Es posible que las tácticas de comunicación que funcionan bien entre los colegas de una sala de conferencias no se traduzcan sin problemas en una reunión virtual. Para aumentar su punto de vista y su presencia en una reunión virtual de Zoom, Skype o similar, es necesario utilizar tácticas aptas para videoconferencias. Todos los profesores de presentaciones le dirán que el contacto visual directo es una forma vital de reforzar su punto de vista. En una videoconferencia, significa mirar a la cámara de vídeo. Utilice una voz más alta de lo habitual porque, además de ser audibles, las voces fuertes transmiten autoridad, credibilidad y confianza. En una videoconferencia, la cabeza y la parte superior de los hombros deberían dominar la pantalla. Tenga en cuenta sus antecedentes. Las habitaciones abarrotadas hacen que los comunicadores parezcan desorganizados. Los elementos que distraen desvían la atención de usted. Encuentre un entorno en el que los antecedentes sean sencillos y reflejen su profesionalismo. Incluso si no necesita participar plenamente en la reunión, su reputación profesional puede verse afectada si parece que no presta atención. Así que cierre las otras ventanas, ponga el teléfono boca abajo y recuerde que siempre está «ante la cámara».
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Incluso antes de que comenzara la crisis de la COVID-19, el 5,3% de los estadounidenses (más de 8,2 millones de personas) trabajaban desde casa, según unInforme del censo de los Estados Unidos de 2018. Y con el brote que convierte a más trabajadores de oficina en empleados que trabajan desde casa, las videoconferencias se están volviendo más rutinarias para una amplia gama de fines empresariales, desde reuniones de personal hasta sesiones de intercambio de ideas y anuncios importantes.
Pero las tácticas de comunicación que funcionan bien entre los colegas en una sala de conferencias pueden no traducirse sin problemas en cuadrantes al estilo Brady-Bunch en la pantalla de un ordenador. Andy Molinsky, profesor de comportamiento organizacionalrecomienda ver las reuniones virtuales como «un contexto completamente diferente, no simplemente una reunión presencial o una clase en una pantalla».
Para aumentar su punto de vista y su presencia en una reunión virtual de Zoom, Skype o similar, no solo es necesario utilizar tácticas aptas para las videoconferencias, sino también disipar ideas erróneas potencialmente perjudiciales sobre el medio.
Para ayudar a mantener su impacto real cuando su presencia es virtual, tenga en cuenta estas seis recomendaciones:
1. Céntrese en su cámara, no en sus colegas
Todos los profesores de presentaciones le dirán que el contacto visual directo es una forma vital de reforzar su punto de vista. En una videoconferencia, esto significa mirar a la cámara de vídeo, no a las caras sonrientes de Marcia, Greg, Cindy, Peter, Jan y Bobby. Entrar en un círculo negro y frío no será natural ni cómodo —como humanos, estamos entrenados para mirar a las personas con las que hablamos—, pero sepa que los artistas y los políticos lo han estado haciendo durante décadas.
Es difícil enfocar la cámara durante toda una reunión, especialmente cuando otras personas están hablando, pero sepa que aumenta el impacto de sus puntos cuando mira profundamente en el punto.
Practique mirar a la cámara durante las videoconferencias cuando hable, aunque sea durante breves momentos. Cuanto más lo use, más cómodo se sentirá con él.
2. Mantener una voz fuerte
Siempre aconsejo a mis alumnos y clientes que usen una voz más alta de lo habitual, ya que, además de ser audibles, las voces fuertes transmiten autoridad, credibilidad y confianza. Este concepto es tan cierto en las conferencias virtuales como en las reales. Así que, aunque utilice un micrófono externo o interno y, por lo tanto, se sienta tentado a hablar a un volumen de conversación, mantenga una voz fuerte y clara como si estuviera en una sala de conferencias grande.
Usar la voz alta también evitará que murmulle y hable demasiado rápido debido a la cantidad de aire necesaria.
3. Indíquese con sensatez
La proximidad desempeña un papel importante en la forma en que el público lo percibe como comunicador. Cuanto más lejos o más oculto aparezca, menos atractivo será. En una videoconferencia, la cabeza y la parte superior de los hombros deberían dominar la pantalla.
