Dominar el arte de hablar espontáneamente es importante para los líderes. Deben hacer algo más que dar un discurso de apertura bien preparado: tienen que clavar las preguntas y respuestas y la charla trivial después, o aplastar los brindis y los discursos espontáneos. El autor sugiere que cualquiera puede dominar este arte con las tácticas y los comportamientos correctos: los brindis, las preguntas y respuestas y las charlas triviales no requieren ningún rasgo de personalidad específico. Ofrece estrategias clave que incluyen evitar las respuestas convencionales en favor de establecer conexiones genuinas y priorizar la brevedad a la hora de entregar los mensajes. También destaca la necesidad de hablar con autenticidad sin la presión de ser perfecto, lo que significa atreverse a ser aburrido. Un aspecto igual de importante es la escucha activa para entender y responder eficazmente a las necesidades de los demás. Y estructurar las ideas de forma lógica durante las conversaciones improvisadas es una táctica útil. El miedo o el nerviosismo no tienen por qué impedir que nadie se comunique de manera eficaz en el acto.

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En 2017, el director de productos de una empresa de tecnología —llamémoslo Gabe— experimentó un auge profesional que fue a la vez emocionante y estresante. Su software empezó a venderse rápidamente, lo que provocó que su unidad de negocio se expandiera significativamente. En lugar de gestionar un equipo pequeño, ahora dirigía a cientos de empleados. Pero le incomodaba el aumento de la visibilidad y las exigencias interpretativas del trabajo. No solo se esperaba que hiciera varias presentaciones ante un gran público cada año, sino que tenía que hablar constantemente de manera informal con un grupo diverso de clientes, clientes potenciales, socios y los principales líderes en reuniones y eventos.

Aunque Gabe consiguió mejorar la entrega de los comentarios y demostraciones de productos planificados con el entrenamiento y la práctica, todavía tenía problemas con las charlas improvisadas que su nuevo puesto requería y empezó a perder el sueño preocupándose por ellas. Sabía que se esperaba que hablara con fluidez e inteligencia de forma espontánea, pero no se sentía preparado para hacerlo.

Puede que se reconozca en la historia de Gabe. Las investigaciones muestran que el miedo a hablar en público es común y nos asusta a muchos de nosotros incluso más que a las alturas, los bichos, las serpientes o volar. Sin embargo, aunque la mayoría de nosotros nos esforzamos por brillar en las presentaciones y los discursos para los que podemos preparar, prestamos menos atención al igualmente abrumador (y más común) desafío de la comunicación espontánea, que puede tener un impacto aún mayor en el éxito profesional.

Ya sea que tenga que responder a una pregunta de sondeo de un jefe o un cliente, que dé un brindis o una presentación inesperadamente, que quiera dar su opinión inmediata a un colega o que necesite socializar en una reunión informal, debe aprender no solo a sobrevivir a la situación, sino a aprovecharla como una oportunidad para sobresalir, impresionar a los demás y avanzar hacia sus objetivos.

Afortunadamente, como he visto en mis dos décadas trabajando con clientes corporativos y estudiantes de MBA, a cualquiera se le puede dar bien hablar de forma espontánea. Al contrario de lo que se piensa, no necesita ser extrovertido o intrínsecamente encantador para comunicarse de manera eficaz cuando se le pone en aprietos. Solo necesita aprender habilidades, tácticas y comportamientos específicos. He aquí algunos consejos.

Evitar la respuesta por defecto

Una manera infalible de hacerlo mal con el público (o de no causar ninguna impresión) es recurrir a las respuestas convencionales cuando se habla de forma espontánea. Por ejemplo, cuando el CEO pasa junto a usted en el pasillo y le pregunta: «¿Cómo está?» ¿dice: «Bien, gracias» o aprovecha la oportunidad para hacer un comentario memorable? Cuando un colega le dice que una reunión con un cliente no ha ido bien, ¿responde: «Es lo que hay» u ofrece alguna sugerencia útil? Cuando se le pide que haga una presentación pública, ¿se limita a marcar las funciones del currículum de la persona o cuenta una historia sobre cómo esa persona ha añadido valor al equipo?

