materiales previos al trabajo en parejas, es más probable que se centren en el material escrito. Las conversaciones iniciales de cada pareja pueden dar al grupo una ventaja en el proceso de lluvia de ideas. ### 5. Imprímalo. Algunas personas toman el material de forma más rápida y eficaz cuando tienen una copia impresa que pueden marcar con lápiz y papel. Para las reuniones presenciales, considere la posibilidad de imprimir unos cuantos ejemplares del trabajo previo con antelación para que los participantes absorban el material más fácilmente cuando lo tengan en la mano. ### . . . Al establecer una cultura de integración previa al trabajo y comunicar el razonamiento detrás de este cambio, los líderes indican que valoran el tiempo de su gente y, por extensión, que valoran a su gente. Y cuando los grupos de empleados se reúnan, ese precioso tiempo pasará a ser más valioso.