Si le cortan la cabeza por arriba o por abajo, está demasiado cerca. Si tiene todo el torso a la vista, está demasiado lejos. Si solo tiene la mitad de la cabeza a la vista, ajuste la cámara.
Tenga en cuenta también sus antecedentes. Las habitaciones abarrotadas hacen que los comunicadores parezcan desorganizados. Los elementos que distraen desvían la atención de usted. Encuentre un entorno en el que los antecedentes sean sencillos y reflejen su profesionalismo.
La preparación es fundamental, así que tómese un tiempo antes de la reunión para elegir el lugar y centrarse plenamente en el marco para asegurarse de que presenta su mejor cara.
4. Esté presente y atento
En una reunión convencional, los participantes suelen ser muy conscientes de su presencia. Pero en una videoconferencia en la que está mudo (y quizás con sus pantalones de pijama), es fácil olvidar que lo siguen vigilando. Puede que tenga la tentación de revisar su correo electrónico o de dedicarse a otros trabajos, pero la multitarea es peligrosa porque no querrá que le pille desprevenido si le hacen una pregunta repentina.
Incluso si no necesita participar plenamente en la reunión, su reputación profesional puede verse afectada si parece que no presta atención. Así que cierre las otras ventanas, ponga el teléfono boca abajo y recuerde que siempre está «ante la cámara».
Como es menos consciente de las señales sociales en una reunión virtual, también es importante tener en cuenta cuánto tiempo y con qué frecuencia habla, si interrumpe a otras personas y si hace un comentario que pueda ofender a alguien presente pero fuera de la vista. Mi consejo: no se considere «como en casa». Considérese «en el trabajo». Su comportamiento puede seguir.
5. No se convierta en su propia distracción
En una reunión en directo, no tendrá que preocuparse por hablar en silencio, por el molesto ruido ambiental o por la interferencia de mascotas y niños. Pero todos estos son errores comunes en las reuniones virtuales y pueden sabotear rápidamente su punto de vista. Su trabajo consiste en asegurarse de que lo recuerdan por lo que hizo bien, no por lo que salió mal, así que tenga en cuenta el poder que tiene en sus entornos virtual y físico.
Empiece por entrenarse para permanecer en silencio cuando no esté hablando y para dejar de silenciarse solo cuando hable. Permanecer en silencio evita los ruidos repentinos y rutinarios de los que quizás no se dé cuenta, como el tictac de un reloj de pared, el chasquido de su escritura o incluso su propia respiración. Dessilenciarse obviamente le permite hablar, pero —quizás lo más importante— le evita ser el receptor del embarazoso estribillo de sus colegas: «¡Está mudo!»
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Asegúrese de apagar la cámara cuando haga algo que distraiga visualmente, como mudarse a otra habitación o comer. (Beber no distrae mucho, pero masticar es otra historia).
Por último, si los niños (o mascotas) bulliciosos quieren participar en su llamada, es probable que sus compañeros se rían o se identifiquen, así que no se preocupe ni avergüence por las distracciones espontáneas. Sin embargo, si tiene la tarea de dar una presentación importante, intente que alguien lo supervise en otra sala, lejos de la tentación de su presencia, o al menos cree una actividad fascinante para él. Ser padre y presentar no pueden ser simultáneos, y los mensajes realmente importantes requieren no solo toda la atención de sus colegas, sino también de la suya.
6. Utilice la ventana de chat como su pareja
Considere la ventana de chat no solo como una plataforma de debate, sino como un apéndice de presentación. Cuando consulte un artículo o un documento compartido, enlace al mismo en el chat. Si dirige la reunión, ponga un enlace a la agenda en el chat. Cuando otras personas hablen, responda con ayuda o con preguntas en el chat. La ventana de chat es una oportunidad única en las reuniones virtuales para aumentar su presencia, añadir dimensiones a sus ideas y demostrar que está plenamente presente.
Tanto si lleva años participando en reuniones virtuales como si acaba de empezar este mes, es importante que se dé cuenta de que una videoconferencia no es solo una conferencia por vídeo, sino que es una experiencia interactiva completamente nueva, que requiere adaptar su perspectiva, hábitos y tácticas para que le funcione de forma eficaz.