Si bien las respuestas estándar pueden ahorrarle la incomodidad de intentar pensar en algo significativo que decir, le impiden conectar con los demás de formas que podrían ser más genuinas, apropiadas, creativas y productivas. Un enfoque mejor es invocar analogías o referencias compartidas que le ayuden a captar la atención de sus oyentes.

Una vez trabajé con Catherine, una vicepresidenta sénior de ventas, a la que en las cenas de empresa a menudo le pedían que rindiera homenaje a un miembro del equipo o que le presentara a un nuevo empleado. Había desarrollado una forma de gestionar esta tarea en menos de un minuto: dar el nombre y el cargo de la persona, decir unas palabras breves sobre lo que hacía y cómo beneficiaría a la organización, y desearle lo mejor a la persona.

Este enfoque era organizado y conciso, pero también impersonal, demasiado formal y poco memorable. Catherine y yo trabajamos juntas para abrir su forma de hablar espontánea y, al mismo tiempo, mantenerla estructurada. Introdujimos algunos elementos nuevos: comience con una referencia oportuna elegida en el acto o justo antes del evento (algo en las noticias, quizás, o una ocasión corporativa a la que todos hubieran asistido anteriormente) para reunir a su público. Luego dé más detalles sobre el impacto de la persona relacionándolo con algo de su propia carrera o contando una historia. Por ejemplo: «Me entusiasma mucho la nueva iniciativa de ventas de Sarah. Me recuerda a lo que hacíamos cuando empecé en la organización, hace 10 años. Creo que vamos a tener mucho éxito con ello».

Esto permitió a Catherine forjar vínculos más fuertes con sus colegas y, al mismo tiempo, ser más memorable. Muchos empezaron a darle las gracias por sus comentarios, a menudo días o semanas después de haberlos hecho.

Pero sepa que menos es más

Mientras se esfuerza por evitar ser breve y estéril al hablar espontáneamente, tenga cuidado de no ir demasiado en la dirección opuesta. Para muchas personas, el deseo de parecer inteligentes y evitar silencios incómodos a menudo lleva a la verbosidad. Se olvidan de que, como dijo Shakespeare, «la brevedad es el alma del ingenio».

Para encontrar el equilibrio adecuado, comience por identificar rápidamente un objetivo de comunicación (cambiar de opinión, impulsar la acción, establecer una buena relación) y, a continuación, considere lo que sus oyentes ya saben sobre su tema. Tener un objetivo claro y conocer a su público reducirá su enfoque, de modo que podrá priorizar lo que dice y elegir sus palabras exactas con más prudencia.

A continuación, desafíese a sí mismo a transmitir su mensaje de la manera más concisa pero eficaz posible. Cuando haya intentado transmitir su punto de vista inicial, haga una pausa antes de añadir una historia o una idea. Pregúntese:¿He dejado claro mi punto de vista? ¿Puedo acabar ya?

Sin duda, puede llevar la brevedad demasiado lejos, dejando los conceptos o argumentos mal definidos y omitiendo chistes, historias o ilustraciones que puedan mantener al público interesado. La mejor manera de encontrar el punto óptimo de comunicación es revisar lo que ha hecho en el pasado. Si alguien ha grabado sus comentarios improvisados, vea el vídeo, escuche el audio o lea la transcripción para ver lo que podría haber omitido (o añadido). Si no hay registro de lo que ha dicho, trate de recordarlo y piense en qué puede haber sido más conciso. Pida comentarios a las personas con las que estaba hablando. Intente mirar sus mensajes de texto, correo electrónico o Slack para comprobar si suele ser demasiado locuaz (o demasiado conciso) y ajústelo en consecuencia.

Cómo brillar cuando lo ponen en aprietos
Gracia Lam

Su jefe le dijo a otro cliente mío, Devin, que sus respuestas durante las partes de preguntas y respuestas de las reuniones virtuales del ayuntamiento solían ser largas. Cuando vimos las grabaciones, nos dimos cuenta de que a menudo comenzaba la respuesta replanteando la pregunta, que el público ya había escuchado. También utilizó mucha jerga corporativa y repetía los puntos clave varias veces de formas ligeramente diferentes. Devin se esforzó por cambiar esta situación, practicando con ejemplos de preguntas generadas por un chatbot de IA y grabando sus respuestas. Pronto pudo reducir su longitud un 25% o un 30% sin sacrificar la calidad y la utilidad de sus respuestas.

