Cree un panel de control mejor para su proyecto ágil

Las organizaciones actuales se ven presionadas para que adapten sus infraestructuras y procesos a un mercado dinámico y con una base más digital. Para seguir siendo competitivas, las empresas han adoptado cada vez más un marco de gestión de proyectos ágil, y el acceso a la información relevante y oportuna es más valioso que nunca. Por ello, los directores de proyectos confían cada vez más en los paneles basados en actividades para ofrecer información oportuna y fácil de usar a las partes interesadas del proyecto, que desean entender cómo las actividades del proyecto afectan a los objetivos de rendimiento provisionales.

Los cuadros de mando tienen un atractivo evidente. Proporcionan informes numéricos y visuales oportunos y fáciles de entender de los KPI correspondientes a las actividades del proyecto, y ofrecen a las partes interesadas una visión de alto nivel de los indicadores esenciales que les muestran el estado del rendimiento del proyecto. Los directores de proyectos pueden ver más fácilmente las variaciones entre las métricas reales y esperadas que indican las interrupciones del proceso, lo que les permite tomar las medidas necesarias con mayor rapidez para mantener el progreso del proyecto. Los componentes subyacentes de los paneles (por ejemplo, las fuentes de datos, el análisis y la funcionalidad) también han mejorado rápidamente, ya que la era digital ha creado fuentes de datos descriptivas adicionales, fuentes de datos en tiempo real mejoradas y una visualización sólida, todo lo cual los hace útiles para un público cada vez más amplio.

Sin embargo, a pesar de sus ventajas, los paneles también suelen tener limitaciones. Pueden incluir demasiados datos, lo que genera una sobrecarga de información y dificulta el apoyo claro a las decisiones. Además de eso, los informes del panel de control proporcionan información retrospectiva. En pocas palabras, la información disponible proporciona una actualización de lo que es o lo que ha sucedido con un indicador clave de rendimiento. Los usuarios pueden preguntarse: «¿Por qué mis KPI están en la zona roja?» o «¿Qué hace que nuestro rendimiento esté tan lejos de nuestras estimaciones?» pero el acceso a los datos subyacentes no suele formar parte de la funcionalidad del panel de control. Recientes investigación ha demostrado que los gerentes y ejecutivos tienen problemas para extraer todo el potencial de la información proporcionada en los paneles. Los líderes empresariales se esfuerzan por encontrar un equilibrio entre los cuadros de mando que ofrecen una visión amplia de los indicadores operativos o financieros y los que contienen KPI detallados o se centran especialmente en indicadores concretos.

A pesar de que cada vez se utilizan más los cuadros de mando para gestionar los proyectos, hemos descubierto que la mayoría de los directores de proyectos consideran que las plataformas de análisis no cuentan con el apoyo suficiente para tomar decisiones como para gestionar los proyectos de forma eficaz. En una encuesta realizada para entender mejor la importancia de la analítica en la gestión de proyectos, recibimos comentarios de 25 directores de proyectos en ejercicio de sectores como la farmacéutica, la fabricación, la tecnología y la tecnología de la salud. Sus respuestas indicaron que, si bien se apoyaban en gran medida en estas plataformas de informes (la mayoría las utilizaban casi a diario), casi las tres cuartas partes pensaban que a sus paneles les faltaban las herramientas que necesitaban para tener éxito.

Era un problema conocido: uno de nosotros (D’Cruz) lo había hecho recientemente como director sénior de análisis en Honeywell Inc. Allí, dirigió una iniciativa para rediseñar los paneles de control de la empresa para que los directores de proyectos pudieran acceder no solo a los KPI, sino también a los datos descriptivos más detallados que hay detrás de ellos. Al proporcionar esta información oportuna, accesible y detallada, descubrió que los directores de proyectos podían entender mejor lo que impulsaba sus KPI, establecer previsiones presupuestarias más precisas y gestionar el rendimiento continuo de sus proyectos. Este parecía ser el tipo de herramienta que nuestros encuestados pensaban que les faltaba. Así es como lo hizo la empresa.

Crear un panel de control mejor en Honeywell

El proceso que desarrolló Honeywell fue en respuesta a los problemas de un equipo. La iniciativa de un proyecto estaba experimentando una gran variación en sus costes en relación con lo proyectado. Esto creó rápidamente la división de financiación debido a la necesidad de reajustar los requisitos de capital, lo que a su vez provocó retrasos.

El esfuerzo por solucionar esta situación comenzó con el equipo de finanzas, que observó grandes variaciones en las estimaciones del presupuesto propuesto para los proyectos. Los directores de proyecto subestimaron o exageraron sus previsiones, lo que provocó dos problemas: 1) Las previsiones exageradas provocaron una mala asignación del capital, lo que impidió gastar en otras inversiones, y 2) Las previsiones infravaloradas provocaron que las solicitudes de cambios en los presupuestos se prolongaran.