Atrévase a ser aburrido

Una gran parte de la razón por la que hablar improvisadamente es tan difícil es el deseo de decir siempre lo correcto de la manera correcta en el momento adecuado. Pero eso solo lleva a una autoevaluación y una crítica excesivas, lo que consume una preciosa energía mental, aumenta el estrés y le impide participar en el momento de forma dinámica, fluida y auténtica.

En cambio, reconozca que no existe una forma única «correcta» de responder a una pregunta, dar comentarios, dar la bienvenida a un colega o hacer un brindis, solo enfoques mejores o peores. No se preocupe por sorprender a los demás, porque las demostraciones de competencia y autenticidad son impresionantes en sí mismas. A menudo aconsejo a la gente que siga una máxima de comedia de improvisación: «Atrévete a ser aburrida». Es decir, no creo que necesite ofrecer una actuación destacada. Así como la mejor comedia viene de la verdad, la mejor comunicación proviene de la realidad.

Aquí también se aplica otra directiva popular: «No deje que lo perfecto sea enemigo de lo bueno». Los oyentes son más propensos a confiar en usted y a aprobarlo cuando habla como un ser humano que como un actor o un robot. Por ejemplo, las investigaciones muestran que el discurso más eficaz incluye el uso moderado de rellenos como «um» y «ah». Así que cuando necesite hablar de forma espontánea, dígale a su crítico interior que se retire. Vuelva a centrar su atención en sus oyentes. Intentar satisfacer sus necesidades le quitará la atención mental de sí mismo y aliviará parte de la presión que siente. Permítase experimentar, cometer errores y aprender durante las interacciones espontáneas. Evite intentar memorizar o acumular las explicaciones o respuestas que cree que podría necesitar. Eso solo aumentará sus probabilidades de tropezar si se olvida o se ve obligado a abandonar el guion.

Micah, uno de mis alumnos, temía que sus contribuciones a la clase se consideraran inadecuadas o tontas. Para evitar avergonzarse, planificó y ensayó los puntos que quería exponer. Pero como siempre se esforzaba por recordarlos y encontrar el momento adecuado para usarlos, estaba preocupado y no sacaba el máximo provecho de las discusiones. Con mi ayuda, se centró en relajar y silenciar al crítico que llevaba dentro. Empezó a ofrecer más ideas, a veces formadas de forma imperfecta, y en tan solo unas semanas se hizo menos ansioso y más seguro de sí mismo. Él, y el resto de la clase, apreciaron el diálogo que sus contribuciones ayudaron a generar.

Escuche bien mientras habla

La mayoría de la gente se obsesiona con lo que decir durante los encuentros improvisados. Debería hacer lo contrario: centrarse en escuchando para que pueda entender mejor las necesidades e intereses actuales de sus compañeros de conversación y responder de manera más eficaz.

Le recomiendo que considere «el espacio, el ritmo y la gracia», cosa que me habló mi colega de Stanford Collins Dobbs en mi podcast Piense rápido, hable con inteligencia. En primer lugar, permítase un espacio para procesar la información. Parafrasear o hacer preguntas de seguimiento abiertas puede ayudar a confirmar su comprensión y tener más tiempo para pensar en su respuesta.

En segundo lugar, vaya más despacio y concéntrese en estar presente. Mantenga el contacto visual y observe las señales no verbales y las palabras habladas. (¿Su colega mira constantemente su reloj? ¿Su inflexión vocal coincide con sus emociones expresadas?)

En tercer lugar, sea consciente y sensible a la forma en que se presentan los demás y en qué contexto. Asuma una intención positiva y demuestre compasión. El tono de una reunión de líderes de alto riesgo será diferente al de una actualización virtual rutinaria. Escuche no solo a las demás personas, sino también a su voz interior, que lo guiará a la hora de comunicarse con empatía y hacer los ajustes necesarios a medida que avance. Al aumentar su conocimiento situacional e interpersonal, podrá entender mejor las reacciones de los demás, leer entre líneas y ser más amable en sus respuestas.

Gabe practicó esas técnicas y valió la pena. En un momento dado, cuando su equipo se fusionó con otro, tuvo que ayudar a orientar a varios nuevos directivos y abordar sus preguntas e inquietudes sobre el terreno. Uno de ellos le preguntó con qué rapidez tenía previsto lanzar un producto en concreto. Al escuchar atentamente lo que se decía y cómo se decía, Gabe se dio cuenta de que el plazo preocupaba menos al gerente que la seguridad laboral: ese gerente y otras personas que se unían al equipo habían estado trabajando exclusivamente en el producto y estaban preocupados de que se quedaran sin trabajo después de su lanzamiento. Cuando Gabe respondió, también detalló las nuevas ofertas en las que trabajarían esas personas a continuación, para que todos se sintieran cómodos.

Organice sus ideas

Al hacer presentaciones formales, la mayoría de las personas les dan una estructura lógica y agradable que los miembros del público pueden seguir fácilmente. Pero pocos de nosotros organizamos adecuadamente nuestras ideas en situaciones improvisadas. Podemos suponer que es imposible hacerlo sobre la marcha. O quizás pensamos que demasiada estructura hará que parezcamos forzados, lo opuesto a lo espontáneo. Pero, ¿qué tan seguido se ha encontrado con personas cuyas respuestas serpenteantes y difíciles de seguir le hacían mirar con nostalgia a la salida?

Los mejores ponentes mantienen el interés del público al demostrar las conexiones entre puntos, ideas o ejemplos específicos. Seguir una estructura mejora la comprensión, el compromiso emocional y la retención. Puede agudizar su forma de pensar al obligarlo a centrarse únicamente en los puntos esenciales.

Algunas personas equiparan las ideas estructuradas con las listas. Las listas pueden resultar aburridas o confusas. Considere la posibilidad de crear una historia con un principio, un centro y un final en el que las ideas estén vinculadas de forma lógica y natural. Tener preparados unos cuantos marcos sencillos puede ayudar en cualquier situación espontánea. (Consulte la barra lateral «Estructura en acción».) Una de mis favoritas es útil en tantas situaciones que la llamo la «navaja suiza» de los marcos. Consta de tres partes:¿Qué? ¿Y qué? y¿Y ahora qué? Primero introduzca un argumento, un producto, una idea o un punto de vista. A continuación, explique en qué medida es relevante para su público. Por último, explique los próximos pasos, como las posibles acciones, las aplicaciones de los nuevos conocimientos o los planes futuros.

Maya, la organizadora de una gran reunión virtual, empleó esa estructura cuando uno de los ponentes, que tenía previsto dar una actualización sobre un nuevo producto, no se presentó en el último momento. En lugar de posponer la actualización, Maya decidió que estaba lo suficientemente familiarizada con el producto como para hablar de sus funciones, explicar sus ventajas a los clientes potenciales y a los clientes y describir el plan de lanzamiento. Más tarde, los ejecutivos de su empresa se esforzaron por felicitarla por su presentación, sin tener ni idea de que la habían enmarcado en el acto.

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El verdadero problema al que nos enfrentamos cuando hablamos de forma espontánea no es la incapacidad inherente de comunicarnos. Es estar tan nervioso que nos esforzamos por alcanzar la perfección o utilizamos las respuestas por defecto, hablamos demasiado sin escuchar ni observar y no somos capaces de crear una estructura en torno a lo que decimos. Pero no hay necesidad de encogerse de miedo cuando lo ponen en aprietos. Un poco de experimentación, reflexión y práctica puede hacer que las oportunidades de hablar improvisadas sean su momento de brillar. A medida que aprenda a pensar más rápido y a hablar de manera más inteligente, su auténtica personalidad podrá emerger plenamente. El resultado será una experiencia más agradable, enriquecedora y memorable, tanto para usted como para su público.