El personal de datos y análisis de Honeywell pudo adaptar la funcionalidad de un panel para ofrecer un apoyo eficaz a las decisiones mediante la participación de las partes interesadas en los procesos de diseño e implementación. Al proporcionar un panel interactivo personalizado intencionalmente (es decir, un panel que permitía a los usuarios acceder a los datos pertinentes y casi en tiempo real), las partes interesadas podían adquirir la información detallada y oportuna que necesitaban para entender qué estaba provocando las variaciones en los KPI, lo que les permitía gestionar mejor los recursos a lo largo del proyecto.

La etapa de diseño

Para solucionar el problema de la previsión de costes, el equipo decidió crear un panel de control inicial que permitiera a los directores de proyectos acceder a datos financieros y estimaciones más detallados en una interfaz más en tiempo real que antes. La idea era que, en un marco ágil con prioridades y requisitos en evolución, los directores de proyectos necesitaban la capacidad y la flexibilidad para entender la evolución de sus proyectos y gastos. Como tal, era necesario transformar la forma en que los directores de proyectos veían y planificaban las finanzas de un proyecto.

Comience con la perspectiva del usuario: El primer paso para diseñar el marco analítico consistió en entender claramente los datos involucrados y la forma en que los directores de proyectos se basaban en ellos y accedían a ellos. Las principales fuentes de datos procedían del gasto interno en recursos y del gasto externo (gastos de socios o proveedores: mano de obra, tecnología, etc.). Se incluyeron en una base de datos centralizada. El siguiente paso fue decidir la lista de KPI/métricas que serían útiles para las partes interesadas. Esto implicó la interacción con el equipo de gestión del proyecto para identificar cómo se denunciarían.

La ingeniería de datos puede ayudar a: Los datos que se introducen en los sistemas de origen se cargan luego en un almacén de datos, lo que requiere un proceso de extracción, transformación y carga (ETL). Para potenciar las funciones visuales del panel de control, el equipo de ingeniería utilizó los requisitos de presentación de informes descritos por los directores del proyecto para crear diferentes tablas, uniones y filtros en la base de datos. Esto permitió que la capa de visualización se conectara a los datos de origen, lo que facilitó una capacidad más fluida de interactuar y mostrar la información deseada y crear imágenes de las métricas necesarias.

Haga que su interfaz sea fácil de usar: Mediante la incorporación de pestañas, que proporcionaban instrucciones detalladas para la navegación de los usuarios, los PM podían acceder a los atributos detallados del coste de conducción o las horas de mano de obra y también mostraban los factores de costes a lo largo del tiempo. Estas métricas de actividad del proyecto se actualizaban a medida que se producían, lo que permitía a los usuarios tomar decisiones casi en tiempo real. El panel interactivo conecta a los PM para acceder a una variedad de datos detallados, como:

• El horario laboral interno se aplica a las actividades según el área funcional (hasta el nivel de empleado individual)
• Costes de proveedores o socios externos tal como se producen por atributo (por ejemplo, software facturado, horas de mano de obra, etc.)
• Los costes de los recursos del proyecto y las variaciones en comparación con las proyecciones diarias y a lo largo del tiempo

Cree documentación y formación fáciles de usar: Para impulsar el uso de la plataforma, el equipo de análisis proporcionó apoyo continuo a las partes interesadas del proyecto sobre cómo acceder a los datos a través del panel de control e incluyó documentación didáctica de autoservicio y contenido de vídeo al que los usuarios podían acceder para ponerse al día rápidamente sobre cómo identificar los datos que necesitaban para comprender el consumo de recursos.

Resultados

El valor de la analítica en el despliegue de un panel de control es brindar apoyo a las decisiones o, dicho más simplemente, proporcionar información relevante en el momento oportuno para que los usuarios entiendan mejor las tareas que gestionan. El escenario descrito en este proyecto logró su objetivo en varios frentes. El equipo de análisis supervisó el uso del panel de control tras la implementación y determinó que la mayoría de los PM iniciaban sesión en el sistema de forma regular, lo que resuelve un obstáculo importante de la implementación de los sistemas (por ejemplo, la adopción por parte de los usuarios).

A medida que pasaba el tiempo, el equipo también identificó una mayor precisión en las previsiones de los proyectos, lo que redujo los «pings» o pausas disruptivos en los proyectos y los efectos dominó de las actividades correspondientes. Un resultado importante fue una asignación más óptima de los recursos de capital a nivel organizacional, ya que los PM estaban mejor preparados para solicitar financiación adicional en función del alcance adicional, lo que ayudó a evitar sobrepresupuestar para cubrir posibles cambios de alcance en un marco ágil. Se logró mediante el acceso a información más detallada sobre los factores de costes a medida que se producía, lo que permitió a los primeros ministros mantener una estructura de proyecto flexible. En algunos casos, los primeros ministros podían reducir el tamaño de los presupuestos debido al exceso de capital no utilizado.

A medida que las empresas se basan cada vez más en los enfoques ágiles, tener los datos correctos a mano para tomar decisiones importantes se hace cada vez más esencial. Los paneles pueden ser excelentes herramientas para guiar a los directores de proyectos a lo largo del camino, pero está claro que ahora mismo muchos de los directores sienten que no tienen todas las herramientas que necesitan. Pero no se debe esperar que estos empleados se queden con información incompleta en una tarea tan vital. Darles las herramientas que necesitan para triunfar beneficiará a todos.